Дерево целей. Иерархия. Декомпозиция целей организации.

ДЕРЕВО ЦЕЛЕЙ (иерархия целей) - структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей экономической системы, программы, плана, в которой выделены: генеральная цель ("вершина дерева"); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней ("ветви дерева"). ГЕНЕРАЛЬНАЯ ЦЕЛЬ - главная цель экономической системы, программы, плана. (Райзберг Б.А. Современный экономический словарь. – 1999). Генеральная цель (главная цель) – цель, которую поставила перед собой организация. Причем это не просто цель, а динамика цели во времени, текущая, цели ближней перспективы, цели дальней перспективы. Это требование определяется тем, что крайне неэффективно ставить работу по достижении одной цели. А затем ставить новую цель. Для эффективной работы необходимо видеть комплекс цели во времени, стремиться к достижению ближней цели и, одновременно, готовиться к достижению последующих целей. А, поскольку главная цель – это комплекс целей распределенных во времени, то и само дерево цели комплексом деревьев, рядом деревьев распределенных во времени. Постановка главной цели – это не просто заявление типа: мы хотим достигнуть такого-то результата в такой-то срок. Цель – это, в первую очередь, достижимая, т.е. обоснованная цель. А это говорит о том, что необходимо мысленно пройти весь путь достижения поставленной цели и убедиться в ее реализуемости, при необходимости скорректировать цель, только тогда цель из предположения или просто мечты превратится в цель, которую можно поставить перед организацией и вести организацию к поставленной цели. Необходимо сформировать миссию и видение продукта организации, видение организации, способной обеспечить достижение поставленной цели, видение того, как организация осуществит достижение поставленной цели. Фактически цель окончательно формируется только после того, как будет сформулирована и мысленно апробирована стратегия достижения поставленной цели. Однако «Цели определяют, какие результаты и когда должны быть достигнуты, однако практически ничего не говорят о том, как именно будут получены планируемые результаты» (Simon H. A. On the Concept of Organizational Goal. // Administrative Science Quarterly, 1964, 9, N 1, 1-22.). Необходим переход от главной цели организации к некоторым частным целям, целям, пути достижения которых можно будет определить, провести, как говорят, декомпозицию цели, получить иерархию (дерево) целей. Любая декомпозиция осуществляет деление цели, причем, это далеко не всегда просто деление цели на составные части, а, в целом ряде случаев, - это формирование комплекса совершенно новых целей, ни одна из которых не является непосредственной компонентой главной цели. Например, целью является получение заданной прибыли. Но сама по себе прибыль, ни на какие компоненты не разделятся, она просто выражается в денежном эквиваленте, и все. Формирование этого нового комплекса, иерархии  целей, адекватных поставленной главной цели, является самым сложным и неформализуемым вопросом менеджмента. От того, как будет решен этот вопрос, зависит и вся деятельность предприятия, и достижение поставленной главной цели. Исходя из изложенного дерево целей организации содержит две основные ветви – ветви целей по созданию продукта организации, вывод которого на рынок обеспечит достижение поставленной главной цели (иерархия продуктовых целей), и ветви создания (модернизации) организации, способной выпустить данный продукт на рынок и обеспечить его продвижение (иерархии организационных целей). При этом надо понимать, что продукт должен удовлетворять не только функциональным потребностям (например, одежда – защита от окружающей среды), но всем потребностям и ожиданиям потребителя. И что в понятие «продукт» входит не только продукт сам по себе, но и весь предпродажный, продажный, и послепродажный сервис. Если главная цель – это цель организации в целом, то производные цели – это цели структурных подразделений организации. И формирование иерархии структурных подразделений по целям является стратегическим подходом к созданию структуры организации, и «стратегия определяет структуру». Проводя декомпозицию цели мы, одновременно, определяем и иерархию организации, ее организационную структуру. Дерево целей определяет и древовидную структуру организации. При этом надо быть готовым и к тому, что нам придется изменять структуру организации, ведь у нас не одно дерево целей, а целый ряд деревьев, распределенных и ограниченных во времени, - необходимо быть готовым к неизбежным структурным изменениям.

