Тема 7 Первичное наблюдение в бухгалтерском учете

1 Понятие и место первичного наблюдения в бухгалтерском учете

2 Документы, их структура, назначение и классификация

3 Инвентаризация, порядок ее проведения и отражения результатов

1 Понятие и место первичного наблюдения в бухгалтерском учете

Наблюдение является важнейшим элементом метода бухгалтер­ского учета. Его цель – убедиться в том, что объекты бухгалтерско­го учета действительно изменились, и зафиксировать эти измене­ния по количеству, качеству, стоимости и т. д.

Известны два приема первичного наблюдения: документация и инвентаризация.

Документация – строго регламентированное отражение дан­ных об изменениях в составе имущества и обязательств пред­приятия под влиянием хозяйственных операций на информа­ционных носителях стандартной формы.

С помощью документации работники бухгалтерии имеют воз­можность отслеживать и контролировать хозяйственные операции прямо, непосредственно, а также опосредованно с участием дол­жностных лиц, за которыми, на основе договора, закреплена пол­ная материальная ответственность по сохранности и целевому ис­пользованию того или иного вида имущества предприятия. Эти должностные лица называются материально ответственными.

Непосредственное документальное наблюдение осуществляет­ся бухгалтером, когда он калькулирует себестоимость выпущен­ной предприятием продукции, рассчитывает прибыль, амортиза­цию основных средств, налоги и т.д. Опосредованное наблюдение бухгалтер ведет на основании документов, выписываемых мате­риально ответственными лицами при совершении хозяйственных операций.

Вся система первичного наблюдения работает по принципу: «Каждая хозяйственная операция оформляется доку­ментом, на основании которого делается вывод о том, что иму­щество или обязательства предприятия действительно измени­лись. Если документ отсутствует, значит изменений не произош­ло».

Однако такой подход к организации учета на предприятии не дает полной гарантии того, что операций действительно не было или, наоборот, они имели место. Речь идет не только о возможных ошибках в оформлении документов, но и о так называемом «недокументированном» изменении в имуществе предприятия (например, в результате хищений материальных ценностей; уменьшения их количества при хранении из-за физико-химических процессов: усушки, утруски и т.д.). Поэтому, кроме документации используют другой прием бухгалтерского учета — инвентаризацию. Инвентаризация позволяет сопоставить и отрегу­лировать учетные данные об имуществе (обязательствах) в соот­ветствии с их фактическим наличием.

2 Документы, их структура, назначение и классификация

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгал­терском учете без оформления ее соответствующими документами.

Документ (дословно «образец», «доказательство») – это письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции и праве на ее совершение, а также об объеме имущества (обязательств), состояние которых при этом изменилось.

Сфера применения документов на предприятии велика. Они ис­пользуются для управления финансово-хозяйственной деятельнос­тью: распоряжения на совершение хозяйственных операций дают­ся в форме документов (приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, командировочных удостоверений и т. д.). Для работников, исполняющих эти распоряжения (кассиров, кладов­щиков и других материально ответственных лиц), документы слу­жат основанием совершаемых ими операций. На основании доку­ментов осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств собственника и экономической целесообразностью совершаемых хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляет управленческий пер­сонал: технолог – при установлении лимитов отпуска материалов со склада в производство; экономист – при нормировании затрат труда, директор и главный бухгалтер – при подписании документа, содержащего распоряжение о совершении той или иной хозяйствен­ной операции.

Текущий контроль совершается в момент совершения хозяйствен­ной операции. Например, кладовщик при отпуске материалов в производство мастеру цеха на основании лимитно-заборной карты контролирует количество материалов, отпущенных мастеру, а мас­тер – количество материалов, отданных под его ответственность кладовщиком.

Последующий контроль осуществляется бухгалтером при приеме и обработке документов, поступивших от материально ответствен­ных лиц, а также должностными лицами в форме ревизий, ауди­торских и прочих проверок.

Классификация документов

По назначению документы делятся на: распорядительные, оп­равдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжение о выпол­нении той или иной хозяйственной операции (доверенность на получение материальных ценностей; чек на получение наличных денег с расчетного счета; приказ о предоставлении работнику от-1 пуска и т. д.). В них нет информации, подтверждающей факт совер­шения хозяйственной операции. Поэтому на основании таких документов записи в бухгалтерском учете не делаются. Однако, проверив их, бухгалтер может установить лиц, ответственных за выполнение отданного распоряжения.

