Т ема 3.1: Общие сведения о текстовом редакторе Microsoft Word.

1. Функции и классификация систем обработки текстов.

2. Текстовый процессор MS Word. Структура окна и настройка параметров MS Word. Режимы отображения документа.

3. Операции с файлами документов: создание текстового документа. Правила набора текстовых документов. Вставка специальных символов.

4. Операции с файлами документов: открытие, сохранение и печать документов.

1.

Одним из важнейших направлений применения компьютеров является их использование для создания и обработки различных текстов; составления писем и оформления документов, создания журналов с цветными иллюстрациями и научных книг с формулами и чертежами. Под текстом здесь понимается любая информация, изображённая символами клавиатуры компьютера.

Для работы с текстовой информацией очень эффективными являются специальные прикладные программы – системы подготовки текстов. Различают три группы программ подготовки текстовых документов:

1) текстовые редакторы (NotePad, McEdit, KEdit, Emacs, KWrite);

2) текстовые процессоры (MS Word, WordPad, StarWriter, LyX,);

3) издательские системы.

Текстовый редактор – это программа, предназначенная для создания и обработки текстов, но без элементов форматирования. Текстовые редакторы незаменимы при создании текстов компьютерных программ. Текстовые процессоры – это мощные текстовые редакторы, обладающие расширенными возможностями по обработке текстовых документов (форматирование текста, вставка графики и других объектов и т.п.). Издательские системы позволяют объединить текст, графику и художественное оформление документов такого уровня, какой ранее обеспечивала только полиграфия.

Функциональные возможности различных редакторов существенно отличаются одна от другой, но значительное их количество имеет и много общих функций: ввод текста; редактирование текста (замена, вставка, удаление, копирование, перенос фрагментов текста и др.); форматирование документов (изменение параметров страницы, шрифтов, абзацев.); работа с несколькими документами одновременно; сохранение текста на дисках; предварительный просмотр и печать документов с заданной плотностью, качеством; использование графики (рисунков, диаграмм, формул); проверка правописания; работа с таблицами.

Мощный многофункциональный текстовый процессор Microsoft Word можно с уверенностью назвать самой популярной программой для операционной системы Windows. Работать в MS Word удобно и просто. Для того чтобы набрать в Word сложный и даже очень сложный документ, не нужно обладать знаниями на уровне продвинутого программиста, нужно обладать простым здравым смыслом и навыками пользования компьютером на уровне обычного пользователя.

З апустить редактор MS Word можно из Главного меню, пункт Программы, группа Стандартные. Однако, если пользователь постоянно работает с этим редактором, то удобно иметь на рабочем столе его ярлык. Для этого с помощью программы Проводник найдите папку С:\Windows\Программы\Стандартные, а затем перетащите правой кнопкой (или левой, удерживая клавишу Ctrl) на рабочий стол ярлык MS Word. Двойной щелчок на этой пиктограмме запустит MS Word: откроет соответствующее этому приложению окно в режиме создания нового файла.

После запуска текстового процессора MS Word, на экране появляется стандартное окно программы-приложения, которое можно разделить на несколько областей:

1. Строка меню. В главное меню окна MS Word входят следующие пункты:

Каждый пункт меню содержит в себе целый список команд, который разворачивается при щелчке на соответствующем пункте. Все команды, действия и настройки Word можно произвести при помощи меню.

2. Панели инструментов. При создании документов часто используются одни и те же команды. Для того, чтобы не входить каждый раз в меню и не выбирать соответствующую команду из списка, самые «популярные» команды вынесены на панель инструментов в виде прямоугольных кнопок с картинками. Эти кнопки носят название «инструменты».

По умолчанию в окне MS Word находятся две панели инструментов – Стандартная и Форматирования.

П анель инструментов Стандартная предназначена для выполнения основных действий с документами – создания, открытия, сохранения, просмотра, печати и т.д.

П анель инструментов Форматирование – для форматирования, т.е. оформления текста документа: выбора шрифтов, их размеров и начертания для разных частей текста, выравнивания абзацев, создания маркированных списков и т.д.

