2.1 Порядок ведення первинної документації в управлінні освіти і науки ода

Меморіальний ордер №1.

Одержано готівку з банку. Дт 301 Кт 311 =8 700,00.

Прибутковий касовий ордер, квитанція до прибуткового касового ордера, платіжна відомість.

Меморіальний ордер №2.

Поступило фінансування . Дт 311 Кт 701=32 249,00.

Банківська виписка, платіжне доручення, розрахункова відомість із заробітної плати.

Меморіальний ордер №5.

Нараховано всього зарплати. Дт 801 Кт 661 = 19 047,32

Дт 652 Кт 661 = 147 27,00. Табель обліку робочого часу працівника, листок непрацездатності.

Меморіальний ордер №6.

Надані послуги звязку ВАТ Укртелеком". Дт 801 Кт 631 = 630,11.

Розшифровка розмов.

Придбано канцтовари Дт. 631 Кт 221;

Дт 801 Кт 260 =240,00.

Накладна.

Меморіальний ордер №8.

Розрахунок з підзвітними особами. Дт 801 Кт362 = 501,14.

Квитки, відрядна посвідка, авансовий звіт.

Меморіальний ордер №9-13.

Списано бензин Дт 801 Кт 235 = 1 680,00.

Дорожній лист.

Списано канцелярські товари Дт. 411 Кт. 221 = 300,00.

Акт списання матеріальних цінностей.

2.2 Форми звітності управління освіти і науки ода

Бухгалтерська звітність управління складається на підставі бухгалтерських записів, підтверджених виправдальними документами. До складання балансу проводять звірку оборотів і залишків за аналітичними рахунками з оборотами та залишками синтетичного обліку, звірки розрахунків з дебіторами, кредиторами та за іншими зобов'язаннями.

Річну фінансову звітність складають на 1 січня року, наступного за звітним, квартальну - на 1 квітня, 1 липня і 1 жовтня поточного року, місячну - на перше число місяця, наступного за звітним.

Звітність складають наростаючим підсумком з початку року в гривнях.

Під час складання форм фінансової звітності застосовують коди бюджетної класифікації.

Форми фінансової звітності повинні заповнюватися за всіма передбаченими статтями (графами, рядками). За відсутності даних незаповнені статті прокреслюють або заповнюють нулями.

Додаткові статті та показники у форми фінансової звітності вносити забороняється.

Усі форми фінансової звітності та пояснювальні записки підписують керівники установ та організацій і головні бухгалтери.

Розпорядники бюджетних коштів форми фінансової звітності складають і на паперових, і на електронних носіях інформації.

Форми фінансової звітності на паперових носіях подають у зброшурованому вигляді зі змістом і супроводжувальним листом.

Форми фінансових звітів подають на електронних носіях у вигляді транспортних файлів звітних даних згідно з вимогами автоматизованої системи Державного казначейства України.

Залежно від періодичності надання звітність бюджетних установ та організацій поділяється на:

— місячну;

— квартальну;

— річну.

Відповідно до використання коштів бюджетні установи й організації складають форми звітності за бюджетними та спеціальними коштами.

До складу річної фінансової звітності входять такі форми:

— Баланс (форма № 1) із довідками про операції, проведені на субрахунках рахунку 70 «Доходи загального фонду» та субрахунку 681 «Внутрішні розрахунки за загальним фондом» та рахунку 71 «Доходи спеціального фонду» (у частині інших надходжень);

— Звіт про виконання загального фонду кошторису установи (форми № 2д та № 2м);

— Звіт про використання коштів загального фонду бюджету з міжнародної діяльності України (форма № 2-валюта);

— Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами (форми № 4-Ід та № 4-1 м);

— Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ (форми № 4-2д та № 4-2м);

— Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (форми № 4-Зд та № 4-Зм);

— Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій) (форми № 4-3д.1 та № 4- Зм.1);

— Звіт про рух необоротних активів (форма № 5);

— Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування (форма № 6);

— Звіт про заборгованість бюджетних установ (форми № 7д та № 7м);

— Звіт про заборгованість бюджетних установ за окремими програмами (форми № 7д. 1 та № 7м. 1);

— Звіт про фінансові зобов'язання бюджетних установ (форми № 8д та №

8м);

—Звіт про результати фінансової діяльності (форма № 9);

— Звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів і матеріальних цінностей у бюджетних установах (форма № 15).

До складу квартальної фінансової звітності входять такі форми:

— Баланс (форма № 1);

— Звіт про виконання загального фонду кошторису установи (форми № 2кд та № 2км);

— Звіт про використання коштів загального фонду бюджету з міжнародної діяльності України (форма № 2-валюта);

— Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як гілата за послуги, що надаються бюджетними установами (форми № 4-1кд та № 4-1км);

— Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ (форми № 4-2кд та № 4-2км);

— Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (форми № 4-3кд та № 4-3км);

— Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій) (форми № 4-Зкд.І та № 4- Зкм.1);

— Звіт про заборгованість бюджетних установ (форми № 7кд та № 7км);

— Звіт про заборгованість бюджетних установ за окремими програмами (форми № 7кд. 1 та № 7км. 1);

— Звіт про фінансові зобов'язання бюджетних установ (форми № 8кд та №

8км).