Оправдательные (или исполнительные) документы составляются в момент совершения хозяйственной операции и представляют собой первый этап их учетной регистрации (товарно-транспортная накладная; приходный кассовый ордер; расходный кассовый ор­дер и т. д.).

Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалте­ром для упрощения и технической подготовки к дальнейшему от­ражению в учете операций, зафиксированных в распорядительных или оправдательных документах. Они не имеют самостоятельного значения, т.е. без распорядительных или оправдательных доку­ментов не могут служить основанием для совершения операции или подтверждением ее совершения (накопительная ведомость для группировки однородных хозяйственных операций; расчет зара­ботной платы работникам за время отпуска и т. д.).

Комбинированные документы содержат признаки и выполняют функции двух или трех типов документов, охарактеризованных ра­нее. Их применение позволяет значительно сократить количество записей, облегчить и ускорить процесс бухгалтерской обработки (авансовый отчет; расчетно-платежная ведомость и пр.).

По месту составления документы делятся на внешние и внут­ренние.

Внешние поступают на предприятие от других, связанных с ним юридических лиц (например, платежное требование или счет пос­тавщика).

Внутренние документы составляются должностными лицами са­мого предприятия по совершенным им хозяйственным операциям (платежное требование или счет к покупателю, приходные и рас­ходные кассовые ордера и т. д.).

По порядку составления документы делятся на первичные и сводные.

С помощью первичного документа впервые отражают совершив­шуюся хозяйственную операцию (приходные и расходные кассо­вые ордера, товарно-транспортные накладные, платежные требо­вания, платежные поручения и т. д.). Сводные документы составля­ют на основании нескольких ранее оформленных первичных доку­ментов с целью их группировки и обобщения (отчет кассира; отчет о движении материалов по складу; выписка банка с расчетного счет; авансовый отчет и т. д.).

По способу использования и по охвату хозяйственных операций до­кументы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы применяют для регистрации одной или нес­кольких операций, записываемых в документ одновременно (при­ходные и расходные кассовые ордера; накладные и т. д.). Накопи­тельные документы применяют для регистрации однородных опе­раций, периодически повторяющихся в течение определенного пе­риода: недели, декады, месяца. Их использование значительно сокращает количество выписываемых документов, упрощает тех­нику их обработки (лимитно-заборная карта).

По количеству отражаемых объектов (позиций) документы де­лятся на однопозиционные и многопозиционные.

Однопозиционные (или однострочные) документы отражают хо­зяйственную операцию, затронувшую один вид материальных цен­ностей, запись в них делается одной строкой. Многопозиционные (или многострочные) документы отражают хозяйственную опера­цию, затронувшую несколько видов материальных ценностей, за­пись в них делается несколькими строками (позициями).

По степени использования вычислительной техники для выписки документов они подразделяются на выписываемые от руки и с по­мощью ЭВМ.

По виду носителей информации документы делятся на бумажные, выписываемые на бумаге, и безбумажные, существующие в виде электронных таблиц, хранящиеся в памяти ЭВМ, на магнитных дисках, лентах и т.д.

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов, регламентируют Законом о бухгалтерском учете и отчетости Республики Беларусь.

Каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен так, чтобы в нем были все сведения, необ­ходимые для исчерпывающего представления о совершенной операции, а также обладать доказательной силой. Эти сведения являются составными элементами документа и называются его рек­визитами.

К числу реквизитов, обязательных для каждого вида до­кументов, относятся:

♦ наименование документа и дата его составления;

♦ наименование организации;

♦ содержание хозяйственной операции и основание ее осу­ществления;

♦ измерители операции в натуральном и денежном выражении;

♦ должности, фамилии, имя, отчество, подписи лиц, ответствен­ных за совершение операции и правильность ее оформления.

В некоторых документах указывают также адреса сторон, участво­вавших в совершении операции, а подписи лиц, ответственных за оформление документов, заверяются печатью предприятия. В зависимости от особенностей хозяйственной операции возмож­но наличие и других реквизитов.

