Название организации, команды

Контактный адрес (для ответа)

Уважаемый (ая) _________Имя Отчество_________.!

Мы, нижеподписавшиеся, занимаемся проблемой ____________________.

Хотим обратить ваше внимание на то, что…

Ответ на наше письмо просим прислать по адресу: …

Дата Подписи

3. Как сделать так, чтобы ваше письмо не затерялось в дебрях бюрократии?

Чтобы ваше письмо не затерялось в организации, как это часто бывает, запишите у секретаря входящий номер, то есть тот номер, под которым ваше письмо было зарегистрировано в организации. Помните, что на ваше письмо должны ответить.

Также можно принести ваше письмо в двух экземплярах – один останется под входящим номером в организации, на другом попросите секретаря поставить отметку – номер входящего и дату приема. В некоторых организациях бывают специальные печати для этой цели. Этот экземпляр останется у вас и будет служить доказательством, что письмо было действительно принято. Обязательно уточните сроки, в которые данная организация обычно отвечает на входящие письма. Как правильно, они установлены во всех государственных организациях (в среднем это месяц, поэтому рассчитывайте время). Если вы написали письмо в частную фирму, спросите, через какое время можно узнать о наличии ответа и что для этого нужно сделать (например, позвонить секретарю и т.п.).

Цитатка

Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.

Конституция РФ от 25.12.1993

Глава 2 «Права и свободы человека и гражданина»

статья 33

4. Вы получили отказ. Что делать дальше?

Отказы бывают по разным причинам:

1. Нет финансирования.

2. Эта не та организация.

3. Необходим приказ вышестоящей организации и другие.

В любом случае, помните, что отрицательный результат – это тоже результат. Уже тот факт, что вы получили официальный письменный ответ от организации на ваше обращение, говорит о серьезном к вам отношении и соблюдении ваших прав. Возможно, вам придется направить повторное обращение или обратиться в вышестоящую организацию и т.п. Включите отказ в ваше портфолио и продумайте ваши дальнейшие действия, в зависимости от содержания и причины отказа.

5. Вы получили положительный ответ на ваше обращение. Что делать дальше?

Ну вот, вы и дождались долгожданного положительного ответа. Если в нем содержатся какие-то данные, подумайте, как они вам могут пригодиться.

Если положительный ответ говорит о каких-то достигнутых вами договоренностях с этой организацией, еще раз проверьте, уточнили ли вы все детали (сроки, суммы и т.д.). Подумайте, нужно ли это сделать письменно (например, составить договор с этой организацией), или достаточно сделать это устно.

Если в ответе содержатся сроки выполнения чего-либо, вам следует их проконтролировать.

6. Что делать, если руководитель или представитель организации отказывается с нами встретиться, а для нашего проекта это очень важно?

Прежде всего, помните, что такой отказ может быть и вполне обоснованным (это зависит от каждой конкретной ситуации). Еще раз проверьте:

1) В ту ли организацию вы обращаетесь?

2) Действительно ли вам это так нужно?

Можно обратиться в вышестоящую организацию с просьбой прояснить ситуацию (но если на самом деле вам необоснованно отказывают в очень нужной встрече, и вы в этом уверены!). Приведите доказательства этого в письме в вышестоящую организацию.

Готовясь к встрече с представителями власти, помните о том, что рабочий день многих из них очень загружен и посвящен решению самых разнообразных вопросов; что, помимо вас, этот человек за день встречается с очень многими людьми, решает различные проблемы, принимает важные решения. Например, у вас сегодня 6 уроков в школе, тренировка по баскетболу, встреча вашей команды, да еще и уроки надо сделать вечером, и вы считаете, что ваш день сильно загружен? Для примера мы включили в Приложения к этому разделу два рабочих дня из жизни мэра Магадана. Как вы увидите, мэр очень занят и летом, и зимой. На примере этих рабочих расписаний вы также можете понять, какие вопросы состоят в ведении городских (местных, муниципальных) властей. Возможно, это поможет вам в работе над вашим проектом в вашем городе или поселке.

Будьте краткими, четко ставьте вопросы, умейте в нескольких словах объяснить, чего вы ждете и хотите от вашего «государственного» собеседника. Внимательно прочитайте рекомендации команды «ШАГ» по деловым встречам в этом разделе.