УЧЕТ товарно-материальных ценностей
Поступление товарно-материальных ценностей от поставщиков
Если организация получает товарно-материальные ценности по месту нахождения поставщика, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывают доверенность.
Как правило, доверенность выдается работникам организации, но законодательством не запрещено выдавать и любым другим лицам.
Доверенность (формы № М-2а и М-2)
Для доверенностей предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а. Доверенность может быть выписана по форме № М-2а или М-2.
Если представители организации получают товарно-материальные ценности у поставщиков регулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а, если нет – по форме № М-2.
Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не имеют, поэтому их регистрируют в специальном журнале.
Как правило, на практике доверенность выписывают на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются у одного и того же поставщика регулярно, то на календарный месяц. Тем не менее Гражданский кодекс разрешает выписывать доверенность сроком до 3 лет.
Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение 1 года (ст. 186 ГК РФ).
В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. Доверенность, в которой эта дата не указана, является недействительной.
Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работнику, который будет получать товарно-материальные ценности.
Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (если доверенность выписана по форме № М-2) или в журнале учета выданных доверенностей (если доверенность выписана по форме № М-2а). Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она заверяется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Работник, получающий товарно-материальные ценности, может предъявить поставщику кроме доверенности и другие документы (например, копию счета и платежного поручения на оплату материальных ценностей). Реквизиты этих документов указывают в доверенности по строке «Наименование, номер и дата документа».
Поставщик вместе с материальными ценностями должен передать представителю вашей организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную и т. д.). Если доверенность выписана по форме № М-2, то реквизиты этих документов указывают в ее корешке (графа 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения»). Если доверенность выписана по форме № М-2а, то перечень этих документов в ней не приводится.
Если работник по каким-либо причинам товарно-материальные ценности по доверенности не получил, то он должен возвратить ее в бухгалтерию. Там она должна храниться до конца текущего года.
Доверенности, по которым были выданы товарно-материальные ценности, хранятся в архиве организации 5 лет. Вот образцы заполнения доверенностей по формам № М-2 и М-2а:
Журнал учета выданных доверенностей
Журнал ведут для регистрации доверенностей, выписанных по форме № М-2а. Этот журнал прежде всего необходим для того, чтобы дважды не выписать доверенность на получение одних и тех же материальных ценностей.
Обязанность составлять журнал по специальной форме была установлена Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 года № 17. Сейчас этот документ не действует. Однако для своего удобства компания может продолжать его вести в добровольном порядке. Все листы журнала заранее нумеруются и прошнуровываются.
Если работник не получил материальные ценности и вернул доверенность в бухгалтерию, то в графе «Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности» журнала делают запись: «Не использована». Хранят неиспользованные доверенности 5 лет ( ст. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558).
Вот образец журнала:
Чтобы доставить товарно-материальные ценности до склада, предприятие может воспользоваться услугами транспортной организации. Если при приемке груза у транспортной организации была обнаружена недостача, то необходимо составить коммерческий акт.
Коммерческий акт
Коммерческий акт составляют, если при приемке материальных ценностей у транспортной организации обнаружены:
несоответствие фактического веса или количества материальных ценностей данным, указанным в сопроводительных документах поставщика;
повреждение или порча материальных ценностей;
материальные ценности, которые не значатся в товаросопроводительных документах поставщика.
Коммерческий акт является основанием для предъявления претензии поставщику или транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине образовалась недостача и на кого возложена ответственность за ее последствия согласно договору).
Типовой бланк коммерческого акта предусмотрен только для организаций железнодорожного транспорта. Его форма утверждена приказом МПС России от 18 июня 2003 года № 45.
Однако вы можете использовать этот бланк в качестве образца для составления коммерческого акта с любой другой транспортной организацией.
Коммерческий акт составляют представители организации-получателя и транспортной организации, которая доставила товарно-материальные ценности. Акт оформляют в день приемки груза. Если составить коммерческий акт в этот день невозможно, он должен быть оформлен не позднее следующего дня.
Коммерческий акт составляют в 3 экземплярах:
первый экземпляр используется перевозчиком для расследования обстоятельств, послуживших основанием для его составления;
второй экземпляр выдается грузополучателю по его требованию;
третий экземпляр остается на хранение в делах перевозчика.
Коммерческий акт подписывают работники транспортной организации, а также представители организации-получателя.
Срок хранения коммерческого акта в архиве организации – 5 лет.
Пример
10 октября 2011 года на станцию Бирюлево-Товарная прибыл поезд, доставивший керамическую плитку для ЗАО «Актив». При вскрытии вагона была обнаружена недостача 100 ящиков плитки, плитка в 5 ящиках была разбита. По результатам приемки плитки был составлен коммерческий акт.