До складу річної та квартальної фінансової звітності входить пояснювальна записка.

У пояснювальній записці зазначають:

— короткий опис діяльності бюджетної установи;

— рух грошових коштів за звітний рік;

— основні чинники, що вплинули на виконання кошторису, дані про заборгованість за заробітною платою та іншими соціальними виплатами;

— зміни у фінансовому стані установи за звітний період;

— стан дебіторської та кредиторської заборгованості установи на звітну дату, причини проведення попередньої оплати та отримання товарів, робіт, послуг без здійснення платежів за них;

— суми списання впродовж звітного року дебіторської заборгованості, термін позовної давності якої минув;

— суми списаної впродовж звітного року кредиторської заборгованості та суми, які підлягають списанню;

— заборгованість з виплат допомоги і компенсацій громадянам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;

— анульовані та відновлені протоколи взаємозаліків і скасовані та відновлені векселі минулих періодів (головні розпорядники у зведених фінансових звітах таку інформацію подають у вигляді таблиць довільної форми, де зазначають дату і номер протоколу (векселя), загальну суму, підприємство-учасника, в рахунок якої заборгованості проведено);

— суму коштів спеціального фонду, спрямовану на погашення заборгованості із соціальних виплат загального фонду або на інші потреби;

— реструктуризовану заборгованість бюджетної установи та підстави для

неї;

— надходження гуманітарної допомоги та її використання;

— у разі сплати до бюджету штрафів, накладених на бюджетну установу відповідними органами, - суму виплати, підставу, винних осіб;

— надходження благодійних внесків, грантів, дарунків та інвестицій у національній та іноземній валюті, підстави та мету їх отримання, номер розпорядчого документа, назву юридичної особи;

— стан отримання та погашення позики, за рахунок коштів міжнародних фінансових організацій;

— розшифрування поточних рахунків, що перебувають в установах банків, підстави для наявності таких рахунків із зазначенням залишків на цих рахунках і виду коштів (для бюджетних установ, переведених на казначейське обслуговування);

— інформацію про рух коштів на рахунках відділень АКБ «Україна» за коштами державного бюджету (якщо такі операції проводилися);

— інформацію про стан депозитних операцій установ, де необхідно відобразити депозитні операції, які проводить бюджетна установа (залишки на рахунках), і вказати нормативно-правовий акт, на підставі якого проводяться ці операції;

— інформацію про скорочення нормативів на утримання установи;

—розшифрування внутрішніх розрахунків за операціями з централізованого постачання матеріальних цінностей.

Крім того, у пояснювальній записці до річного фінансового звіту обов'язково має бути викладено роз'яснення про розбіжності між плановими бюджетними асигнуваннями та фактичним надходженням коштів, між даними різних форм звітності, а також між показниками звітності на кінець і на початок року (якщо такі розбіжності є).

До складу місячної фінансової звітності входять такі форми:

• Звіт про виконання загального фонду кошторису установи (форми № 2мд та № 2мм);

• Звіт про використання коштів загального фонду бюджету з міжнародної діяльності України (форма № 2-валюта);

• Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами (форми № 4-1мд та № 4-1мм);

• Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ (форми № 4-2мд та № 4- 2мм);

• Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (форми № 4-Змд та № 4-Змм);

• Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій) (форми № 4-Змд. 1 та № 4- Змм.1);

• Звіт про заборгованість бюджетних установ (форми № 7мд та № 7мм);

• Звіт про заборгованість бюджетних установ за окремими програмами (форми № 7мд. 1 та № 7мм. 1);

• Звіт про фінансові зобов'язання бюджетних установ (форми № 8мд та № 8мм).

Правильність складання річних фінансових звітів визначається шляхом перевірки та порівняння окремих показників у відповідних формах фінансових звітів.

Головні розпорядники коштів державного та/або місцевих бюджетів можуть встановлювати для підвідомчих установ додаткові довідки до пояснювальної записки та отримувати від них додаткову інформацію.

За казначейської форми виконання кошторисів річні фінансові звіти перевіряються на відповідність даних обліку в органі Державного казначейства України та візуються відповідним органом Державного казначейства (у якому відкрито реєстраційні рахунки установи) з проставленням підпису, печатки або штампа.

Віза органу Державного казначейства України підтверджує відповідність даних обліку в органі Державного казначейства або відповідність окремих форм фінансової звітності між собою відповідно до довідки про перерахування коштів на виконання програм за звітний рік і факт приймання звітів від бюджетних установ (якщо таких даних в обліку органу Державного казначейства немає).

Зведені річні фінансові звіти бюджетних установ, що мають підвідомчі установи, до подання головному розпоряднику бюджетних коштів повинні бути перевірені та завізовані відповідними обласними органами Державного казначейства України (за винятком установ Міністерства оборони України, які мають специфіку обслуговування).