Преимущества и недостатки стратегического планирования

Основное преимущество стратегического планирования состоит в большей степени обоснованности плановых показателей, в большей вероятности реализации планируемых сценариев развития событий. Современный темп изменений в экономике является настолько большим, что стратегическое планирование представляется единственным способом формального прогнозирования будущих проблем и возможностей. Оно обеспечивает высшему руководству фирмы средства создания плана на длительный срок, дает основу для принятия решений, способствует снижению риска при принятии решений, обеспечивает интеграцию целей и задач всех структурных подразделений и исполнителей фирмы. В отечественной практике управления предприятиями стратегическое планирование применяется редко. Однако в промышленности развитых стран оно становится скорее правилом, чем исключением. Особенности стратегического планирования. • должно дополняться текущим; • стратегические планы разрабатываются на совещаниях высшего руководства фирмы ежегодно; • годовая детализация стратегического плана осуществляется одновременно с разработкой годового финансового плана (бюджета); • большинство западных компаний считает, что механизм стратегического планирования должен быть усовершенствован. Наряду с явными преимуществами стратегическое планирование имеет ряд недостатков, которые ограничивают сферу его применения, лишают его универсальности в решении любых хозяйственных задач. Недостатки и ограниченные возможности стратегического планирования: 1. Стратегическое планирование не дает и не может дать в силу своей сущности детального описания картины будущего. То, что оно может дать - качественное описание состояния, к которому должна стремиться фирма в будущем, какую позицию может и должна занимать на рынке и в бизнесе, чтобы ответить на главный вопрос - выживет или нет фирма в конкурентной борьбе. 2. Стратегическое планирование не имеет четкого алгоритма составления и реализации плана. Его описательная теория сводится к определенной философии или идеологии ведения бизнеса. Поэтому конкретный инструментарий во многом зависит от личных качеств конкретного менеджера, а в целом стратегическое планирование - симбиоз интуиции и искусства высшего менеджмента, способность менеджера вести фирму к стратегическим целям. Цели стратегического планирования обеспечиваются за счет следующих факторов: высокого профессионализма и творчества служащих; тесной связи организации с внешней средой; обновления продукции; совершенствования организации производства, труда и управления; реализации текущих планов; включения всех работников предприятия в реализацию целей и задач предприятия. 3. Процесс стратегического планирования для своего осуществления требует значительных затрат ресурсов и времени по сравнению с традиционным перспективным планированием. Это объясняется более жесткими требованиями к стратегическому плану. Он должен быть гибким, реагировать на любые изменения как внутри организации, так и во внешней среде. Численность работников, занятых стратегическим планированием, выше, чем в перспективном. 4. Негативные последствия ошибок стратегического планирования, как правило, гораздо серьезнее, чем в традиционном, перспективном. Особенно трагическими бывают последствия неверного прогноза для предприятий, осуществляющих безальтернативную хозяйственную деятельность. Высокая степень риска в перспективном планировании может быть объяснена теми областями производственно-хозяйственной деятельности, в которых принимаются решения о выпуске новой продукции; направления вложений средств; новые возможности осуществления бизнеса и т.п. 5. Стратегическое планирование должно быть дополнено механизмами реализации стратегического плана, т.е. эффект может дать не планирование, а стратегическое управление, ядром которого является стратегическое планирование. А это предполагает, в первую очередь, создание на предприятии организационной культуры, позволяющей реализовать стратегию, системы мотивации труда, гибкой организации управления и т.п. Поэтому создание подсистемы стратегического планирования на конкретном предприятии следует начинать с наведения порядка в системе управления, с повышения общей культуры управления, укрепления исполнительской дисциплины, совершенствования обработки данных и т.п. В этом отношении стратегическое планирование - не панацея от всех управленческих болезней, а всего лишь одно из средств.

MBO - Management by Objectives - Управление по целям — метод управленческой деятельности, предусматривающий предвидение возможных результатов деятельности и планирование путей их достижения, а также это систематический и организованный подход, позволяющий менеджменту фокусироваться на достижении целей и добиваться наилучшего результата с помощью доступных ресурсов.

