Глава 6. Контроль в системе менеджмента
Управленческая деятельность имеет в своем составе контрольные действия. Как в процессе, так и по окончании выполненной работы необходимо дать правильную оценку фактически сделанному, выявить неблагоприятные отклонения от цели, обнаружить новые возможности и резервы.
Контроль – это процесс наблюдения и проверки хозяйственной деятельности, необходимый для решения поставленных перед организацией (предприятием, фирмой) (далее организацией) задач и устранения негативных условий, препятствующих достижению ее целей.
Существует несколько причин, обусловливающих необходимость контроля:
возрастающая сложность организаций, занимающихся бизнесом, вследствие роста их масштабов и расширения направлений деятельности, требует наличия адекватной системы контроля;
постоянно изменяющиеся условия во внешнем окружении организации, особенно в условиях рынка, приводящие к динамичности ее развития, могут сделать некоторые цели организации несоответствующими ситуации. В этом случае контроль помогает приспосабливаться к изменяющимся условиям;
наблюдение за результатами деятельности людей и производственных единиц является универсальной причиной необходимости контроля.
Сущность контроля рассматривается в экономической литературе в разных аспектах: организационном, представляющим собой выбор форм контроля, состав его субъектов и объектов; методическом, рассматривающим совокупность приемов проверки документов и операций. Далее более подробно раскрыт каждый из них.
Значимость контроля в общем процессе управления определяется его предметом.
Предмет контроля – это:
а) деятельность организации в соответствии с установленными законами, правилами, нормами и пр.;
б) управленческие решения, финансовые и хозяйственные операции, оцениваемые с позиций их экономической эффективности, достоверности и целесообразности;
в) процессы и явления, рассматриваемые с точки зрения их соответствия намеченным целям, планам и управленческим решениям.
Объектом контроля являются предметы труда, средства производства, технология, организация процессов, условия труда, труд, окружающая природная среда, документы, информация и т.п.
Субъекты контроля – это государство (в лице различных специализированных служб и инспекций), общественные организации, банки, внутренние службы организации, менеджеры различного управленческого звена и т.д.
Главная задача контроля заключается в установлении истинного, действительного состояния объекта, выявлении отклонений от его заданного состояния, в оценке отклонений по критериям целесообразности и законности.
Характерной особенностью контроля как функции управления является его продолжительность. Он осуществляется в течение всего времени, на всех стадиях практической реализации управленческого решения.
Процесс контроля состоит из нескольких этапов, на каждом из которых реализуется комплекс различных мер (рис 8.1.)
Р ис 8.1 Типичное движение процесса контроля
Создание желаемого результата или события, которые определяются целями фирмы – первая фаза любого процесса контроля. На первом этапе, видно насколько воедино слиты функции планирования и контроля в системе менеджмента, а также процесс установления стандарта.
Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. При этом цели обязательно должны иметь временные рамки, в пределах которых должна быть выполнена работа, и конкретный критерий, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например, увеличение размера прибыли на 8% за год, уменьшение количества увольнений с 4% до 2% и проч.
После того как стандарт установлен, наступает второй этап процесса контроля, заключающийся в измерении результатов, в определении масштаба отклонений, передаче информации и ее оценке. Деятельность, осуществляемая на этом этапе, – наиболее заметная часть всей системы контроля.
Третий этап – сравнение наблюдаемых изменений (отклонений, прогресса) или результатов со стандартами, создаваемыми на первом этапе. Работа менеджера на этом этапе заключается в том, чтобы решить, в какой степени отклонения от стандарта (ниже или выше его) допустимо, при этом важное значение имеет предварительный выбор вида контроля. Например, с помощью предварительного контроля наблюдение изменений в сравнении со стандартом часто затруднительно.
Завершение оценки и осуществление необходимых корректирующих воздействий – это последний этап процесса контроля. Причем выполнение необходимых регулирующих действий может осуществляться в следующих направлениях:
поддержание status-quo в том случае, если результаты совместимы со стандартом. Это ситуация отражает организационную деятельность, имеющую позитивное развитие;
осуществление регулирующих действий в случае, когда имеют место отклонения от стандарта. Например, корректировка в программах рекламной деятельности, ценах, сервисном обслуживании и др.
изменение стандартов в случае значительного отклонения. Например, ежегодный рост продаж на 7% не может больше считаться средством оценки торгового персонала, если значительно увеличилось число предприятий конкурентов.
Сложность совокупного хозяйственного процесса и организационной структуры организаций требует адекватной сложности организации контроля. Для того чтобы достигать четкого выполнения стоящих перед контролем задач и улучшить его связь с другими функциями управления, нужно согласовать все составляющие контроля.
Метод осуществления контроля представляет собой комплексное изучение достоверности, целесообразности и экономической эффективности хозяйственных и финансовых операций на основе использования экономической информации (учетной, отчетной, нормативной и прочей) в сочетании с исследованием фактического состояния объектов контроля. В его основе лежит использование системы способов документального и фактического контроля:
документационный контроль включает встречную проверку документов, юридическую оценку отраженных в документах операций, формальную и арифметическую проверку документов, метод логического осмысления процессов, экспертные оценки документов, приемы и методы экономического анализа, экономико-математические методы и прочее;
фактический контроль ведется посредством инвентаризации, лабораторных анализов и экспертиз, обследования, наблюдения, осмотров и т.п.
