Правила набора текстовых документов

1. Знаки препинания . , : ; ! ? … пишутся слитно с предшествующим и раздельно со следующим словом, т.е. пробел ставится только после знака препинания. В тексте не может быть несколько пробелов.

2. После скобки и кавычки пробел не ставится; скобки и кавычки как бы “прилепляются” к заключенному в них тексту.

3. Сокращения типа: И. С. Тургенев, г. Симферополь, 2012 г. в тексте правильно писать через неразрывный пробел <Ctrl+Shift+Пробел>, чтобы исключить перенос отдельных частей сокращений на другую строку.

4. Следует различать и правильно употреблять символы тире и дефис. Дефис заменяет символ в слове, и по этой причине не отделяется пробелами. Например: “человек-амфибия”. Тире заменяет слово в предложении, и поэтому отделяется пробелами с двух сторон. Например: “Хлеб – всему голова”.

5. Не следует самостоятельно вставлять в слова символ переноса (дефис), для того чтобы часть слова перенеслась на следующую строку. При необходимости можно разрешить в данном документе перенос слов по слогам, изменив настройки в пункте меню: Сервис/ Язык/ Расстановка переносов.

6. Для перехода на новую строку не нужно самим нажимать клавишу Enter. Когда набираемый текст достигает правого края абзаца, Word автоматически переходит на новую строку. При этом, если необходимо, на новую строку будет перенесено либо последнее слово текущей строки, либо часть слова (если включен автоматический перенос). Закончив набор абзаца, нажмите клавишу Enter. Если вы хотите перейти на новую строку в пределах абзаца, нажмите клавиши Shift + Enter.

При вводе неправильного символа его можно удалить. Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, надо нажать клавишу клавиатуры Delete, а для удаления символа, стоящего слева от курсора, - клавишу Back Space. Для переключения языка вводимых символов можно щёлкнуть индикатор в правой части панели задач, указывающий текущий язык, а затем выбрать нужный язык из списка или щелкнуть установленную комбинацию клавиш Alt + LeftShift (Ctrl + LeftShift).

В отличие от большинства текстовых редакторов Word позволяет выдавать на экран изображения непечатаемых знаков (см. таблицу ниже).

Непечатаемые знаки
Непечатаемый знак	Назначение знака	Комбинации клавиш
	Маркер пробела	Пробел (Space Bar)
	Маркер неразрывного пробела	Ctrl+Shift+Пробел
	Маркер табуляции	Tab
	Маркер принудительного конца строки	Shift+Enter
	Маркер конца абзаца	Enter
	Маркер разрыва страницы	Ctrl +Enter
	Маркер конца ячейки таблицы

На панели инструментов Стандартная имеется кнопка ¶, с помощью которой можно включить или выключить показ на экране всех непечатаемых символов. Рекомендуется выключать этот режим перед печатью документа, перед составлением оглавления и указателей.

Отмена выполненных операций. Работая с процессором Word, часто ошибаются не только начинающие, но и опытные пользователи. Для отмены команды используется команда Отменить в меню Правка или нажатие клавиш Ctrl+Z. Если выбрать эту команду, будет отменена последняя выполненная команда. Щелкнув еще раз, мы отменим предпоследнюю команду и т. д. Если вы отменили команду случайно, можете восстановить ее, щелкнув кнопку Вернуть на панели инструментов. Команду Отмена можно задать, используя кнопку в панели инструментов Стандартная.

Вставка специальных символов. При вводе текста часто приходится использовать символы, которых нет на клавиатуре. Это могут быть некоторые математические символы, например, ± x ° ≈ ; б уквы греческого алфавита, например, β χ , латинские буквы с надбуквенными значками, например, ñ ö è š, или просто символы-картинки, например, ♣ ♥ ♠.

Д ля вставки таких символов необходимо выполнить команду Вставка/Символ.... Во вкладке Символы диалогового окна Символ в раскрывающемся списке Шрифт выберите шрифт символов, а затем дважды щелкните левой кнопкой мыши по изображению нужного символа. Можно также просто выделить изображение нужного символа, а затем нажать кнопку Вставить.

Вставка даты и времени. Для вставки в документ даты и/или времени следует выполнить команду Вставка/Дата и время. В диалоговом окне Дата и время следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по требуемому формату вставляемой даты и/или времени.

Режимы отображения документа. В левом нижнем углу окна текстового процессора Word расположены кнопки выбора режимов отображения документов: Обычный, Веб – документ, Разметка страницы, Режим чтения и Структура. Переключать режимы можно с помощью команд пункта меню Вид.

