3.4. Контроль
Контроль как функция менеджмента – это система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования объекта управления принятым управленческим решениям.
Контроль – управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.
Содержание контроля как функции менеджмента заключается в своевременном обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды (рис. 3.12).
Контроль – комплексная функция, включающая функции учета, оценки, анализа.
Контроль, как было показано, является составной частью всего цикла управления. Контроль является дорогостоящей функцией. Поэтому, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Подчиненные воспринимают менеджеров, главным образом, через выполнение последними контрольной функции.
Задачи контроля:
сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция – учет);
оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (функция – оценка);
анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция – анализ);
прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.
Рис. 3.12. Принципы функции контроля
Значение контроля:
завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента (играет роль обратной связи в процессе управления);
производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.
Процесс контроля включает:
установку стандартов, выработку критериев оценки;
изменение фактических результатов;
принятие необходимых корректирующих действий.
В табл. 3.3. приводятся характеристики основных видов контроля.
Таблица 3.3.
Содержание основных видов контроля
По форме осуществления контроль может быть:
внутренним – система контроля организуется предприятием самостоятельно;
внешним – контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.д.
Эффективная система контроля характеризуется:
стратегической направленностью;
ориентацией на результаты;
соответствием контролируемому виду деятельности;
своевременностью (нужная информация нужным людям до того, как произойдет кризис) и гибкостью;
экономичностью и простотой.
3.5. Взаимосвязь и динамизм функций менеджмента
Основными функциями управления являются планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции реализуются на всех уровнях управления (высший, средний и нижний уровни) и во всех видах деятельности организации. Содержание этих функций и сложность управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом.
Функция планирования может быть определена как способ, с помощью которого руководство обеспечивает единое скоординированное направление усилий всех сотрудников на достижение общих целей организации (включая и формулирование самих целей).
Функция организации представляет вид управленческой деятельности, направленной на обеспечение нормального функционирования организации в соответствии с определенным планом достижения желаемого результата. Она обеспечивает координацию деятельности всех подразделений и сотрудников организации для достижения доставленных целей.
Функция контроля в управлении реализуется как процесс, посредством которого руководство организации удерживает ее на запланированной траектории достижения целей, получая информацию о текущих результатах деятельности и устраняя выявленные отклонения от установленных показателей.
Функция мотивации предусматривает действия, направленные на то, чтобы побудить всех сотрудников организации к результативной деятельности для достижения ее целей.
Приведенные функции управления находятся в тесной взаимосвязи: функция планирования взаимодействует с функциями организации и контроля, функция организации, в свою очередь, тесно связана с функциями планирования и контроля, а последняя (то есть функция контроля) взаимосвязана с функцией организации и функцией планирования. Функции планирования, организации и контроля тесно взаимосвязаны с функцией мотивации.
На рис 3.13. показана последовательность реализации основных функций процесса управления в организации и взаимосвязь этих функций друг с другом.
Приведенную взаимосвязь функций управления принято называть внешней. Вместе с тем существует и тесная внутренняя взаимосвязь рассматриваемых функций, проявляющаяся в том, что элементы всех этих функций являются составной частью каждой из них. Действительно: функция планирования содержит элементы функций организации, контроля и мотивации; функция организации — элементы функций планирования, контроля и мотивации; функция контроля — элементы функций планирования, организаций и мотивации; функция мотивации — элементы функций планирования, организации и контроля.
Рис. 3.13. Взаимосвязь основных функций управления
Взаимосвязь перечисленных основных функций менеджмента определяется и тем, что нельзя управлять неорганизованной системой, то есть, чем лучше организовано предприятие, тем меньше оно нуждается в управлении.
Каждая функция управления играет определенную роль в координации обособленного труда. При этом невозможно обойтись без всевозможных управленческих решений. Также в этих условиях большое значение имеет уровень развития коммуникаций для поддержания постоянного информационного обмена. Ещё Г. Гегель утверждал: «Действия являются самым ясным и выразительным раскрытием человека». Менеджмент в организации осуществляется через человека (менеджера), в первую очередь, посредством коммуникации. О таких связующих процессах в управлении как коммуникации и принятие управленческих решений более подробно будет рассказано в последующих главах данного учебного пособия.
Динамизм функций выражается в необходимости их подстройки на все возрастающие изменения во внешней среде, которые сегодня приобрели характер турбулентности. Для этого требуется освоение существующих методов и способов выполнения функций, использование нестандартных решений, творческого подхода к решению проблем.
Согласно кибернетическому принципу Эшби, который гласит: только разнообразие может уничтожить разнообразие, можно утверждать, что только применение разнообразных методов функционирования системы может сделать ее поведение предсказуемым, т. е. можно утверждать, что для поддержания интереса, чувства удовлетворенности сотрудников процессом и результатом труда, которые являются основой мотивации, при применении методов воздействия на поведение сотрудников необходимы новизна (для того, на кого направлено воздействие) с элементами приятной неожиданности. Чем большим диапазоном инструментов управления владеет менеджер, чем выше его понимание среды, тем эффективность функционирования предприятия выше.