Акт может быть заполнен так:
Оприходование материалов
Если количество и качество поступивших материалов совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах поставщика, оформляют приходный ордер (форма № М-4), если нет – акт о приемке материалов (форма № М-7).
Приходный ордер (форма № М-4)
Для приходного ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года № 71а.
Приходный ордер оформляют в одном экземпляре в день поступления материалов на склад. На несколько наименований материалов может быть оформлен один приходный ордер, если:
материалы поступили от одного поставщика по одному документу (например, по одной накладной);
однородные материалы поступили от одного поставщика по разным документам, но в течение одного дня.
Приходный ордер подписывают работник, принявший материалы (например, кладовщик), и работник, сдавший материалы на склад (подотчетное лицо, экспедитор и т. д.).
Кроме того, Методические рекомендации по учету материально-производственных запасов предусматривают упрощенную процедуру документального оформления поступивших материалов.
В соответствии с ней приходный ордер можно не оформлять. Вместо этого на накладной поставщика ставят специальный штамп с реквизитами приходного ордера.
Вот образец такого штампа:
Обратите внимание: выбранный способ оформления приходных документов нужно предусмотреть в учетной политике организации.
Если вы решили оформлять приемку материалов приходным ордером, заполняйте его так.
Графы «Код вида операции» и «Код поставщика» заполняйте, если фирма ведет автоматизированный учет и разработала собственные кодировки.
В графе «Поставщик» в соответствующих случаях указывайте:
название фирмы – поставщика материалов;
фамилию и инициалы физического лица, у которого приобретены материалы;
название структурного подразделения, из которого поступили материалы (например, производственный цех № 1).
В ордере можно указать номенклатурные номера оприходованных материалов. Для этого вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разработать собственную кодировку. Однако заполнять эту графу не обязательно.
Заполняя в ордере графу «Единица измерения» («Код»/«Наименование»), вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94).
Как правило, материалы приходуют в тех единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах поставщика (штуках, килограммах, погонных метрах и т. д.)
Однако если материал поступает в крупных, а расходуется в более мелких единицах измерения, то его приходуют в более мелких единицах.
Пример
Согласно сопроводительным документам, на склад ЗАО «Актив» поступило 3 тонны цемента. В производство цемент отпускают в килограммах. Поэтому цемент должен быть оприходован в количестве 3000 кг.
Если материалы поступают в одних единицах измерения (например, в кубических метрах), а расходуются в других (например, в килограммах), то учет нужно вести одновременно в двух единицах. Если такой учет вести затруднительно, разрешено составить акт перевода единиц.
Типового бланка для такого акта не предусмотрено, поэтому его составляют в произвольной форме, соблюдая требования к оформлению первичных документов.
Вот образец акта:
В графе «Цена» обычно указывают покупную стоимость материалов без НДС. Эту стоимость можно взять из сопроводительных документов поставщика (накладной, счета, счета-фактуры).
Если же материалы поступили к вам не от поставщиков, а другим способом, то оценивать их тоже нужно по-другому. Поэтому, в зависимости от ситуации, в графе «Цена» может быть указана:
рыночная цена материалов (если материалы получены безвозмездно или остались от выбытия основных средств);
стоимость, определенная по взаимному соглашению учредителей (если материалы поступили от учредителей в качестве вклада в уставный капитал);
фактическая себестоимость единицы материалов (если материалы изготовлены на предприятии собственными силами).
Кроме того, материалы могут поступить по договору мены (бартера), то есть в обмен на другое имущество. В этом случае их цена определяется так. Возьмите стоимость имущества, которое вы передали в обмен на материалы (по цене обычной продажи), и разделите ее на количество полученных материалов. Если же стоимость переданных активов определить невозможно, то в качестве цены материалов можно указать цену, по которой вы обычно приобретаете такие или аналогичные материалы.
К материалам, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть приложен специальный паспорт. Его номер должен быть указан в графе «Номер паспорта».
В графе «Порядковый номер по складской картотеке» указывают номер карточки складского учета, оформленной на поступившие материалы. О том, как оформить такую карточку, смотрите ситуацию «Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей» этого раздела бератора.
Оформленный приходный ордер передают в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика. Бухгалтер должен заполнить в ордере графу «Корреспондирующий счет». Ордер хранится в бухгалтерии в течение 5 лет.
На основании приходного ордера бухгалтер должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60 (76)
– оприходованы материалы, поступившие от поставщиков;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
– оприходованы материалы, приобретенные подотчетными лицами;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 (71.76)
– учтен НДС по оприходованным материалам;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 98-2
оприходованы материалы, полученные безвозмездно.