Для складання зведених звітів установи вищого рівня приймають від підвідомчих бюджетних установ, що перейшли на казначейське обслуговування кошторисів, лише звіти, завізовані органами Державного казначейства України. У завізовані звіти зміни можна вносити лише за погодженням з органом Державного казначейства, що ці звіти завізував.

Зведена річна фінансова звітність обласних державних адміністрацій до подання Державному казначейству України повинна бути перевірена та завізована відповідним обласним управлінням Державного казначейства (з проставленням підпису, печатки або штампа). Обласні державні адміністрації складають і подають звіти про всі отримані кошти з державного бюджету на потреби області.

Зведена річна фінансова звітність центральних органів виконавчої влади та інших головних розпорядників бюджетних коштів, установи та організації яких повністю переведено на казначейське виконання кошторисів, повинна дорівнювати аналогічним зведеним звітним даним органів Державного казначейства України за кодами відомчої класифікації видатків цих головних розпорядників бюджетних коштів.

«Звіт про виконання загального фонду кошторису установи» (форми № 2д, № 2м, № 2кд, № 2км, № 2мд та № 2мм) складається розпорядниками й одержувачами коштів державного та місцевих бюджетів на підставі даних про одержані та використані асигнування із загального фонду бюджету згідно з кошторисом і планом асигнувань. Звіт складається за кожною програмою, за кожним кодом тимчасової класифікації видатків місцевих бюджетів та у розрізі кодів економічної класифікації видатків. Крім того, складається зведений звіт про виконання загального фонду кошторису установи за всіма кодами програмної класифікації видатків державного бюджету та за всіма кодами тимчасової класифікації видатків місцевих бюджетів.

Заповнення окремих граф звітів про виконання загального фонду кошторису установи здійснюється за таким порядком.

У графі «Затверджено кошторисом на рік» проставляють затверджену в кошторисі річну суму планового асигнування загального фонду з урахуванням внесених упродовж року змін до кошторису.

У графі «План асигнувань на звітний період» проставляють план асигнувань із загального фонду бюджету за звітний період накопичувальним підсумком з початку року, а в річному фінансовому звіті не заповнюють.

У графі «Ліміти асигнувань звітного періоду» зазначають планові показники з урахуванням скорочення асигнувань загального фонду, якщо таке рішення буде ухвалено відповідно до чинного законодавства України, а у річному звіті не заповнюється.

У графі «Залишок на початок року» - залишку не повинно бути. У виняткових випадках відображають залишок коштів на реєстраційному (поточному) рахунку на початок звітного року в розрізі кодів економічної класифікації видатків. Загальна сума в рядку повинна відповідати залишку за випискою з реєстраційного (поточного) рахунку на початок року.

У графі «Надійшло коштів за звітний період» відображають суму коштів загального фонду бюджету в розрізі кодів економічної класифікації видатків, яка фактично надійшла на ім'я установи, зменшену на суму залишків коштів на реєстраційних (поточних) рахунках, не використаних і повернених до бюджету.

У графі «Касові видатки» відображають суму касових видатків загального фонду бюджету в розрізі кодів економічної класифікації, тобто видатків, проведених шляхом перерахування коштів з реєстраційних (поточних) рахунків установи, відкритих в органах Державного казначейства України (установах банків) за всіма операціями. Видатки зменшують на суми, що надійшли на реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення касових видатків, які було проведено звітного року.

У графі «Фактичні видатки» зазначають суму фактичних видатків, тобто дійсних витрат, оформлених і підтверджених відповідними документами, у тому числі видатків за несплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою і невиплаченою заробітною платою, за стипендіями тощо, мінус суми, що надійшли на відновлення видатків звітного року.

Суми коштів у графі «Фактичні видатки» можуть перевищувати суми у графі «Касові видатки» на суми витрачених матеріалів, медикаментів, продуктів харчування, тощо, придбаних упродовж минулих років.

Одержувачі бюджетних коштів (підприємства і госпрозрахункові організації, громадські та інші організації, які одержують кошти з бюджету як фінансову підтримку або на виконання загальнодержавних програм) у звіті про виконання загального фонду кошторису установи» (форми № 2д, № 2м, № 2кд, № 2км, № 2мд і № 2мм) у графі «Фактичні видатки» проставляють суму фактичних видатків на звітну дату, але не більшу, ніж затверджено в кошторисі на звітний рік.

У графі «Залишок на кінець звітного періоду» записують залишок коштів на кінець звітного періоду в розрізі кодів економічної класифікації видатків, а у річному звіті залишку не повинно бути.

