3. Права:

• Самостійно вирішувати поточні питання, які не викликають сумнівів в отриманні позитивного результату;

• Направляти керівникові пропозиції щодо вдосконалення контролю виконання і діловодства;

• Залучати при необхідності спеціалістів організації в якості помічників при підготовці службових документів, які потрібні керівникові;

• Не приймати на підпис керівникові службові документи, які виконані з порушенням державних стандартів та внутрішніх нормативних вимог організації;

• Навчати, інструктувати і не рідше одного разу на тиждень робити дублером співробітника, який тимчасово виконує обов’язки секретаря-інспектора по кадрах, діловодству і контролю за виконанням;

4. Відповідальність:

• За якісне і своєчасне виконання розпоряджень керівника;

• За раціональну та ефективну організацію діловодства;

• За якісне оформлення кадрових документів;

• За використання вимог наказів і розпоряджень керівництва;

• За дотриманням правил внутрішнього трудового розпорядку, розголошення конфіденційної інформації;

5. Повинен знати:

• Вимоги діючого законодавства України в частині громадянського, адміністративного, господарського, кримінального і трудового права;

• Основи менеджменту;

• Методи ведення ділових бесід та переговорів;

• Організаційні принципи кадрової служби;

• Методику організації і ведення діловодства;

• Внутрішні адміністративні і нормативні документи;

• Правила експлуатації і зберігання оргтехніки.

6. Кваліфікаційні вимоги:

• Середня освіта та індивідуальна підготовка не менше трьох місяців.

ЗМІСТ

Передмова 4

1. ДОКУМЕНТ І ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ В УКРАЇНІ 8

1.1.Документ, його роль та місце в державному управлінні та місцевому самоврядуванні 8

1.2. Нормативно-методична база діловодства 13

1.3. Види документів та їх класифікація. 14

Спеціалізація 16

Дуже 20

1.4. Стандартизація, уніфікація та трафаретизація 22

управлінських документів 22

1.5.Документування та документальне забезпечення управлінської діяльності установ державного управління та місцевого самоврядування. 24

документуванням управлінської діяльності 24

1.6.Історія розвитку діловодства в органах державного управління та місцевого самоврядування 26

2. ОСНОВНІ ВИМОГИ, ЩО ПРЕД'ЯВЛЯЮТЬСЯ 38

ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ 38

2.1. Формуляр документа, його основні реквізити та їх характеристика 38

ПОГОДЖЕНО 49

2.2. Бланк документа, вимоги, що пред’являються до нього. 60

Н А К А З 61

2.3. Загальні вимоги до оформлення тексту документів 63

3. ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ 68

3.1.Класифікація організаційно-розпорядчої 68

документації за функціональною ознакою. 68

3.2. Складання та оформлення організаційних документів. 70

3.2. Розпорядчі документи: особливості складання та оформлення 79

3.4.Особливості підготовки довідково-інформаційних документів та їх оформлення 97

4. ДОКУМЕНТАЦІЯ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ 114

4.1. Поняття та класифікація документів з особового складу 114

4.2. Документи з контрактної системи наймання працівників. 116

4.3. Порядок документального оформлення прийняття, переведення, звільнення з роботи 120

ВАТ “Рекорд” 124

4.4.Особливості документального оформлення організації роботи з кадрами в органах місцевої влади 125

4.5. Накази з особового складу 129

4.6. Трудові книжки, порядок їх ведення, обліку, 131

зберігання та видачі при звільненні працівників 131

4.7. Складання особистих офіційних документів. 145

5. ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕННЯ РОБОТИ З ПЕРСОНАЛОМ В ОРГАНАХ ДЕРЖАВНОЇ ВЛАДИ ТА МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ 152

5.1.Державна служба та її особливості в Україні 152

5.2. Документальне оформлення участі у конкурсі державних службовців 154

5.3. Документальне оформлення та робота з кадровим резервом 160

для зайняття посад державних службовців 160

5.4. Документальне оформлення підготовки та проведення атестації державних службовців 164

5.5. Особливості документального оформлення підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів в органах державного управління та місцевого самоврядування. 170

5.6. Документальне оформлення подовження терміну перебування на державній службі 178

5.7. Особливості ведення особових справ державних службовців в органах влади 181

6. ДОКУМЕНТУВАННЯ ДІЯЛЬНОСТІ КОЛЕГІАЛЬНИХ ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ І МІСЦЕВОГО САМОВРЯДУВАННЯ 191

6.1.Планування роботи в органах влади 191

ЗАТВЕРДЖЕНО 192

План роботи 192

6.2. Порядок підготовки, проведення та документального оформлення апаратних нарад, засідань, зборів, 196

