5 Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами называются денежные авансы, вы­даваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйст­венные и командировочные расходы.

Полученные деньги разрешается рас­ходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. Повторная выдача сумм под отчет возможна только при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Сумма аванса, выдаваемого под отчет на командировочные расходы, определяется по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, расходов по найму жилого помещения и дру­гих расходов.

В установленные сроки подотчетные лица обязаны предста­вить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов (проездной билет, счет, кви­танции гостиниц, командировочное удостоверение с отметками о прибытии и убытии). Авансы на хозяйственные расходы выдаются на срок, уста­новленный руководителем организации:

• не более трех рабочих дней - на расходы, производимые в мес­те нахождения организации;

• не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне мес­та расположения организации;

• до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей одной базовой величины.

Список работников, имеющих право получать деньги под от­чет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководи­теля организации в начале года.

Отчеты по командировкам должны быть представлены в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки, а неизрасходованные суммы аванса возвращены в кассу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и утвер­ждаются руководителем организации.

В качестве оправдательных к авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие произве­денные работником расходы: кассовые чеки с приложенными ко­пиями товарных чеков, квитанции к приходным кассовым орде­рам, квитанции формы 20-фс и др.

Подотчетные суммы учитываются на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдача наличных денег под отчет на командировочные и хозяйственные расходы отража­ется бухгалтерской записью:

Д 71 К 50 - при выдаче наличных денежных средств из кассы организации

Д 71 К 55/7 - при получении наличных де­нежных средств подотчетным лицом с карт-счета

Израсходованные подотчетными лицами суммы списывают­ся бухгалтерскими записями:

Д 20, 26, 15 К 71 - на сум­му командировочных расходов, утвержденную руководителем ор­ганизации в зависимости от характера произведенных расходов.

Товарно-материальные ценности, приобретенные за счет сумм, полученных на хозяйственные расходы, приходуются бух­галтерской записью:

Д 08, 10, 41, 50/3 К 71 – на сумму без НДС

Д 18 К 71 – на сумму НДС

Стоимость работ (услуг), оплаченных подотчетными лицами наличными за счет сумм, выданных под отчет на хозяйственные расходы, отражается записью:

Д 20, 26, 91/2 К 71 - на сумму опла­ченных работ без НДС

Д 18 К 71

Остатки неиспользованных сумм возвращаются подотчетны­ми лицами в кассу организации, что в бухгалтерии отражается записью: Д 50, 70 К 71

Остатки неиспользованных подотчетных сумм, не возвра­щенные подотчетными лицами в установленном порядке и не удержанные из заработной платы, списываются бухгалтерской записью: Д 94 К 71

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет, в журнале-ордере № 7.

Особенности имеет учет денежных сумм, выданных под от­чет в валюте, при командировании работников за границу. При командировках за границу нормируются расходы по проезду, су­точные, а также расходы по найму жилого помещения. Расходы по проезду воздушным транспортом возмещаются по тарифу экономического класса, железнодорожным транспортом - купе, водным транспортом - по тарифу туристического класса. Нормы возмещения суточных и расходов по найму жилого помещения установлены Министерством финансов Республики Беларусь в иностранной валюте по каждой стране пребывания в отдельно­сти. Командированному работнику также возмещаются комисси­онные по обмену в банке чека или одного вида валюты на другой, за совершение операций с использованием банковской пластико­вой карты, расходы по получению виз, медицинскому страхова­нию, по оплате обязательного сбора, взимаемого с граждан в аэ­ропортах.

Выданную иностранную валюту отражают в бухгалтерском учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу На­ционального банка Республики Беларусь на момент выдачи бух­галтерской записью:

Д 71 К 50/4

По возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность под­отчетных лиц списывают в зависимости от вида расходов по кур­су на день представления отчета.