Представляется возможным свести все существующие элементы метода контроля в три группы, составляющие логику контроля:
1. Определение реального состояния объекта. К числу основных элементов этой группы можно отнести обследование и наблюдения.
Обследование заключается в личном ознакомлении производящего контроль с его объектом. В процессе обследования могут производиться замеры, позволяющие определить количественное состояние объекта, и лабораторные экспертизы и анализы, фиксирующие реальное качественное состояние объекта.
Под наблюдением понимают ведение систематического контроля выполнения установленных правил и норм. Различают:
визуальное наблюдение, которое ведется непосредственно в центрах совершенствования операций. Его результаты, как правило, не фиксируются в материальных носителях, что во многом отличает визуальное наблюдение от чисто информационного;
информационное наблюдение осуществляется по данным специально разработанных моделей объекта, в которых фиксируется его желаемые и достигнутые характеристики, выявляются отклонения.
2. Сопоставление объектов контроля. К числу элементов второй группы чаще всего относят документационную проверку и анализ.
Документационная проверка – изучение всех способ и результатов отражения хозяйственной деятельности, представленных в виде документов и других носителей информации. Ей предшествует анализ, объектами которого являются показатели хозяйственной деятельности (выпуск продукции, ее себестоимость, реализация, прибыль, непроизводительные расходы, дебиторская задолженность и т.д.). Анализ этих показателей определяет конкретные пути документальной проверки, указывает те обстоятельства и процессы, по которым следует обратиться к документам.
По данным анализа, например, устанавливают, что в отчетный период выросли непроизводственные расходы, недостачи материалов и другие потери. Обращаясь к соответствующим документам, выясняют персональную ответственность конкретных лиц за эти потери и вызвавшие их обстоятельства.
3. Оценка объектов контроля. Элементами этой группы является оценка различного рода отклонений в самом объекте и инвентаризация.
Инвентаризация – это важный методический прием контроля. В процессе ее проведения устанавливается фактическое наличие основных средств и товарно-материальных ценностей, денежных средств в кассе и на счетах в банке, состояние расчетно-кредитных операций, а также наличие объемов незавершенного производства и др. Посредством инвентаризации проверяется сохранность ценностей, устанавливается потеря первоначальных качеств предметов, выявляются недостачи или излишки и порча, проверяется соблюдение условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также соблюдение правил содержания и эксплуатации машин, механизмов, оборудования, инструментов, инвентаря, спецодежды и др.
Необходимо отметить, что выбор объектов, методов, форм и сроков проведения контроля должен зависеть от самостоятельных решений субъектов контроля, основанных не на формальных признаках (периодичности мероприятий), а на оценке деятельности и отчетной информации объекта контроля.
В разработанных специалистами классификациях многочисленных видов (форм) контроля большой удельный вес занимают нижеперечисленные (рис.8.2):
1. По характеру субъектов контроля различают внутренний и внешний контроль. Первый проводится внутренними службами организации и выражается в формах самоконтроля, контроля менеджером (различных управленческих рангов), контроля бухгалтерией, отделом технического контроля и т.д.
Внешний контроль представлен в форме:
государственного (финансового) контроля, обеспечивающего проверку выполнения обязательств физических и юридических лиц перед государством и соблюдения законности; осуществляют его налоговая инспекция, государственные ревизионные службы и т.п.;
правового контроля, осуществляемого правоохранительными органами, которые проводят судебно-бухгалтерские экспертизы, ревизии, и аналогичного рода проверки;
независимого аудиторского контроля посредством проверки финансовой устойчивости и кредитоспособности организаций, достоверности учета и отчетных данных;
контроля специализированными (санитарной, экологической, торговой и пр.) инспекциями.
2. По отношению к времени осуществления хозяйственной операции широко распространено деление контроля на предварительный, текущий и заключительный.
П
осредством
предварительного контроля (также иногда
его называют направляющим) достигается
предупреждение отрицательных отклонений
в управляемом объекте. Характерная его
черта состоит в том, что он ведется на
стадии
зарождения хозяйственных операций и
исключает возможность проведения таких
из них, которые не согласуются с задачами
роста объемов производства, эффективного
использования имеющихся ресурсов,
снижения с
ебестоимости
продукции и т.п. Схематично предварительный
контроль имеет вид, представленный на
рис. 8.3.
Текущий контроль ведется непосредственно в процессе выполнения операций, связанных с приобретением материалов, изготовления продукции, ее реализацией и т.д., он позволяет постоянно контролировать ход операций, активно вмешиваться в них на любых стадиях прохождения (рис 8.4.).
З
аключительный
(также его называют обратным) контроль
ведется на завершающей стадии и в его
задачу входит информирование руководителей
всех рангов и уровней о всех отрицательных
отклонениях, снижающих возможности
развития объекта контроля (рис 8.5.).
