6. Организация учёта и отчетности в туристическом предприятии

Учёт - это функция управления, основанная на наблюдении, измерении и регистрации хозяйственных явлений.

Выделяют три вида учета:

- оперативный,

- статистический,

- бухгалтерский.

Оперативный учёт осуществляется непосредственно на месте (цех, участок, магазин, склад) и в момент выполнения определённых хозяйственных операций.

Цель оперативного учета - быстрое получение информации о ходе производства, реализации продукции, работ или услуг. Эта информация используется для текущего повседневного управления работой предприятия, фирмы и может быть передана по телефону, в устной беседе, т.е. без документального оформления.

К оперативному учёту относятся, например, учёт рабочего времени, учёт ежедневной выработки, выпуска продукции, оказанных услуг, учёт отузки и реализации готовой продукции, учёт поездок автотранспорта и т.д.

Статистический учет изучает и обобщает явления, которые имеют массовый, общегосударственном характер. Эти сведения помогают анализировать результаты различных процессов и прогнозировать дальнейшее их развитие.

Статистический учёт использует сведения оперативного и бухгалтерского учёта.

Бухгалтерский учёт - сплошное, непрерывное, строго документированное, взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности предприятия.

Бухгалтерский учёт отличают следующие признаки:

- учёт строго документальный. Основанием для любой бухгалтерской записи должен служить специально оформленный документ. Например, выписки банка, расходный и приходный кассовые ордера, ведомость начисления зарплаты, авансовый отчет, накладная, счёт и т.д. В противном случае бухгалтер не имеет права регистрировать хозяйственную операцию;

- учёт имеет сплошной, непрерывный характер. Необходимо фиксировать исключительно все хозяйственные операции, не допуская выборочного и прерывистого наблюдения.

Таким образом, каждая сделка или изменение расчётного счёта, приход и расход денег по кассе, покупка и продажа товара, приём товара и передача его для реализации, выдача материалов со склада в производство и другие) должна быть документально оформлена и зафиксирована бухгалтером в учётных регистрах в денежном измерителе.

Для организации и ведения бухгалтерского учёта на туристических предприятиях предусмотрены должности бухгалтеров, количество которых определяется объёмом работ, выполняемых предприятием. Если предприятие небольшое, то бухгалтерским учетом могут заниматься один, два бухгалтера. Если предприятие имеет значительные объёмы работ, то для бухгалтерского учета на предприятии принимают нескольких специалистов и создают специальный отдел - бухгалтерию.

Организация бухгалтерского учета на туристических предприятиях осуществляется в соответствии с действующим законодательством по таким же принципам и правилам, как и на предприятиях других отраслей.

Однако бухгалтерский учёт в туристических предприятиях имеет свою специфику, обусловленную особенностями деятельности турпредприятия и турпродукта, которые рассматривались ранее.

На основании данных учёта, проводимого на предприятии, формируется необходимая отчетность. Туристические предприятия, как и другие субъекты предпринимательской деятельности, с определённой периодичностью направляют в различные государственные органы отчёты о своей деятельности.

К обязательной отчетности относят следующие отчёты:

- баланс;

- отчёт о финансовых результатах;

- отчёт о движении денежных средств;

- отчёт о собственном капитале;

- примечания к отчётам.

Но не все субъекты хозяйствования обязаны составлять и представлять в государственные органов управления полный комплект (т.е. все пять форм) финансовой отчётности. Различают финансовую отчётность субъектов малого предпринимательства и представительств иностранных субъектов хозяйственной деятельности и финансовую отчётность других субъектов хозяйственной деятельности.

Законодательством предусмотрено, что для финансовой отчётности субъектов малого предпринимательства достаточно две формы - баланс и отчёт о финансовых результатах.

Обе эти формы объединены общим названием - "Финансовый отчёт субъекта малого предпринимательства" и имеют сокращённую (по сравнению с аналогичными формами для других предприятий) количество показателей.