Про надходження і використання коштів спеціального фонду бюджетні установи, які одержують кошти державного бюджету в розрізі кодів програмної класифікації видатків і бюджетні установи, які одержують кошти місцевих бюджетів у розрізі кодів тимчасової класифікації видатків місцевих бюджетів складають:

— «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами» (форми №4-Ід, № 4-Ім, № 4- 1 кд, № 4-1 км, № 4-1 мд і № 4-1 мм);

— «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ» (форми № 4-2д, № 4-2м, № 4- 2кд, № 4-2км, № 4-2мд і № 4-2мм);

— «Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду» (форми № 4-Зд, № 4-Зм, № 4-Зкд, № 4-Зкм, № 4-Змд і № 4-Змм);

— «Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду (позики міжнародних фінансових організацій)» (форми № 4-Зд.І, № 4-Зм.І, № 4-Зкд. 1, № 4-Зкм. 1, № 4-Змд. 1 і № 4-Змм. 1).

«Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами» (форми № 4-1д, № 4-1м, № 4-1 кд, № 4-1км, № 4-1мд і № 4-1мм) складають установи, що одержують плату за послуги, які надаються бюджетними установами відповідно до чинного законодавства України. Вони мають постійний характер та обов'язково плануються у кошторисі. До форми «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами» вносять плату за послуги, надання яких пов'язане з виконанням основних функцій і завдань бюджетної установи; кошти, одержані бюджетними установами від господарської та/або виробничої діяльності; плату за оренду майна бюджетних установ; кошти, одержані бюджетними установами від реалізації майна.

Ці кошти використовують за цільовим призначенням згідно з кошторисом.

«Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ» (форми № 4-2д, № 4-2м, № 4-2кд, № 4-2км, № 4-2мд і № 4-2мм) складають установи, що одержують гранти та дарунки, благодійні внески, а також кошти на виконання окремих доручень. Сюди також входять інвестиції, які згідно з чинним законодавством України одержують бюджетні установи, зокрема на будівництво житла. Ці кошти не мають постійного характеру та плануються лише у випадках, попередньо обумовлених рішеннями Кабінету Міністрів України, або за вже укладеними угодами, або за календарними планами проведення централізованих заходів.

«Звіт про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду» (форми № 4-Зд, № 4-Зм, № 4-Зкд, № 4-Зкм, № 4-Змд і № 4-Змм) складають установи, які за розподілами головних розпорядників коштів одержують кошти, що належать до інших надходжень спеціального фонду бюджету.

Заповнення окремих граф звітів про надходження та використання коштів, одержаних як плата за послуги, що надаються бюджетними установами, звітів про надходження та використання коштів, одержаних за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ, і звітів про надходження та використання інших надходжень спеціального фонду здійснюється за таким порядком.

У графі «Затверджено кошторисом на рік» відображають річну суму планового асигнування за відповідним джерелом надходжень спеціального фонду згідно зі Зведенням показників спеціального фонду кошторису на рік. Якщо впродовж звітного року до кошторису було внесено зміни, то в графі «Затверджено кошторисом на рік» проставляється сума з урахуванням внесених змін (зокрема за надходженнями в натуральному виразі).

У графах «Залишок на початок року» та «Залишок на кінець звітного періоду» «Звіту про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами», «Звіту про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ» зазначають загальні суми залишків (грошові кошти на поточних або спеціальних реєстраційних рахунках) без розподілу за кодами економічної класифікації видатків. Залишки повинні відповідати даним витягів зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків органів Державного казначейства України (установ банків) на відповідні дати.

У графах «Залишок на початок року» та «Залишок на кінець звітного періоду» «Звіту про надходження і використання інших надходжень спеціального фонду» залишки грошових коштів проставляють з розподілом за кодами економічної класифікації видатків. Загальна сума повинна відповідати залишкам за даними витягів зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків, відкритих в органах Державного казначейства України (установах банків) на відповідні дати.

У графі «Перераховано залишок» відображають суму коштів відповідного джерела надходжень спеціального фонду минулого звітного року, яка відповідно до чинного законодавства України перерахована у звітному році і не є касовими видатками, а також не може бути віднесена на зменшення надходжень поточного року (перерахована до бюджету; повернена установі, що надала ці кошти, тощо).

У графі «Нараховано доходів» відображають суму доходу, нарахованого за окремими видами діяльності установи.

Графу «Нараховано доходів» уведено лише у формах «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами».

У графі «Надійшло коштів» відображають суму за відповідним джерелом надходжень спеціального фонду, що надійшла на спеціальний реєстраційний (поточний) рахунок бюджетної установи у звітному році мінус суми коштів, повернені фізичним і юридичним особам та/або перераховані підвідомчій установі чи установі вищого рівня.

У графі «Касові видатки - усього» відображають суму касових видатків спеціального фонду бюджету за відповідним джерелом надходжень у розрізі кодів економічної класифікації, тобто видатків, проведених шляхом перерахування коштів зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків, відкритих в органах Державного казначейства України (установах банків). У формах «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами» та «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень бюджетних установ» у цій графі також відображають суми, проведені за операціями в натуральній формі та іноземній валюті. Видатки зменшують на суми, що надійшли на спеціальні реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення касових видатків, проведених поточного року.

У графі «Касові видатки - у т.ч. направлено на погашення заборгованості загального фонду» форми «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами» відображають суму касових видатків спеціального фонду бюджету, яку було спрямовано на погашення заборгованості загального фонду бюджету.