конференцій, колегій. 196

6.3. Документування діяльності виборчих комісій 198

та комісій з референдумів. 198

7. ЗВЕРНЕННЯ ГРОМАДЯН ДО ОРГАНІВ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ ТА САМОВРЯДУВАННЯ 205

7.1. Сутність звернення громадян до органів 205

державного управління та місцевого самоврядування 205

7.2. Особливості складання окремих документів 206

7.3. Термін розгляду і відповідальність за їх порушення 208

Відмітка про контроль 210

Кореспондент ________________ 210

Адреса 210

Категорія Вид документу 210

7.5. Організація прийому громадян у місцевій державній адміністрації. 211

7.6. Інформування населення про діяльність місцевої державної адміністрації 213

Джерелами інформації є: 213

Розпорядження місцевої державної адміністрації; 213

протоколи нарад; 213

плани офіційних та робочих заходів голови, першого заступника і заступників голови місцевої державної адміністрації. 213

7.7. Звернення громадян в інші органи державної влади 213

8 ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ 218

В УСТАНОВІ 218

Вхідний 224

Внутрішній 224

Вхідний 224

Внутрішній 224

Вхідний 224

Вхідний 225

Вхідний 225

Приймання вхідних документів 228

Реєстрація документів 228

Проект вихідного документа 232

Порядок обробки і надсилання вихідних документів. Вихідні документи обробляються і надсилаються централізовано в день їх отримання від структурних підрозділів та виконавців, а ті, що підписані після 15 години - не пізніше як наступного робочого дня. 237

9. МЕТА, ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ СЛУЖБИ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ 248

9.1. Служба документального забезпечення управління підприємством 249

9.2.Функції ділової служби 251

9.3.Функції керівника діловодної служби 252

9.4.Звітність канцелярії про виконану роботу 254

9.5.Особливості організації служби документаційного забезпечення управління в органах державної влади та місцевого самоврядування 256

10. ЗАХИСТ ДОКУМЕНТІВ 265

10.1.Правова охорона документів 265

10.2.Комерційна таємниця та її зберігання 266

10.3. Захист за допомогою технічних засобів 267

11. РОБОТА ТА ОХОРОНА ДОКУМЕНТІВ, ЯКІ МІСТЯТЬ ДЕРЖАВНУ ТАЄМНИЦЮ ТА КОНФІДЕНЦІЙНУ ІНФОРМАЦІЮ, ЩО Є ВЛАСНІСТЮ ДЕРЖАВИ 270

11.1.Сутність державної таємниці, особливості віднесення інформації до державної таємниці. 270

11.2. Охорона та робота з документами, що містять державну та комерційну таємницю. 275

11.3. Сутність конфіденційної інформації, що є власністю держави. 281

11.4. Охорона та робота з документами, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. 283

АКТ 283

Місце складання 283

Прізвище та ініціали 283

11.5.Забезпечення схоронності документів. Перевірка їх наявності. 294

12. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ ПІДТРИМКИ ДОКУМЕНТООБІГУ 299

12.1. Тенденції розвитку інформаційних технологій 299

12.2. Системи електронного документообігу 307

12.3 Аналіз програмних систем автоматизації діловодства і документообігу 333

Питання для перевірки знань. 336

Термінологічний словник 339

Список літератури: 350

Додатки 355

СТАТУТ 355

СТАТТЯ 1. Загальні положення 355

ДОДАТОК Б 382

______________ МІСЬКА ДЕРЖВНА АДМІНІСТРАЦІЯ 382

РОЗПОРЯДЖЕННЯ 382

____________ міської державної адміністрації 383

Додаток Г 407

ДОДАТОК Д 412

412

МОЗ України ЗАТВЕРДЖУЮ: 412

Посадова інструкція 412

Секретаря –інспектора по кадрах, 412

діловодству і контролю за виконанням 412

Сидорову С.К. 412

1 ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.-К.:Держстандарт України, 1994.-53 с.

2 ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.

ДСТУ 2395-2000 (ISO 5963-85)- Інформація та документація обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Загальна методика.

3 Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади. - Офіційний вісник України, 1997.- число 43.- с.51-105.

4 Кулешів С.Г. Документознавство: Історія. Телуричні основи. УДНДІАСД.- К.: 2000.-160 с.

5 Ю.І.Палеха Управлінське документування: Навч.посібник: у 2ч. Ч1.- К, 2003, с.17.

6 З історії самоврядування та демократії у Києві. - К.: Інститут громадського суспільства.- 2000.- с.14.

7 Ділова документація Гетьманщини ХУІІІ ст.: упорядник Горобець В.Й., К.:Наук.думка, 1993.- 392 с.

8 Там же.

9 Ю.І.Палеха Управлінське документування: Навч.посібник: у 2ч. Ч1.- К, 2003, с.33.

10 Ю.І.Палеха Управлінське документування: Навч.посібник: у 2ч. Ч1.- К, 2003, с.37.

11 Атрибут (від лат. atribio – надаю, наділяю) – необхідна, суттєва властивість об»єкта.

12 Заповнює державний службовець

13 Відомості відповідно до статей 12, 16 Закону України «Про державну службу» та про наявність пільг; передбачених законодавством заповнює державний службовець.

14 ГОСТ 16487-83 Деловодство и архивное дело. Термины и определения.- М.:1984.-с.4

15 ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.-К.:Держстандарт України, 1994.-53 с.