Отчётным периодом для составления финансовой отчетности является календарный год.

Туристические предприятия обязаны также предоставлять специальную отчетность Прослушать

6. Organizatsiya ucheta i otchetnosti v turist·skom predpriyatii Uchet - eto funktsiya upravleniya, osnovannaya na nablyudenii, izmereniya- net, registratsii hozyaĭstvennyh yavleniĭ. Vydelyayut tri vida ucheta: operativnyĭ, statisticheskiĭ i buhgalterskiĭ. Operativnyĭ uchet osushchestvlyaet·sya neposredstvenno na meste (tseh, uchastok, magazin, sklad) i v moment vypolneniya opredelennyh hozyaĭstvennyh operatsiĭ. Tselʹ operativnogo ucheta - bystroe poluchenie informatsii o hode vy- proizvodstva, ryealizatsii produktsii, rabot ili uslug. Eta informatsiya ispolʹ- polʹzuet·sya dlya tekushchego, povsednevnogo upravleniya rabotoĭ predpriyatiya, firmy i mozhet bytʹ peredana po telefonu, v ustnoĭ besede, t.ye. bez do- talʹnogo oformleniya. K operativnomu uchetu otnosyat·sya, naprimer, uchet rabochego vremeni, ob- schet yezhednevnogo vyrabotki, vypuska produktsii, okazannyh uslug, uchet otgruzki- vaniya i ryealizatsii gotovoĭ produktsii, uchet poezdok avtotransporta i t.d. Statisticheskiĭ uchet izuchaet i obobshchaet yavleniya, kotorye imyeyut massovyĭ, po- obshchegosudarstvennom harakter. "Statistika znaet vse": o proizvodstve i ryea- tsiyu, denʹgi i tovary, lyudyeĭ i mashiny. Eti svedeniya pomogayut analizirovatʹ re- zulʹtaty razlichnyh protsessov i prognozirovatʹ dalʹnyeĭshyee ih razvitie. Statisticheskiĭ uchet ispolʹzuet svedeniya operativnogo i buhgalterskom kogo ucheta. Buhgalterskiĭ uchet - sploshnoe, nepreryvnoe, strogo dokumentirovannoe, vzaimosvyazano otrazhenie hozyaĭstvennoĭ dyeyatelʹnosti predpriyatiya. Buhgalterskiĭ uchet otlichayut sleduyushchie priznaki: - Uchet strogo dokumentalʹnyĭ. Osnovaniem dlya lyubogo buhgaltersko- go zapisi dolzhen sluzhitʹ spetsialʹno oformlennyĭ dokument. Naprimer, vy- piski banka, rashodnyĭ i prihodnyĭ kassovye ordera, vedomostʹ nachisleniya zarplaty, avansovyĭ otchet, nakladnaya, schet i t.d. V protivnom sluchae buhgalter ne imyeet prava registrirovatʹ hozyaĭstvennuyu operatsiyu; - Uchet imyeet sploshnoĭ, nepreryvnyĭ harakter. Nyeobhodimo fiksirovatʹ vy- chitelʹno vse hozyaĭstvennye operatsii, ne dopuskaya vyborochnogo i preryvistogo nablyudeniya. 