У графі «Фактичні видатки - усього» відображають фактичні видатки бюджетної установи за звітний рік у розрізі кодів економічної класифікації видатків. Тобто дійсні витрати, оформлені та підтверджені відповідними документами, зокрема видатки за несплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою і невиплаченою заробітною платою, стипендіями тощо.

Фактичні видатки зменшують на суми, що надійшли на спеціальні реєстраційні (поточні) рахунки на відновлення касових видатків, якщо їх віднесено на фактичні видатки звітного періоду.

У графі «Фактичні видатки - у т.ч. проведені за видатками загального фонду» форми «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами» відображають суму фактичних видатків спеціального фонду, спрямованих на погашення заборгованості за зобов'язаннями загального фонду бюджету.

На суму коштів, які були перераховані зі спеціального фонду бюджету минулого року і повертаються у спеціальний фонд відповідного бюджету на відповідний спеціальний реєстраційний рахунок, вносять зміни до кошторисів. Зміни вносять у разі необхідності збільшення видатків спеціального фонду бюджету внаслідок перевищення надходжень до цього фонду з урахуванням залишків бюджетних коштів на початок поточного бюджетного періоду, не використаних у попередньому бюджетному періоді порівняно з надходженнями, врахованими в бюджеті на відповідний рік.

У графі «Залишок на кінець звітного періоду» зазначають залишки грошових коштів.

Під час перерахування коштів спеціального фонду (крім залишків коштів на початок року) установою нижчого рівня установі вищого рівня або навпаки ці кошти установа, що перераховує їх, відображає як зменшення доходів у звіті форми залежно від джерела утворення коштів спеціального фонду.

Установою-одержувачем коштів вони відображаються як надходження доходів і використання згідно з кошторисом за формою залежно від джерела утворення коштів спеціального фонду.

Кожна бюджетна установа складає та подає у складі річного фінансового звіту тільки ті звіти за формами про кошти спеціального фонду за відповідними джерелами надходжень, які має установа.

Коротка порівняльна характеристика в Управлінні освіти і науки обласної державної адміністрації на прикладі фінансових звітів:

Звіт про виконання загального фонду кошторису установи (форми № 2кд та № 2км);

Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами (форми № 4-1 кд та № 4-1км).

РОЗДІЛ 3. Аналіз діяльності управління освіти і науки Івано-Франківської ОДА

3.1 Мережа навчальних закладів, підпорядкованих управлінню освіти і науки Івано-Франківської ОДА

3.2 Аналіз основних напрямків діяльності управління освіти і науки Івано-Франківської ОДА

РОЗДІЛ 4. Аналіз фінансування освіти і науки в області

4.1 Методи планування видатків на освіту і науку

4.2 Порядок та методологія розробки програм розвитку освіти і науки

4.3 Аналіз динаміки фінансового забезпечення розвитку освіти і науки в області

4.4 Характеристика державних закупівель в управлінні освіти і науки Івано-Франківської ОДА

4.5 Оцінка ефективності використання фінансових ресурсів закладами освіти і науки регіону

РОЗДІЛ 5. Державний фінансовий контроль за діяльністю управління освіти і науки ОДА

5.1 Особливості проведення державного фінансового контролю в управлінні освіти і науки ОДА

Як суб'єкт господарювання управління згідно з чинним законодавством піддається чотирьом видам фінансового контролю: державному, муніципальному, господарському і громадському. У першому випадку суб'єктами ініціювання та здійснення фінансового контролю та основними користувачами його даних є суб'єкти державного регулювання економіки (в особі глави держави, парламенту, уряду, інших органів державної влади), у другому - органи місцевого самоврядування, в третьому - керівні органи установи та вищі організації (як органи відомчого управління), в четвертому - об'єднання громадян.

Суб'єктами державного фінансового контролю є юридичні особи, які від імені держави, відповідно до врегульованих правових норм, здійснюють моніторинг та інші форми контролю за діяльністю бюджетної установи в частині дотримання нею встановлених обмежувальних параметрів щодо обігу фінансових ресурсів.

Суб'єктами муніципального фінансового контролю є тимчасові контрольні комісії, рішення про створення та порядок роботи яких ухвалюють органи місцевого самоврядування відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні». Депутати, які входять до складу тимчасової контрольної комісії, та залучені комісією для участі в її роботі спеціалісти, експерти, інші особи мають право на проведення контрольних заходів у бюджетній установі з конкретно визначених органом місцевого самоврядування питань, що стосуються забезпечення дотримання законності, фінансової дисципліни та ефективності, раціональності та економності в ході формування, володіння, використання та відчуження об'єктів права комунальної власності, а також повноти і своєчасності виконання зобов'язань перед місцевими бюджетами.