Если подвести курсор мыши к кнопке панели инструментов и подержать немного (не щёлкая), то «всплывает» подсказка о назначении этой кнопки. Каждую из панелей можно расположить в удобном месте окна, перетаскивая мышью за любое место (но не за кнопку).

О собенностью интерфейса в программах, входящих в Microsoft Office XP, является отображение только часто используемых команд и панелей инструментов. Меню можно легко развернуть, чтобы отображались все команды Office. После выполнения какой-либо команды она добавляется в сокращенное меню.

Пункт меню Вид позволяет «включать» или «выключать» на экране наличие каждой из панелей, линейки, строки состояния. Открыть список панелей инструментов можно, щёлкнув правой кнопкой на любой видимой панели инструментов. Появится контекстное меню следующего содержания: Стандартная, Форматирование, Visual Basic, Web, WordArt, Автотекст, Буфер обмена, Рамки, Рисование, Таблицы и границы и др.

3. Горизонтальная и вертикальная линейки. Линейки позволяют оценить размещение объектов на листе и установить отступы для абзаца, а также позиции табуляции.

4. Переключатель режимов отображения документа. В зависимости от того, какой именно документ вы будете создавать, его удобнее отображать разными способами: в обычном режиме – простой текст; с разметкой – если в тексте есть рисунки и иллюстрации; в режиме просмотра структуры документа – если ваш документ имеет разбиение на главы, разделы, пункты и подпункты.

5. Горизонтальная и вертикальная полосы прокрутки. Позволяют перемещаться по документу в вертикальном и горизонтальном направлениях.

6. Строка состояния отображает информацию об активном документе (количество страниц, местонахождение курсора и т.д.), а при указании курсором на конкретную кнопку панели инструментов – кратко поясняет функции указанной кнопки.

7. Р абочее поле (окно документа). Основную часть экрана в среде текстового процессора занимает рабочее поле (лист) – окно документа, в котором и выполняется основная работа с текстовым документом. Окно документа имеет свою кнопку Закрыть. При закрытии документа окно процессора не закрывается.

8. В правом верхнем углу окна расположено поле вопроса, которое служит для быстрого доступа к справочной системе.

9. В правой части окна Microsoft Word показана область задач, в которой в данный момент отображена панель поиска.

Для вызова области задач (если её нет на экране) необходимо в пункте меню Файл выбрать подпункт Создать или нажать сочетание клавиш Ctrl+F1 или воспользоваться пунктом меню Вид. Тогда откроется область задач, которая позволяет облегчить пользователю работу в текстовом редакторе, выбирая один из предложенных пунктов (см. на рисунке слева). С правой стороны показана область задач, отображающая основные пункты работы в режиме создания документа.

Для выхода из программы Microsoft Word закройте его окно любым из способов, либо воспользуйтесь командой Выход пункта меню Файл. Перед закрытием окна MS Word напомнит пользователю о необходимости сохранить изменения, внесённые в документ. Следует нажать кнопку Да (клавишу Enter) для сохранения изменений, Нет – для сохранения документа без изменений, Отмена (клавишу ESC) – для возврата к редактированию.

2.

Сразу после запуска MS Word его окно готово к созданию нового документа. Позиция ввода очередного символа отмечается текстовым курсором – мерцающей вертикальной чертой. Конец набранного текста (жирная горизонтальная черта) появляется в обычном режиме отображения и в режиме структуры документа. Позиция текстового курсора называется также точкой вставки.

Структурный элемент документа, в котором находится текстовый курсор, называется текущим - текущее слово, текущий абзац, текущая страница и т. д.

Создание нового документа и задание параметров текста. Поставьте курсор в начало страницы и вводите текст. Существует два режима ввода текста:

1. режим вставки: в этом режиме при вставке текста в уже существующую страницу текст раздвигается и набираемый текст вставляется в нужное место;

2. режим замена: в этом режиме уже набранный текст посимвольно заменяется на вводимый. Этот режим используется для изменения текста без удаления.

Режим замена включается нажатием клавиши Insert; повторное нажатие этой клавиши отменяет режим замены и включает режим вставки; включение/выключение режимов отображается на строке состояния (пункт ЗАМ).

При вводе текста необходимо следовать основному стандарту редактирования.