Порядок заполнения первичных документов и сроки сдачи их в бухгалтерию регламентированы должностными инструкциями ма­териально ответственных лиц.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяют по форме и по существу. В ходе формальной проверки бухгалтер обращает вни­мание на наличие в документе всех необходимых реквизитов, на подлинность подписей лиц, участвовавших в составлении доку­мента, арифметическую проверку точности произведенных в документе расчетов, на отсутствие подчисток, помарок, не оговоренных исправлений (для некоторых видов документов, например для кас­совых, банковских, недопустимы любые исправления).

Проверка по существу предполагает установление законности и экономической целесообразности совершенной хозяйственной операции.

За достоверность содержащейся в документе информации, а также за правильность его составления несут ответственность ли­ца, подписавшие документ (кладовщик, мастер, продавец и т. д.). Документы, составленные с нарушением установленных требова­ний, не имеют юридической силы и, следовательно, не могут слу­жить основанием для записи в бухгалтерском учете. Поэтому их либо возвращают материально ответственным лицам для дооформле­ния (переоформления), либо (если в ходе проверки обнаружатся подделка реквизитов, другие злоупотребления) оставляют в бухгал­терии и немедленно сообщают руководителю предприятия для привлечения виновных к ответственности.

Следующим этапом учетного процесса является бухгалтерская обработка первичных документов. Она объединяет такие прие­мы, как:

♦ группировку документов — деление их на пачки по тем или иным признакам: объектам учета, времени совершения операций, виду операций (на поступление и на отпуск материальных ценнос­тей) и т. д.;

♦ расценку приведенных в документах трудовых или натураль­ных величин — таксировку документов (например, в документах, которыми оформлена передача материалов со склада предприятия в производственный цех, проставляют цены и умножают их на ко­личество отпущенных материалов);

♦ контировку осуществляют путем проставления на каждом до­кументе корреспондирующих счетов - бухгалтерских проводок.

Информация из обработанных первичных документов перено­сится в учетные регистры, на основании которых впоследствии составляется отчетность предприятия.

До окончания финансового года все документы находятся на текущем хранении в бухгалтерии предприятия. После составления годовой отчетности первичные документы передаются в бухгалтерский архив, где их хранят пере­плетенными, в виде книг. Выдача документов из архива производит­ся только с разрешения главного бухгалтера предприятия, изъятие документов — на основании письменного запроса судебно-следственных органов. На место изъятых документов прикладываются их копии. Для каждого вида документов законодательно установ­лены свои сроки хранения. Например, оправдательные документы и ведомости должны храниться не менее 3 лет; акты документаль­ных ревизий, проверок государственных органов, главные книги -не менее 5 лет; лицевые счета работников по заработной плате - не менее 5 лет и т. д. По истечении этих сроков наиболее важные до­кументы передаются для хранения в специальные государственные архивы; остальные — как утильсырье реализуются специальной за­готовительной организации.

Оптимизация организации учета на предприятии, наряду с про­чими, включает такие направления, как:

♦ ускорение документооборота;

♦ унификацию и стандартизацию документов;

♦ применение средств вычислительной техники для выписки и обработки документов.

Документооборот – движение каждого первичного документа от места выписки (или поступления на предприятие) через все стадии его приемки и бухгалтерской обработки до сдачи в архив.

Согласно Закону о бухгалтерском учете и отчетности, а также инструкциям архивных фондов, ответственность за организацию документооборота на предприятии возложена на главного бухгалте­ра. В соответствии с учетной политикой предприятия он разрабаты­вает график документооборота, который является обязательным к исполнению всеми подразделениями и службами. В графике указы­ваются порядок и сроки сдачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и исполнители. Нарушение графика документооборота на любом этапе неизбежно приводит к снижению качества управле­ния, текущего и последующего контроля, аналитической и планово-экономической работы.

Унификацией документов называется разра­ботка и применение единых форм для регистрации однородных хо­зяйственных операций независимо от отрасли, вида деятельности, формы собственности предприятия. Унификация форм первичных документов проводится Министерством финансов, Министерством статистики и анализа, другими министерствами и ведомствами и имеет огромное значение как для экономики республики, так и для экономики конкретного предприятия. Она позволяет снизить затра­ты на изготовление документов; упрощает их оформление; облегча­ет применение средств вычислительной техники.

Стандартизация — централизованное установление одинаковых размеров бланков од­нотипных документов. Стандартизация позволяет значительно со­кратить расход бумаги; упростить обработку и хранение документов.