Господарський фінансовий контроль здійснюється через утворені керівним органом (керівником) установи чи вищою організацією фінансово-економічні служби в межах визначених органом управління повноважень та/або шляхом залучення аудиторських фірм (аудиторів), які мають право на проведення аудиторської діяльності відповідно до законодавства. Об'єктами господарського фінансового контролю є операції з фінансовими і матеріальними ресурсами та іншими активами, що перебувають в управлінні або повному господарському віданні установи, а також з її зобов'язаннями.

Отже, державний фінансовий контроль є складником фінансового контролю. Останній залежно від часу його здійснення поділяють на такі види:

1) попередній - той, що передує ухваленню управлінського рішення (проведення контрольних заходів передує здійсненню операцій з фінансовими ресурсами; цей контроль спрямований передусім на запобігання незаконним і неефективним витратам, втратам фінансових ресурсів, а також на недопущення порушення законодавства в ухваленні управлінського рішення);

2) поточний - здійснюється на стадії виконання управлінського рішення (контрольні заходи проводять безпосередньо під час здійснення операції з фінансовими ресурсами, що дає можливість виявляти й оперативно усувати порушення, мінімізуючи тим самим його наслідки);

3) наступний - здійснюється після закінчення терміну виконання управлінського рішення (контрольні заходи проводять по закінченні операцій з фінансовими ресурсами з метою встановлення рівня дотримання норм законодавства, а також виявлення прорахунків попереднього та поточного контролю).

За ознаками ініціювання та здійснення такого контролю виділяють дві групи суб'єктів державного регулювання економіки: ті, що здійснюють загальний, і ті, що здійснюють спеціалізований державний фінансовий контроль.

До суб'єктів контролю першої групи належать ті органи державної влади, які є і ініціаторами, і виконавцями контролю, до того ж не тільки в галузі фінансів. Здійснення специфічних контрольних повноважень ними делегується підпорядкованим їм спеціалізованим структурам. Наприклад, функції здійснення постійного контролю за використанням коштів державного бюджету парламент України делегував Рахунковій палаті. Уряд і Міністерство фінансів, своєю чергою, делегували функції здійснення поточного контролю за видатками державного та місцевого бюджетів Державному казначейству, а наступного - державній контрольно-ревізійній службі. Функції фіскального контролю за діяльністю платників податків главою держави покладено на державну податкову службу.

Передусім до суб'єктів, що здійснюють загальний державний фінансовий контроль, належать Верховна Рада України, Кабінет Міністрів, Національний банк, Міністерство фінансів, Фонд державного майна.

У цілому суб'єкти контролю, яким нормативно-правовими актами, ухваленими переважно суб'єктами контролю першої групи, делеговано функції здійснення постійного контролю у галузі фінансів, належать до суб'єктів контролю другої групи. Відмінність цих суб'єктів полягає в тому, що за результатами їхньої роботи управлінські рішення переважно ухвалюють суб'єкти контролю першої групи (тобто органи представницької та виконавчої влади).

Важливе місце у системі державного фінансового контролю посідає Міністерство фінансів України, яке є центральним спеціалізованим органом виконавчої влади з управління фінансами.

Контрольна функція Міністерства фінансів щодо бюджетної установи випливає з того, що згідно з новим (від 1999 року) Положенням про Міністерство фінансів України, одним з основних завдань Мінфіну визначено забезпечення ефективного використання бюджетних коштів і здійснення в межах своєї компетенції державного фінансового контролю.

Відповідно до поставлених цим документом завдань Мінфін:

- здійснює в межах своїх повноважень контроль за цільовим використанням коштів державного та місцевих бюджетів, бере участь у здійсненні контролю за дотриманням інтересів держави в управлінні державними корпоративними правами відповідно до законодавства;

- проводить у міністерствах, інших центральних і місцевих органах виконавчої влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, в установах банків та інших фінансово-кредитних установах усіх форм власності перевірки фінансово-бухгалтерських документів, звітів, планів, кошторисів та інших документів щодо зарахування, перерахування і використання бюджетних коштів, а також отримує пояснення, довідки та відомості з питань, що виникають під час перевірки;

- проводить в установленому порядку перевірку щодо операцій з дорогоцінними металами та дорогоцінним камінням.

До основних суб'єктів державного фінансового контролю у бюджетній установі належить також Державне казначейство України.

Одним із завдань Державного казначейства визначено здійснення контролю в процесі виконання державного бюджету (а віднедавна і місцевих бюджетів), за надходженням і використанням коштів державних цільових фондів.

Головною інституцією з контролю за збереженням в управлінню матеріальних цінностей і раціональним використанням нею фінансових ресурсів є державна контрольно-ревізійна служба.

Повноваження органів цієї служби на здійснення фінансового контролю у управлінні випливають зі статті 2 Закону «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні», де визначено, що її головним завданням є здійснення державного контролю за витрачанням коштів і матеріальних цінностей, їх збереженням, станом і достовірністю бухгалтерського обліку та звітності в міністерствах, державних комітетах, державних фондах, бюджетних установах, а також на підприємствах і в організаціях, які отримують кошти з бюджетів усіх рівнів і державних валютних фондів; розроблення пропозицій щодо усунення виявлених вад і порушень і запобігання їм у подальшому.