Особенность последующего контроля заключается также в том, что он позволяет выявить те отклонения, которые не попали в поле зрения предварительного ни текущего контроля.
Тем самым он создает условия для качественной оценки эффективности организации деятельности, для оценки и вознаграждения служащих организации и соответственно менеджеров.
3. По полноте осуществления проверки различают сплошной и выборочный контроль (такое деление наиболее четко проявляется в оперативном управлении, имеющим дело с различными по характеру и состоянию объектами).
Выборочный контроль может осуществляться в двух формах: проверка всех объектов контроля в отдельные месяцы в пределах года; проверка какой-то части объектов контроля в пределах каждого месяца.
Выборочная проверка применяется чаще всего для массовых документов неденежного характера.
Сплошной проверке обычно подлежат наиболее ответственные и уязвимые операции, в частности денежные операции: кассовые, банковские и прочие, имеющие отношение к финансовым активам организации.
4. Непосредственно в организации контроль осуществляется на двух организационных уровнях. В соответствие с этим выделяют:
Операционный контроль, осуществляемый менеджерами организации для достижения организационных целей на уровне операций, связанных с использованием физических, финансовых, человеческих и информационных ресурсов. Он представлен:
контролем физических ресурсов, включающем инвентаризацию, контроль за закупками, оборудованием, за качеством продукции;
контролем финансовых ресурсов, направленным на эффективное использование имеющегося у организации капитала;
контролем человеческих ресурсов, включающим правильный отбор, обучение, оценку и оплату труда людей в организации;
контролем информационных ресурсов, с помощью которого происходит обеспечение доступной информацией всех видов организационной деятельности.
Этот вид контроля используют собственно экономические показатели, связанные с планированием хозяйственного итога, использованием балансовых данных и движением денежной наличности, структурой капитала и фондов, определением расчетных показателей экономичности отдельных производственных процессов и прочее.
Стратегический контроль, включающий в себя контроль за информацией о конкурентах, о ценах на внутренних и внешних рынках соответствующего вида продукции, о потребительском спросе и т.д.
В центре внимания этого вида контроля в основном оказываются тенденции развития и данные прогнозов, поэтому в этом случае менеджерами используются экономические инструменты, позволяющие разумно соотнести шансы и риски (анализ жизненных циклов по отраслям и изделиям, методики анализа портфеля).
Формы организации контроля должны зависеть от сложности структуры организации. Именно этот фактор является решающим для оптимального сочетания централизации и децентрализации персонала, осуществляющего управление экономическими процессами, и определяющим организационную направленность в выборе вида контроля, которая позволяет реализовать принципы приближения к объекту, системной упорядоченности, взаимодействия с другими функциями управления.
Можно выделить две основные причины, оказывающие непосредственное влияние на эффективность системы контроля:
на качество контроля существенное влияние оказывает использование передовых форм и методов менеджмента. Целенаправленность контроля во многом определяется эффективностью системы разделения управленческого труда и выбором организационной структуры аппарата управления, адекватной естественной структуре управленческого аппарата. Например, идея всеобщей централизации управления и учета организации вступает в противоречие с задачами контроля;
существенное место в развитии контроля принадлежит информационным предпосылкам. Возможности решения поставленных задач возрастают, когда данные оказываются сопоставляемыми, информация о затратах отражает их целевое назначение, широко используются современные средства вычислительной и компьютерной техники и т.д.
Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, гибок, прост, своевременен и экономичен.
Прибыль, возникающая при осуществлении контроля, должна превышать затраты на его организацию и функционирование.
Затраты на функционирование системы контроля включают:
затраты времени, расходуемые менеджерами и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации;
затраты на использование оборудования в процессе контроля, а также на хранение и поиск информации, связанной с вопросами контроля;
В западной экономической литературе предлагаются следующие советы менеджерам для использования эффективного контроля:
Контроль – позитивная деятельность, необходимая для сосредоточения людей, времени и денег на выполнение организационных целей.
Самоконтроль – лучший контроль.
Сосредоточение контроля должно быть на результатах, а не на деятельности и внешнем виде работников.
Необходима регулярная переоценка контроля.
Положительным моментом является вовлечение работников в разработку методов и осуществления контроля.
Необходимо избегать подчиненных, выступающих против контроля, так как, возможно, имеет место пожелание отвечать за результаты своей деятельности.
Обязательным является наблюдение как за позитивными, так и за негативными отклонениями от стандартов в процессе контроля.
Некоторые незначительные отклонения от стандартов в процессе контроля.
Согласованность деятельности организации в значительной мере определяется функциями управления, однако распределение приоритетов при этом может быть различным.
Усиление контроля и ужесточение по организации – сравнительно легкий способ получения непродолжительного и неустойчивого успеха в управлении. Если организация построена на жестких регламентах по предмету контроля, то всегда вероятны отклонения. Организация детального контроля повлияет на социально-психологическую атмосферу в коллективе, создаст напряженность и опасения, возникают опасность разобщения работников и поиска виновных. Устойчивый успех, как показывает практика (опыт Японии и некоторых стран Западной Европы), может быть только в условиях общей заинтересованности - самоконтроля.