Обычный режим		Alt+Ctrl+N	Отображает форматирование текста полностью, а разметку страницы - в упрощённом виде.
Веб – документ			Представляет документов в том виде, какой он приобретёт при просмотре в браузере.
Разметка страницы		Alt+Ctrl+P	Отображает документ в том виде, как он будет выглядеть на бумаге.
Режим чтения		Alt+X	Удобно располагает текст на экране, облегчая просмотр документа.
Режим cтруктуры		Alt+Ctrl+O	Отображает структуру документа и позволяет редактировать текст с помощью перетаскивания заголовков.

3.

Открытие документа. Чтобы прочитать или отредактировать документ, его нужно открыть, т.е. переместить в рабочую область окна. Для этого используется команда Открыть меню Файл, либо кнопка на панели инструментов , либо комбинация клавиш Ctrl+O. На экран будет выведено диалоговое окно для указания имени того файла, который следует открыть (с указанием пути). Передвигаясь по дереву каталогов надо открыть папку, содержащую нужный файл. По умолчанию в окне этой папки будут выведены только doc-файлы. Если в редакторе уже открыт какой-либо документ, а нужно создать новый, следует воспользоваться командой Создать меню Файл, либо кнопкой на панели инструментов , либо комбинацией клавиш Ctrl+N.

Сохранение документа. По окончании создания или редактирования документа его следует сохранить в файле на диске. В пункте меню Файл для этого имеются две команды: Сохранить и Сохранить как… . Когда файл сохраняют впервые, любая из этих команд выводит на экран диалоговое окно Сохранить как. В этом окне надо выбрать папку, в которой должен быть сохранён файл, и ввести его имя в строке для ввода имени файла. Если требуется сохранить документ в новой папке, её можно создать тут же, пользуясь контекстным меню окна или кнопкой на панели инструментов .

При последующих операциях сохранения этого файла команда Сохранить будет записывать новую редакцию поверх старой в том же файле, а команда Сохранить как… будет выводить диалоговое окно для сохранения новой редакции под другим именем и, при необходимости, в другой папке.

Сохранить файл можно, используя кнопку на панели инструментов комбинацией клавиш Ctrl+S. В обоих случаях при первом сохранении будет выведено диалоговое окно Сохранить как, а при последующих – новая редакция будет записываться поверх старой.

Предварительный просмотр и печать документа. Когда работа над документом закончена и его необходимо распечатать, имеет смысл вначале просмотреть на экране, как он будет выглядеть в напечатанном виде, все ли требования к его оформлению соблюдены. Для этого во всех текстовых редакторах есть команда Предварительный просмотр меню файл и соответствующая ей кнопка на панели инструментов Стандартная. По этой команде текстовый редактор открывает окно с документов в том виде, в каком он будет напечатан. Кнопки на панели инструментов этого окна позволяют:

- отправить документ на печать;

- перейти к просмотру следующей или вернуться к предыдущей странице;

- выводить на экран сразу две страницы;

- показать документ в другом масштабе;

- закрыть окно.

Е сли вы хотите увидеть в режиме предварительного просмотра сразу несколько страниц документа, то, щелкнув мышью кнопку Несколько страниц в панели инструментов просмотра, как показано, выберите нужное количество страниц и отпустите кнопку мыши. После этого в окне Word будет выведено изображение заданного вами количества страниц документа. Например, на рисунке отображен выбор просмотра документа перед печатью сразу на четырех страницах.

Если вид документа устраивает пользователя, можно сразу перейти к печати. В противном случае надо вернуться в окно редактирования, внести необходимые правки и (с предварительным просмотром или без него) запустить печать документа. Для этого используется команда Печать меню Файл или соответствующая кнопка панели инструментов Стандартная (или сочетание клавиш Ctrl+P). В появившемся окне Печать можно установить все необходимые параметры печати: как самого документа, так и количества копий, печати необходимых страниц и т.п.

Е сли вы хотите при печати документа определить параметры печати, отличающиеся от установленных по умолчанию, то в диалоговом окне Печать выберите принтер, выберите часть печатаемого документа и задайте номера печатаемых страниц или все страницы, количество копий (по умолчанию - 1 экземпляр).

Для определения дополнительных параметров качества печати щелкните кнопку «Свойства». В окне Свойства: принтер, выбирая вкладки Качество, Изображение, Бумага и др. (их состав может отличаться в зависимости от выбранного принтера), просмотрите и переустановите параметры настроек принтера.

Для вступления в силу внесенных изменений параметров печати щелкните кнопку «ОК» в окне Свойства: принтер. Для печати документа с установленными параметрами щелкните мышью по кнопке «ОК» в окне Печать.

Назовите группы программ подготовки текстов. Чем отличаются текстовый редактор и текстовый процессор? Перечислите основные функции текстового процессора Microsoft Word. Н азовите основные элементы окна Microsoft Word. Какие панели инструментов можно установить в данном окне и как это сделать? Какие режимы ввода текста существуют? Как их переключать? Прочитайте внимательно и заполните правила набора текста. Какими способами можно открыть текстовый файл? сохранить? распечатать?