Органи державної податкової служби здійснюють в управлінні контроль за додержанням законодавства щодо обчислення і сплати податків та інших обов'язкових платежів.

Контроль за дотриманням у управлінні митного законодавства забезпечує Державна митна служба України, органи якої, зокрема, перевіряють правильність декларування товарів, що перетинають митний кордон України, нарахування, повноту і своєчасність внесення з них податків (ПДВ, акцизного збору і мита) та інших платежів, дотримання встановленого порядку переміщення через митний кордон України валютних цінностей.

Дотичні до державного фінансового контролю і Фонд державного майна України, і Державна комісія з цінних паперів і фондового ринку.

У частині здійснення державного фінансового контролю за діяльністю бюджетної установи завданнями ФДМУ є нагляд за додержанням законодавства під час оренди та відчуження державного майна.

Державна комісія з цінних паперів та фондового ринку здійснює контроль за випуском та обігом цінних паперів, за винятком приватизаційних, і діяльністю Національної депозитарної системи.

Повноваження Державної інспекції України з контролю за цінами в частині державного фінансового контролю у управлінні випливають з таких завдань Інспекції: здійснення державного контролю за дотриманням встановленого порядку затвердження й застосування цін і тарифів у міністерствах і відомствах, державних, кооперативних і громадських підприємствах, організаціях та установах; перевірка обґрунтованості затверджених міністерствами та відомствами України, об'єднаннями, підприємствами та організаціями в межах їхньої компетенції, незалежно від форм власності й господарювання, цін і тарифів, стану організації та ефективності роботи відомчого контролю за цінами.

Контрольно-ревізійні підрозділи міністерств і відомств функціонують на підставі Порядку здійснення міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади внутрішнього фінансового контролю, затвердженого їх головним завданням є здійснення відомчого контролю за використанням фінансових і матеріальних ресурсів підприємствами, установами та організаціями, що входять до сфери управління відповідного центрального органу виконавчої влади та управління.

Безперечне право здійснювати державний фінансовий контроль у управлінні має і Рахункова палата, яка як конституційний орган парламентського контролю проводить ревізії та перевірки за витрачанням коштів Державного бюджету України і державних позабюджетних фондів в апараті Верховної Ради України, органах виконавчої влади, Національному банку України, Фонді державного майна, інших підзвітних Верховній Раді України органах, а також на підприємствах і в організаціях незалежно від форми власності. До її функцій віднесено також здійснення контролю за законністю та своєчасністю руху бюджетних коштів в уповноважених банках і кредитних установах України.

Основними завданнями Державного департаменту фінансового моніторингу, який здійснює обов'язковий фінансовий контроль за всіма фінансовими операціями, визначеними законом як чималі або сумнівні, визначено збір, опрацювання та аналіз інформації про такі операції. Для цього його наділено правом отримувати від органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій інформацію, необхідну для виконання покладених на нього завдань.

Функціями державного фінансового контролю наділено також Державну комісію з регулювання ринків фінансових послуг України.

Так, згідно із Законом України «Про фінансові послуги та державне регулювання ринків фінансових послуг» цей орган має повноваження на розробку і затвердження нормативно-правових актів, обов'язкових до виконання центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, учасниками ринків фінансових послуг, їх об'єднаннями, та контроль за їх виконанням, а також контроль за достовірністю інформації, яку надають учасниками ринку фінансових послуг і проведення моніторингу руху капіталу в Україну та за її межі через ринки фінансових послуг. Для забезпечення своїх функцій Комісія має право інспектувати фінансові установи, до яких зокрема належать банки, кредитні спілки, ломбарди, лізингові компанії, довірчі товариства, страхові компанії, інвестиційні фонди тощо.

Право на здійснення державного фінансового контролю мають і підрозділи державних цільових і позабюджетних фондів.

Державний фінансовий контроль за діяльністю бюджетної установи - це система заходів, які здійснюються органами державної влади і спрямовані на забезпечення законності дій посадових осіб бюджетної установи щодо використання бюджетних коштів, державного та комунального майна.

Завданнями державного фінансового контролю в бюджетній установі є:

— запобігання ухваленню рішень, які можуть призвести до бюджетних правопорушень;

— запобігання правопорушенням;

—виявлення бюджетних правопорушень, вжиття заходів для їх припинення, накладення стягнень і застосування заходів до порушників бюджетного законодавства.

Фінансовий контроль, який зокрема здійснюють і органи державної контрольно-ревізійної служби, спрямований на:

— забезпечення виконання бюджетних програм;

— забезпечення використання бюджетних коштів на цілі, визначені бюджетом;

— забезпечення використання державного та комунального майна відповідно до законодавства та згідно з положенням про установу;

— забезпечення збереження бюджетних коштів і державного та комунального майна;

— виявлення фактів порушення під час проведення операцій з бюджетними коштами та державним і комунальним майном;

— запобігання зловживанням посадових осіб під час використання бюджетних коштів і державного та комунального майна;

— забезпечення правильності та достовірності ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності;

— забезпечення зберігання документів, що застосовуються у бюджетному процесі, та контролю за доступом до них.