172 Takim obrazom, kazhdaya sdelka ili izmenenie raschetnogo sche- ku, prihod i rashod deneg po kasse, pokupka i prodazha tovara, priem tovara na sostav i peredacha yego dlya ryealizatsii, vydacha materialov so sklada v proizvodstvo i drugie) dolzhna bytʹ dokumentalʹno oformlen i zafiksirovana buhgalterom v uchetnyh registrah v denezhnom izmeritele. Dlya organizatsii i vedeniya buhgalterskogo ucheta na turist·skih pred- priyatiyah predusmotreny dolzhnosti buhgalterov, kolichestvo kotoryh opredelyaet·sya obʺemom rabot, vypolnyaemyh predpriyatiem. Yesli predpriyatie nebolʹshoe, to buhgalter- skim uchetom mogut zanimatʹsya odin, dva buhgaltera. Yesli predpriyatie imyeet znachitelʹnye obʺemy rabot, to dlya buhgalterskogo ucheta na predpriyatii prinimayut neskolʹkih spetsialistov i sozdayut spetsialʹnyĭ otdel - buhgalteriyu. Organizatsiya buhgalterskogo ucheta na turist·skih predpriyatiyah osushchest- vlyaet·sya v sootvet·stvii s dyeĭstvuyushchim zakonodatelʹstvom po takim zhe printsipam i pravilam, kak i na predpriyatiyah drugih otraslyeĭ. Odnako buhgalterskiĭ uchet v turist·skih predpriyatiyah imyeet svoyu spetsifiku, obuslovlennuyu osobennostyami dyeyatelʹnosti tur- predpriyatiya i turprodukta, kotorye rassmatrivalisʹ ranyee. Na osnovanii dannyh ucheta, provodimogo na predpriyatii, formiruet·sya nyeobhodimaya otchetnostʹ. Turist·skie predpriyatiya, kak i drugie subʺekty predprinimatelʹnits- vennoĭ dyeyatelʹnosti. s opredelennoĭ periodichnostʹyu napravlyayut v razlichnyh gosudarstvennyh orga- nov otchety o svoyeĭ dyeyatelʹnosti. K obyazatelʹnoĭ otchetnosti otnosyat sleduyushchie otchety: - Balans; - Otchet o finansovyh rezulʹtatah; - Otchet o dvizhenii denezhnyh sredstv; - Otchet o sobstvennom kapitale; - Primechaniya k otchetam. No ne vse subʺekty hozyaĭstvovaniya obyazany sostavlyatʹ i predstavlyatʹ v gosudarstvennyh organov upravleniya polnyĭ komplekt (t.ye. vse pyatʹ form) finan- sovoĭ otchetnosti. Razlichayut finansovuyu otchetnostʹ subʺektov malogo predprinima- tva i predstavitelʹstv inostrannyh subʺektov hozyaĭstvennoĭ dyeyatelʹnosti i finansovoĭ otchetnostʹ drugih subʺektov hozyaĭstvennoĭ dyeyatelʹnosti. Zakonodatelʹstvom predusmotreno, chto dlya finansovoĭ otchetnosti subʺektov malogo predprinimatelʹstva dostatochno dve formy - balans i otchet o finansovyh rezulʹtatah. Obe eti formy obʺedineny obshchim nazvaniem - "Finansovyĭ otchet subʺekta malo- go predprinimatelʹstva "i imyeyut sokrashchennuyu (po sravneniyu s analogichnymi formami dlya drugih predpriyatiĭ) kolichestvo pokazatelyeĭ. Otchetnym periodom dlya sostavleniya finansovoĭ otchetnosti yavlyaet·sya kalendarnyĭ god. Promezhutochnuyu otchetnostʹ sostavlyayut yezhekvartalʹno ili yezhemesyachno narastayushchim vo- sumkoĭ s nachala otchetnogo goda, ona dlya vseh predpriyatiĭ vklyuchaet tolʹko dve formy - balans i otchet o finansovyh rezulʹtatah. V otdelʹnyh sluchayah otchetnyĭ period mozhet bytʹ menʹshe ili bolʹshe v god. Turist·skie predpriyatiya obyazany takzhe predostavlyatʹ spetsialʹnuyu otchetnostʹ

