3 Ошибки в документах и регистрах, способы их исправления

При регистрации и обобщении информации в системе бухгал­терского учета иногда возникают ошибки. Они могут быть вызваны:

1) отсутствием записи данных какого-либо документа или отра­жением этого документа в учете дважды;

2) указанием неверной корреспонденции счетов;

3) неправильным отражением сумм операций на счетах;

4) неверным подсчетом итогов и т. д.

Известны следующие приемы выявления ошибок.

Повторная сверка записей в учетных регистрах с информацией в первичных до­кументах (один из самых трудоемких, но наиболее эффективных приемов). При этом каждую сумму, указанную в первичном до­кументе сверяют с записью, ранее сделанной в учетном регистре.

Сверка итогов оборотных ведомостей аналитического и синтети­ческого учета. При этом производится сравнение итогов оборо­тов и остатков по всем аналитическим счетам с данными того синтетического счета, для детализации которого они ведутся.

Сверка «на уголок» осуществляется с помощью повторной раз­носки хозяйственных операций из первичных документов в шах­матную оборотную ведомость. При этом проводка из документа переносится в учетный регистр путем однократной за­писи суммы на пересечении соответствующей строки, где указы­ваются номера дебетуемых счетов и столбца, где указываются кредитуемые счета, что позволяет избежать ошибок второго и третьего типа.

Сверка итогов по экономическому со­держанию применяется в регистрах, имеющих более сложные математические связи между показателями. Например, «сумма к выдаче на руки» по расчетно-платежной ведомости должна равняться разности между «итого начислено» и «итого удержа­но». Это равенство должно соблюдаться как по каждой строке расчетно-платежной ведомости, так и по ее общему итогу.

Встречная проверка в большинстве случаев применяется при выявлении возможных ошибок по счетам, используемым для учета расчетов. Она основывается на том, что некоторые хозяйственные операции оформляются документом, выписываемым в двух и более экземплярах. Один поступает в бухгалтерию, другие - в банк, пос­тавщикам (покупателям) и т.д. При необходимости можно сделать запрос и сравнить суммы в копии, оставшейся на предприятии с другими копиями, вне предприятия.

Запуск контрольных программ на ЭВМ применяется при полнос­тью или частично автоматизированной системе обработки учетной информации.

Обнаруженные ошибки могут быть исправлены корректурным способом, способом дополнительной или обратной проводки, «красным сторно».

Корректурный способ используется в том случае, если ошибка обнаружена в учетном регистре или в первичном документе, отно­сящемся к отчетному периоду, когда исправление ошибки не тре­бует изменения проводки. При этом неверно указанная сумма или текст зачеркиваются тонкой линией. Рядом или выше пишут вер­ный текст или сумму с указанием даты исправления и подписей лиц, ранее подписывавших этот документ или составлявших учет­ный регистр.

Дополнительная проводка применяется в тех случаях, когда пер­воначальная бухгалтерская проводка была сделана хотя и с указа­нием верных корреспондирующих счетов, но на меньшую, чем нужно, сумму. Дополнительная проводка делается в той же коррес­понденции счетов, что и корректируемая, на величину разности. Например, операция: « Получены на склад материалы от поставщи­ка на сумму 47 600р.» в бухгалтерском учете ошибочно была отра­жена на сумму 47 000 р.:

Для исправления этой записи составляется дополнительная проводка в той же корреспонденции счетов на сумму 600 р. (47 600 - 47 000):

Таким образом, по дебету счета «Материалы» отражена реаль­ная стоимость материалов по покупной цене, а по кредиту счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - полная сумма долга перед поставщиком.

Обратная проводка применяется в случаях: когда необходимо аннулировать неверно указанную ранее корреспонденцию счетов (при этом счет, стоявший в ошибочно записанной проводке по де­бету, переносится в кредит, а ранее кредитуемый, - в дебет; сумма не изменяется), или корреспонденция счетов указана верно, но на сумму большую, чем следовало (при этом ранее дебетуемый счет -кредитуется, а кредитуемый — дебетуется на величину разницы между верной и ошибочно проведенной суммой).

Например, операция: «Из основного производства оприходована на склад готовая продукция на сумму 53 000р.» в бухгалтерском уче­те была ошибочно отражена на сумму 55 000 р.:

Для исправления этой записи составляется обратная проводка на сумму 2000 р. (55 000 - 53 000):

Таким образом, корректируются остатки по счетам «Готовая продукция» и «Основное производство».

Однако область применения обратных проводок как способа исправления ошибок в учете ограничена, так как: во-первых, они, в отдельных случаях, неоправданно увеличивают обороты по сче­там, а во-вторых, искажают экономический смысл операции. Так, в приведенном выше примере экономический смысл проводки можно интерпретировать как: «готовая продукция со склада пред­приятия отпущена на нужды основного производства», что не со­ответствует действительности.

Способ «красного сторно» (или отрицательных чисел) применя­ется в тех же случаях, что и обратная проводка, но не имеет рас­смотренных выше недостатков и поэтому является более предпоч­тительным. Неверно указанная ранее бухгалтерская проводка ан­нулируется путем составления исправительной (сторнировочной) записи, в которой красными чернилами повторно записывают корреспонденцию счетов и сумму ошибочной проводки. При под­счетах суммы, записанные красными чернилами не прибавляют­ся, а вычитаются из итогов. Одновременно со сторнировочной обычными чернилами составляется правильная проводка.

Напри­мер, операция: «Получены на склад материалы от поставщика на сумму 17 000 р.» в бухгалтерском учете ошибочно была отражена проводкой:

Для исправления этой записи красными чернилами составляет­ся сторнировочная проводка:

Путем отражения ее в соответствующих учетных регистрах ан­нулируется ранее сделанная ошибочная запись, а затем обычными чернилами записывается верная проводка.

Д 10 К 60 – 17 000 р.

Аналогично способ «красного сторно» используют в тех случа­ях когда корреспонденция счетов по хозяйственной операции со­ставлена правильно, но возникает необходимость скорректировать указанную в проводках сумму в сторону уменьшения.