Основоположником «Управления по целям» является Питер Друкер (нем. Peter Ferdinand Drucker (1909—2005)). Именно он превратил менеджмент — непопулярную и неуважаемую в 50-е гг. XX в. специальность в научную дисциплину. Питер Друкер также является основоположником системы оценки эффективности достижения результатов — целей через KPI. Согласно Друкеру менеджеры должны избегать «ловушек времени», когда они вовлечены в процесс решения текущих ежедневных задач, поскольку это приводит к тому, что они начинают забывать выполнять задачи, направленные на достижение результатов (целей). Современным воплощением управления по целям, является «Система KPI», которая включает в себя множество управленческих концепций, которые появились за последние 20-30 лет и дополняют классическое «Управление по целям».

KPI и мотивация персонала стали неразрывными понятиями, так как с помощью данных показателей (KPI) можно создать самую совершенную и эффективную систему мотивации и стимулирования сотрудников компании.

В зависимости от стратегии компании различают разные KPI. В основном их применяют для определения эффективности работы административно-управленческого персонала. Например, в стратегической цели «увеличить средний доход на клиента с 10$ до 15$ на 2008 год» ключевым показателем эффективности является «средний доход на клиента».

Данный метод базируется на том, что в начале периода (месяц, квартал) организации, подразделениям, отделам, сотрудникам устанавливаются четкие задачи, от которых зависит их премия.

Цели и задачи выставляются по принципу SMART: • Specific — специфичные для организации/подразделения/сотрудника; • Measurable — измеримые (определить метрики для подсчета производительности); • Achievable — достижимые, реалистичные; • Result-oriented — ориентированные на результат, не на усилия; • Time-based — устанавливать временные требования для целей.

Целей не должно быть много на каждом уровне. Оптимальным считается количество 3-5 основных целей.

Условия внедрения  MBO - Management by Objectives - Управление по целям:

Есть определенные условия для внедрения MBO - Management by Objectives - Управление по целям. Во-первых, это желание высшего руководства использовать этот метод. Во-вторых, понимание того, что результаты не появятся «сегодня-завтра». В-третьих, необходимо глубокое понимание задач и целей организации. Если это невыполнимо, то не стоит  начинать. Поддержка должна быть «сверху». Сотрудники других уровней  оценят полезность   позже, но на первом этапе они могут выступать, как противники.

Наибольший эффект достигается, когда изменениям подвергается вся организация. Организация — это единый организм, и все органы должны работать слажено. Если же планируется постепенный ввод, то лучше выделить часть с минимальной зависимостью от подразделений, работающих в старом режиме.

Ситуационные факторы

Положение стратегии изменения в стратегическом континууме зависит от четырех факторов: Степень и вид сопротивления, которое можно ожидать. При условии равенства других факторов чем больше сопротивление, тем труднее будет преодолеть его и тем в большей степени менеджеру придется «продвигаться» вправо по континууму, чтобы найти способы снижения сопротивления. Положение инициатора изменения по отношению к сопротивляющимся, особенно в том, что касается его силы (власти, полномочий). Чем меньшей силой обладает инициатор по отношению к другим, тем больше менеджеру — инициатору изменений придется продвигаться по континууму вправо. И наоборот, чем сильнее позиция инициатора, тем больше он может перемещаться влево.

Личность, обладающая соответствующей информацией для планирования и осуществления изменения. Чем сильнее инициаторы изменения предчувствуют, что им понадобятся информация и обязательства со стороны других сотрудников для планирования и осуществления изменения, тем в большей степени они должны перемещаться вправо. Получение полезной информации и обязательств от других требует времени. Факторы риска. Чем больше реальная вероятность риска для реальной организации для ее выживания (при условии, что данная ситуация не будет изменена), тем больше нужно перемещаться влево.

Организационные изменения, которые игнорируют эти факторы, неизбежно обречены на провал. Распространенной ошибкой менеджеров является то, что они движутся слишком быстро и привлекают слишком мало людей, несмотря на то, что они не располагают достаточной информацией, действительно необходимой для планирования изменения. Поскольку данные факторы оставляют менеджеру определенный выбор положения на континууме, вероятно, наиболее оптимальным является выбрать точку как можно дальше вправо. Это делается как по экономическим, так и по социальным соображениям. Навязывание изменений людям, с которым обычно связано движение в левом направлении континуума, может иметь слишком много отрицательных побочных эффектов, действующих как в течение короткого, так и длительного времени. Осуществление изменений с использованием стратегии из правой части континуума зачастую может быть очень полезным для развития организации и ее сотрудников.