Словарь - Открыть словарную статью

по туризму. К ней относятся:

- форма годовой статистической отчетности - № 1 - ТУР "Отчёт о деятельности туристической организации ";

- форма полугодовой и девятимесячной статистической отчётности - № 1 - ТУР (К) "Отчёт о деятельности туристической организации".

Подготовка отчётности о деятельности фирмы является трудоёмким процессом, поскольку необходимо предоставить государственным органам управления в короткие сроки объективную информацию о результатах работы и состояния дел на предприятии. Выполнение такой работы требует быстрой обработки большого количества информации, что, в свою очередь, создаёт предпосылки для применения современных информационных технологий на данном участке управленческой работы. 7. Организация обслуживания клиентов туристической фирмы

Обслуживание клиентов туристической фирмой осуществляется с целью продажи её туристических продуктов и представляет собой чрезвычайно сложный процесс и имеет решающее значение в деятельности фирмы.

Процесс продажи туристического продукта включает:

- приём клиента и установление контакта с ним;

- установление мотивации выбора турпродукта;

- предложение туров;

- оформление правоотношений и расчёт с клиентом;

- информационное обеспечение покупателя.

Обслуживание клиента не ограничивается элементами продажи. Работники турфирмы должны поддерживать общение с клиентом не только во время продажи турпродукта. Необходимо накануне путешествия по телефону напомнить туристу о предстоящей поездке. После окончания тура следует выяснить мнение туриста о путешествии, определить негативные моменты и др. Все недостатки, зависящие от турфирмы, следует устранить, а недостатки, которые не зависят от работы турфирмы, принять к сведению и учесть на будущее.

На уровень обслуживания клиентов при покупке турпродукта влияет ряд факторов:

- наличие комфортного офиса и средств для качественного обслуживания (мебель, оргтехника);

- метод продажи;

- квалификация персонала;

- внешний вид персонала;

- возможности формирования туристических услуг по желанию клиента;

- соблюдение установленных правил продажи;

- степень использования средств внутренней фирменной рекламы и информации и др.

Большое значение в процессе обслуживания имеет этика общения персонала турфирмы с клиентом.

Она предусматривает:

- приветливость и доброжелательность персонала;

- терпеливость и вежливость персонала;

- выявление уважения к посетителю;

- первоочередность обслуживания посетителя по сравнению с другими служебными обязанностями;

- привлекательность внешнего вида персонала;

- уделение максимального внимания посетителю (в присутствии посетителя не вести личных телефонных разговоров, не принимать пищу и напитки и т.д.);

- умение слушать посетителя (проявлять интерес к тому, что говорит посетитель);

- минимизацию времени ожидания посетителей, содействие тому, чтобы время ожидания не было утомительным.

В процессе продажи туристического продукта значительное место принадлежит методу продажи.

Метод продажи - это совокупность приёмов осуществления всех основных операций, связанных с непосредственной реализацией турпродукта потребителям.

За рубежом применяют синоним этого слова - "шкала продажи". Выбор метода продажи предопределяет уровень и структуру технологического процесса обслуживания клиентов и существенно влияет на численность персонала туристического предприятия, размер его площади, степень обеспеченности средствами коммуникаций и информационных технологий, величину расходов и другие показатели.

Применение методов продаж туристического продукта зависит от:

- места встречи продавца и покупателя (офис турфирмы, выставки, ярмарки и др.);

- характера контакта (личный, непрямой);

- дистанции, отделяющей продавца от покупателя;

- степени использования электронных средств обработки информации и др.

Традиционным местом продаж турпродукта является офис фирмы. От его состояния во многом зависит эффективность туристической деятельности. Чистота, аккуратность, наличие офисной мебели, оргтехники, а также квалифицированный и доброжелательный персонал - всё это в совокупности привлекает клиентов и оказывает влияние на конкурентоспособность реализуемых товаров.

Стремясь к расширению сбыта, турфирмы используют разнообразные формы контакта с потенциальными потребителями. Личный контакт сотрудников турфирмы с клиентами может осущесвляться в офисе или других местах нахождения возможных покупателей, с помощью переговоров по телефону, выступлений на радио, телевидении. При этом эффективность продаж в значительной степени зависит от квалификации и личной заинтересованности продавца и внимания к клиенту.