Пример
15 Апреля зао «Актив» получило от оао «Стройинвест» 10 000 штук кирпича марки м-150 и 15 000 штук кирпича марки н-230.
Стоимость одного кирпича составляет:
марки М-150 – 30 руб. (в том числе НДС – 4,58 руб.);
марки Н-230 – 42 руб. (в том числе НДС – 6,41 руб.).
Кирпич был оплачен платежным поручением от 13 апреля № 114 и получен по накладной от 14 апреля № 15.
Приходный ордер будет заполнен так:
Акт о приемке материалов (форма № М-7)
Акт о приемке материалов составляют, если их количество или качество не совпадает с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика.
Для акта о приемке материалов предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
По общему правилу акт оформляет специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии должно входить не менее 3 человек.
Комиссия должна оформить акт в день поступления материалов на склад. Если это возможно, в составлении акта должен принимать участие представитель поставщика.
Акт составляют в 2 экземплярах:
один экземпляр вместе с сопроводительными документами на материалы передают в бухгалтерию;
второй – в подразделение организации, работники которого должны подготовить претензионное письмо поставщику.
Раздел «По сопроводительным транспортным документам значилось» на 1-й странице акта заполняют на основании транспортных документов поставщика (например, накладной или товарно-транспортной накладной).
Графы «Код вида операции» и «Код поставщика» на 3-й странице акта заполняют, если организация ведет автоматизированный учет и разработала для этого собственные кодировки.
В акте можно указать номенклатурные номера материалов (графа «Материальные ценности»). Для этого вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разработать собственную кодировку.
Однако заполнять эту графу не обязательно.
Заполняя в акте графу «Единица измерения» («Код» / «Наименование»), вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором единиц измерения (ОК 015-94). В этом документе приведены коды всех единиц измерения, используемых в России.
Графу «По документам» заполняют на основании данных, указанных в товаросопроводительных документах поставщика.
К материалам, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть приложен специальный паспорт. Его номер указывают в графе «Номер паспорта».
На 4-й странице акта приводят заключение комиссии, принявшей товарно-материальные ценности. Здесь указывают количество брака, боя, недостач, а также общую сумму убытков.
При необходимости к акту могут быть приложены квитанции транспортной организации о весе груза; пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача; другие документы, которые свидетельствуют о недостаче.
Названия, номера и даты составления этих документов указывают на 4-й странице акта в разделе «Приложение. Перечень прилагаемых документов».
Если материальные ценности поступили от транспортной организации и при их приемке был составлен коммерческий акт, то в графе «Коммерческий акт» указывают его номер и дату оформления.
Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственный работник, принявший поступившие ценности. Руководитель организации должен утвердить акт.
Оформленный акт передают в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика. Бухгалтер должен заполнить на 3-й странице акта графу «Корреспондирующий счет».
На основании акта бухгалтер должен сделать проводки:
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
– оприходованы материалы, поступившие от поставщика;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– учтен НДС по оприходованным материалам (на основании полученных счетов-фактур);
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 60
– отражена стоимость испорченных или недостающих материалов в пределах норм, предусмотренных в договоре с поставщиком;
ДЕБЕТ 76-2 КРЕДИТ 60
– отражена стоимость испорченных или недостающих материалов сверх норм, предусмотренных в договоре с поставщиком.
Акт о приемке материалов должен храниться в архиве организации 5 лет.
Как заполнить акт, покажет пример.
Пример
По договору поставки от 11 сентября 2011г. № 16 ЗАО «Актив» купило партию керамической плитки у ОАО «Стройинвест».
Всего «Актив» купил 20 000 штук плиток, упакованных в деревянные ящики по 20 штук в каждом.
Стоимость одной плитки – 59 руб. (в том числе НДС – 9 руб.).
Общая стоимость партии – 1 180 000 руб. (в том числе НДС – 180 000 руб.).
Плитка была доставлена по железной дороге со станции Баскаковка в вагонах № 12 и 13.
Вместе с партией плитки ОАО «Стройинвест» выслало следующие товаросопроводительные документы:
накладную от 9 октября 2011 г. № 15 и товарно-транспортную накладную от 9 октября 2011 г. № 47;
счет-фактуру от 9 октября 2011 г. № 68;
сертификат качества от 3 октября 2011 г. № 1236.
Поставка плитки была застрахована ЗАО «Страхование» по договору от 11 сентября 2011 г. № 527.
При вскрытии вагонов была обнаружена недостача 100 ящиков плитки. Плитка в 5 ящиках была разбита.
По результатам вскрытия вагонов был составлен коммерческий акт от 10 октября 2011 г. № 2, после чего плитка была доставлена на склад № 3 ЗАО «Актив».