3 Инвентаризация, порядок ее проведения и отражения результатов

Инвентаризация – это проверка фактического наличия имущества предприятия (или его обязательств) и их соответствия учетным данным.

Инвентаризация как один из важнейших приемов бухгал­терского учета широко используется в практике управления пред­приятием.

Различают плановые и внеплановые инвентаризации, а по полноте охвата средств предприятия — полные и частичные. Перио­дичность и сроки проведения инвентаризации зависят от вида ма­териальных ценностей и устанавливаются в соответствии с действу­ющим законодательством руководителем предприятия. В начале финансового года главный бухгалтер составляет график проведе­ния инвентаризации имущества, имеющегося на предприятии. При этом учитывается информация о датах планируемого ухода в отпуск материально ответственных лиц, их стаж работы в занимае­мой должности, результаты предыдущих инвентаризаций. График проведения инвентаризации утверждается руководителем предприя­тия и хранится в сейфе главного бухгалтера, является секретной ин­формацией. Инвентаризации, проводимые в течение финансового года на основании такого графика (например, перед составлением го­дового финансового отчета; при уходе в отпуск материально от­ветственного лица и т. д.) называются плановыми.

Внеплановые инвентаризации, как правило, невозможно пред­видеть, а значит и заранее запланировать на конкретную дату. К ним относят инвентаризации, проводимые по распоряжению ру­ководителя предприятия или вышестоящих органов:

♦ при смене руководителя или главного бухгалтера предприятия;

♦ по требованию ревизора или аудитора, проводящих докумен­тальную проверку;

♦ по требованию судебно-следственных органов или других го­сударственных органов;

♦ после хищений (или поступления информации об их совер­шении);

♦ после стихийных бедствий (наводнения, пожара и т. д.).

При полной инвентаризации проверяют все без исключения виды имущества и обязательств предприятия. Ее проводят не реже одно­го раза в год, как правило, перед составлением годового финансо­вого отчета. Среднее предприятие обладает достаточно большим количеством самых разнообразных видов имущества. Проверить их фактическое наличие одновременно за несколько дней силами персонала самого предприятия невозможно. Поэтому в инструк­ции установлены следующие сроки:

♦ инвентаризация основных средств может быть начата не ра­нее 1 ноября;

♦ капитальные работы инвентаризуются не ранее 1 декабря;

♦ денежные средства в кассе — по состоянию на 1 января и так далее.

При частичной инвентаризации проверяют какой-либо один вид имущества (или обязательств) предприятия: только материалы на складе или только наличие денег в кассе и т. д.

Общий порядок проведения инвентаризации материальных ценностей предприятия состоит из следующих этапов:

1. На основании приказа руководителя предприятия создается инвентаризационная комиссия, включающая не менее 3 человек:

♦ материально ответственное лицо, за которым закреплены проверяемые ценности;

♦ работника экономической службы предприятия (бухгалтер, экономист и т. д.);

♦ работника управленческого персонала, имеющего специаль­ное образование, которое позволяет наиболее объективно оценить состояние проверяемых материальных ценностей (например: если проводят инвентаризацию товаров, в качестве члена комиссии приглашается товаровед; если основных средств — инженер (глав­ный инженер) предприятия и т. д.).

2. В бухгалтерии производится сверка данных аналитического и синтетического учета, уточнение и устранение выявленных рас­хождений по каждому наименованию ценностей, закрепленных за проверяемым материально ответственным лицом.

3. На месте проведения проверки комиссия ставит в известность о приказе на проведение инвентаризации материально ответствен­ное лицо. Если на момент проведения инвентаризации у матери­ально ответственного лица имеются первичные документы на по­ступление или отпуск материальных ценностей, которые еще не сданы в бухгалтерию, они предъявляются комиссии после состав­ления здесь же, в присутствии комиссии отчета (например, кассир составляет «Отчет кассира», кладовщик «Отчет о движении мате­риалов по складу»). Документы и отчет визируются членами ко­миссии - в левом верхнем углу каждого документа ставится дата проведения инвентаризации и подписи всех членов комиссии. После этого у материально-ответственного лица берут расписку в том, что все имеющиеся у него первичные документы сданы в бух­галтерию или предъявлены комиссии (как правило, текст распис­ки, напечатанный типографским способом, имеется на каждом стандартном бланке инвентаризационной описи).