Динамизм функций можно проиллюстрировать с помощью эволюции принципов менеджмента. Например, перенос доминанты при реализации функции мотивации с "кнута" (теория X) на "пряник", "вкус" которого меняется, в соответствии с теорией А.Маслоу, от материального вознаграждения до развития творческого потенциала личности.
В постоянном, гибком реагировании на требования рынка всех функций и заключается искусство менеджера, которое может быть реализовано только благодаря применению научных методов управления.
Выводы
Процесс менеджмента – это совокупность и непрерывная последовательность взаимосвязанный действий управленческих работников по реализации функций менеджмента, осуществляемых по определенной технологии, направленных на достижение целей социально – экономической системы.
Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могу выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности – это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.
В менеджменте можно выделить четыре основные функции: планирование, организация (организовывание), мотивация и контроль.
Планирование - это процесс принятия конкретных решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем.
Плановые решения могут касаться постановки целей и задач, выработки стратегии, распределения и перераспределения ресурсов, определения стандартов деятельности. В принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле.
В узком смысле планированием является составление специальных документов - планов, осуществляющих взаимную увязку принятых решений с целью обеспечить их оптимальное сочетание, с точки зрения максимизации конечного результата и наиболее полного использования потенциала организации и открывающихся перед ней возможностей, а также определяющих конкретные шаги в деле их реализации.
Организация – управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования.
Содержание организации как функции менеджмента состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями предприятия, определении порядка и условий функционирования предприятия/
Построение управленческой структуры организации - это важная составная часть общей функции управления - организовывания, одной из центральных задач которой является создание необходимых условий для выполнения всей системы планов организации.
Все организационные структуры делятся на два вида:
бюрократические организационные структуры;
адаптивные или органические организационные структуры.
Бюрократические (иерархические) структуры – характеризуются высокой степенью разделения труда, развитой иерархией управления, многочисленными нормами и правилами поведения.
Адаптивные (органические) структуры в отличие от бюрократических структур могут быстро реагировать на происходящие изменения.
Однако введение так называемой многомерной структуры управления организацией позволит значительно увеличить эффективность менеджмента. Введение на предприятии многомерной организационной структуры не является единственным способом повышения гибкости организации и ее чувствительности к изменениям условий, однако серьезное изучение такой позволяет "повысить гибкость" представлений людей о возможностях организаций. Именно это обстоятельство должно способствовать появлению новых, еще более совершенных организационных структур.
На структуру управления влияет значительное число факторов, к важнейшим из которых относятся: отраслевая принадлежность предприятия, масштаб и номенклатура производства, особенности применяемых технологических процессов, уровень специализации, кооперирования и комбинирования предприятия.
От степени рациональности структуры управления в значительной степени зависит уровень технико-экономических показателей производства. Правильно построенная структура управления предприятием создает предпосылки высокой оперативности управления, согласованной работы всех структурных его подразделений.
Мотивация – это деятельность, которая активизирует коллектив предприятия и каждого работающего и побуждает их эффективно трудиться для выполнения целей. Только тот руководитель добивается успеха, который признает людей главным источником развития организации.
Мотивация – это процесс, побуждающий человека к определенным действиям.
Потребность – это состояние неудовлетворенности, требующей от человека активных поисков путей удовлетворения.
Мотив – это опредмеченная потребность, т.е. то, что нужно, чтобы потребность была удовлетворена.
Стимулы выполняют роль рычагов воздействия на человека или роль носителей “раздражений”, которые вызывают действие определенных мотивов.
Стимулирование – это процесс использования различных стимулов для мотивирования людей.
Существуют различные подходы к классификации теорий мотивации.
С точки зрения классификации Х. Шольца, представляется целесообразным деление теорий мотивации — в зависимости от предмета анализа — на три главных направления:
Теории, в основе которых лежит специфическая картина работника — эти теории исходят из определенного образа работника, его потребностей и мотивов. К ним относятся такие как «XY-теория» (автор Дуглас Мак-Грегор), теория «Z» Оучи.
Содержательные теории — анализируют структуру потребностей и мотивов личности и их проявление. Это теория иерархии потребностей А. Маслоу, теория потребностей К. Альдерфера, теория двух факторов Ф.Герцберга, теория приобретенных потребностей Мак Клелланда.
Процессуальные теории — выходят за рамки отдельного индивида и изучают влияние на мотивацию различных факторов среды. К теориям этого типа относят теорию трудовой мотивации Д.Аткинсона, теорию справедливости С. Адамса, теория мотивации В.Врума, теорию Портера — Лоулера, теорию 12 факторов Ричи и Мартина.
Контроль — управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.
Процесс контроля включает:
установку стандартов, выработку критериев оценки;
изменение фактических результатов;
принятие необходимых корректирующих действий.
Итак, основными функциями управления являются планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции реализуются на всех уровнях управления (высший, средний и нижний уровни) и во всех видах деятельности организации. Содержание этих функций и сложность управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом. Взаимосвязь перечисленных основных функций менеджмента определяется и тем, что нельзя управлять неорганизованной системой, то есть, чем лучше организовано предприятие, тем меньше оно нуждается в управлении.