Косвенный контакт возможен в различных вариантах, например, путём рассылки почтовых отправлений (писем, рекламных проспектов и т.д.) потенциальным клиентам. Списки адресатов формируют на основе наиболее вероятных покупателей определенных туров.

Контакт через агентов основан на специфике туристского бизнеса.

Большинство турфирм при отправке группы туристов дают скидку агенту в виде одного бесплатного места на 10-15 человек в зависимости от тура. Можно предложить потенциальным агентам бесплатное путешествие при наборе группы туристов. Например, в роли агентов и их клиентов могут быть: учитель - ученики, руководитель - подчиненные и др.

Большое распространение в мире получила продажа услуг, в том числе туристических, с помощью глобальной электронной сети Интернет. Открыв свой сайт в Интернете, турфирма фактически получает новый офис, только электронный.

Метод электронных продаж имеет ряд преимуществ:

- неограниченный объём информации, что позволяет представить подробную информацию туристической фирмы о её проектах (иллюстрации, фото и другие наглядные материалы, прайс-листы с неограниченным количеством позиций);

- широта охвата аудитории, доступность информации всем структурам и лицам, имеющим выход в Интернет;

- круглосуточный доступ к информации;

- возможность оперативного обновления информации;

- интерактивный режим работы - потребитель сам может просмотреть перечень предлагаемых услуг и сразу направить в турфирму электронное письмо с заявкой;

- полная статистика обращений.

Важным элементом обслуживания клиента является документальное оформление взаимоотношений. При этом документы могут быть разделены на три группы:

1. Документ для заказа (заказ, лист бронирования, подтверждение бронирования).

2. Документы для клиента (договор, путёвка, ваучер, страховой полис, билет на транспорт).

3. Документы, подтверждающие личность туриста (паспорт, доверенность на детей и др.).

Перечень документов применительно к конкретному туру зависит от множества факторов: набор услуг, вид туризма, страна назначения, индивидуальный или групповой тур, наличие детей и др. и должен соответствовать нормативно-правовым документам Украина и страны (стран) пребывания.

Заявка туриста (группы туристов) на бронирование тура должна быть оформлена на специальном бланке. Заявка содержит сведения о намерении приобрести те или другие туруслуги.

Согласно Закону Украины "О туризме" реализация туристского продукта осуществляется на основании договора. По договору на туристическое обслуживание, одна сторона (туроператор, турагент) за установленную договором плату обязуется обеспечить предоставление по заказу другой стороны (туриста) комплекса туристских услуг (туристский продукт).

При оплате стоимости тура первичными учётными документами, подтверждающими приём и оприходование денежных средств в кассу туристической фирмы, могут быть:

- приходный кассовый ордер - в случае приёма наличных средств от юридических лиц;

- чек электронного кассового аппарата;

- туристическая путёвка по форме № 1-ТУР - при оприходовании средств от физических лиц.

Туристическая путёвка определяется как неотъемлемая часть договора на реализацию туристического продукта, а также как документ первичного учёта туроператора или турагента.

После полной оплаты стоимости тура (как правило, не позднее двух недель до начала поездки) клиенту выдают документы на право получения услуг:

- на перевозку (билеты);

- на размещение и питание (ваучеры).

Умение работников турфирм выбрать правильную стратегию поведения при обслуживании - одна из необходимых составляющих успеха в туристическом бизнесе.

Особенностью обслуживания в туристической фирме является то, что клиент часто приходит не один, поэтому работник фирмы должен быть готов общаться сразу с несколькими типами людей.

Переговоры являются важным этапом в процессе обслуживания, поэтому к ним следует тщательно готовиться. Чем важнее переговоры, тем более тщательной подготовки они требуют. Надо заранее продумать несколько вариантов проведения переговоров, просчитать результаты, в процессе переговоров выбрать нужный вариант и стараться его придерживаться.

Учёт психологических особенностей отдельных типов клиентов, подбор индивидуальных методов работы с ними сыграют положительную роль в процессе обслуживания и повысят эффективность всей работы туристического предприятия.