4. Все материальные ценности, закрепленные за проверяемым материально ответственным лицом, взвешиваются, перемеривают­ся, пересчитываются в присутствии комиссии и записываются в инвентаризационную опись по наименованиям, видам, сортам, количеству. Материально ответственное лицо является членом ко­миссии, но не имеет права делать записи в инвентаризационную опись. По окончании инвентаризации в инвентаризационной опи­си подписываются постраничные и общие итоги, которые заверя­ются подписями всех членов комиссии, а материально ответствен­ное лицо дает расписку в том, что все представленные им для про­верки ценности учтены и претензий к комиссии нет (текст распис­ки, напечатанный типографским способом, находится на послед­ней странице стандартного бланка инвентаризационной описи).

5. В бухгалтерии производится проверка инвентаризационной описи. Для выведения результатов инвентаризации бухгалтер по тем позициям, где есть расхождения, заполняет сличительную ве­домость, в которой указывается фактическое наличие материаль­ных ценностей (информацию берут из инвентаризационной описи) и количество материальных ценностей, закрепленных за материально ответственным лицом согласно бухгалтерским кни­гам (записям), первичным документам. Затем по каждой позиции (строчке) бухгалтер рассчитывает отклонения. Если фактическое наличие материальных ценностей больше того, что числится в бух­галтерском учете, то речь идет об их излишках. Если фактическое наличие материальных ценностей меньше того, что числится в бух­галтерском учете, то речь идет об их недостаче.

Таблица 1 – Сличительная ведомость

Номер п/п	Наимено-вание	Ед. изм.	Цена	Фактическим		По данным БУ		Отклонение
				кол-во	сумма	кол-во	сумма	недостача		излишки
								кол-во	сумма	кол-во	сумма
1	Мука пшеничная, 1 сорт	кг	1100	200	220 000	200	220 000
2	Сахар песок, 1 с	кг	1750	150	262 500	170	297 500	20	35 000
3	Сахар рафинад	уп./ 1кг	1800	90	162 000	85	153 000			5	9 000
	Итого				644 500		670 500		35 000		9 000

У материально ответственного лица берут письменное объясне­ние всех фактов выявленных отклонений: недостачи или излишков.

6. Инвентаризационная опись, сличительная ведомость и объяс­нительная записка материально ответственного лица вместе с пред­ложениями инвентаризационной комиссии об отражении в учете вы­явленных отклонений передаются руководителю для рассмотрения и утверждения. На основании действующего законодательства и с уче­том представленных документов принимается решение об оприходо­вании излишков, о списании стоимости недостающих ценностей: на издержки хозяйственной деятельности (в пределах норм естествен­ной убыли), на виновное лицо, которое обязано возместить нанесен­ный им ущерб на убытки предприятия (если виновных лиц нет).

7. На основании утвержденной инвентаризационной описи, сличительной ведомости и решения руководителя бухгалтер делает соответствующие проводки, позволяющие скорректировать учет­ные данные и привести их в соответствие с реальным наличием ценностей. При этом все излишки материальных ценностей приходуются.

Ситуация. В результате инвентаризации выявлен излишек денег в кассе предприятия на сумму 50 000 р.

Оприходование излишка

Д 50 К 91 – 50 000

Ситуация. В результате инвентаризации выявлена недостача денег в кассе предприятия на сумму 300 000 р.

1) Выявлена недостача

Д 94 К 50 – 300 000

2) По решению руководителя недостача отнесена на виновное лицо

Д 73/2 К 94 – 300 000

3) Сумма недостачи, отнесенная на виновное лицо, погашена внесением денег в кассу

Д 50 К 73/2 – 300 000

4) Сумма недостачи, отнесенная на виновное лицо, согласно письменному заявлению удержана из заработной платы

Д 70 К 73/2 – 300 000

5) Сумма недостачи отнесена на убытки

Д 92 К 94 – 300 000