Контроль за діяльністю бюджетної установи організовують за принципами, які є складниками загальних принципів державного фінансового контролю.

1) Принцип незалежності. Органи, уповноважені на проведення державного фінансового контролю, мають функціональну, організаційну, оперативну та фінансову незалежність, необхідну для об'єктивного та ефективного виконання завдань.

2) Принцип об'єктивності та неупередженості. Органи, уповноважені на проведення державного фінансового контролю, у своїх діях мають виходити з державних інтересів, дотримуватися професійної етики і не зловживати наданими їм повноваженнями.

3) Принцип повноти передбачає охоплення всієї сукупності дій бюджетної установи під час державного фінансового контролю і відображення виявлених фактів фінансових правопорушень.

4) Принцип обґрунтованості. Результати державного фінансового контролю ґрунтуються на законодавстві та підтверджуються документально.

5) Принцип публічності. Органи, уповноважені на проведення державного фінансового контролю, забезпечують доступність його результатів громадськості.

6) Принцип відповідальності. Кожний орган, уповноважений на проведення державного фінансового контролю, відповідає за свої дії або бездіяльність під час контролю.

Головним складником державного фінансового контролю за діяльністю бюджетної установи є бюджетний контроль, об'єктом якого є операції бюджетного процесу під час складання, розгляду, затвердження, внесення змін, виконання бюджету чи звітування про його виконання.

Під час здійснення цього контролю Міністерство фінансів України, Міністерство фінансів Автономної Республіки Крим і місцеві фінансові органи на кожній стадії бюджетного процесу:

— контролюють дотримання інструкції з підготовки бюджетних запитів, порядку і термінів подання бюджетних запитів;

— забезпечують складання і затвердження бюджетного розпису та відповідність бюджетних асигнувань бюджетним призначенням;

— контролюють у межах своїх повноважень використання бюджетних коштів;

— перевіряють правильність складання та затвердження кошторисів, планів асигнувань і штатних розписів бюджетних установ;

— стежать за відповідністю показників державного та місцевих бюджетів бюджетній класифікації;

— аналізують надану звітність на відповідність її законодавству, повноту і достовірність інформації, яка в ній міститься, та вживають відповідних заходів у разі неподання або несвоєчасного подання звітів;

— одержують у встановленому законодавством порядку від міністерств, інших центральних і місцевих органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій, установ банків та інших фінансово-кредитних установ усіх форм власності пояснення, матеріали та інформацію з питань, що виникають під час складання, розгляду, затвердження та виконання бюджетів і звітування про їх виконання;

— заслуховують у разі потреби на засіданнях колегії звіти з питань контрольно-ревізійної роботи органів, уповноважених здійснювати спеціалізований бюджетний контроль, інформацію про результати проведених ними ревізій (перевірок), вживають заходів з усунення виявлених бюджетних правопорушень і вносять пропозиції щодо поліпшення контрольно-ревізійної роботи;

— перевіряють правильність надання та виконання висновків на повернення платникам помилково та зайво сплачених сум;

— накладають на порушників бюджетного законодавства стягнення та/або застосовують до них заходи, передбачені законодавством.

Державне казначейство України під час здійснення бюджетного контролю на стадії виконання бюджету та звітування:

— веде бухгалтерський облік операцій, пов'язаних з виконанням державного та місцевих бюджетів, визначає єдині правила бухгалтерського обліку всіх фінансових операцій, активів і фінансових зобов'язань держави;

— встановлює єдині правила ведення бухгалтерського обліку та складання звітності про виконання бюджетів, видає в межах своїх повноважень інструкції з цих питань і здійснює контроль за їх дотриманням;

— контролює відповідність зобов'язань розпорядників бюджетних коштів бюджетним асигнуванням на етапі виникнення та реєстрації зобов'язань і відповідність платежів узятим зобов'язанням;

— контролює відповідність кошторисів розпорядників бюджетних коштів бюджетному розпису;

— накладає на порушників бюджетного законодавства стягнення та/або застосовує до них заходи, передбачені законодавством.

Органи державної контрольно-ревізійної служби під час здійснення бюджетного контролю на стадії виконання бюджетів та звітування:

— проводять ревізії (перевірки, аудит) цільового та ефективного використання коштів бюджетів і аналізують використання коштів бюджетів усіх рівнів, державних цільових фондів, а також повернення кредитів, залучених державою або під державні гарантії, інших гарантованих державою зобов'язань;

— перевіряють обґрунтованість видатків, внесених до кошторисів бюджетних установ;

— проводять ревізії (перевірки) ведення бухгалтерського обліку і достовірності фінансової звітності про виконання бюджетних зобов'язань та операцій з бюджетними коштами;

— перевіряють стан проведення заходів, спрямованих на усунення бюджетних правопорушень і запобігання їх вчиненню;

— проводять перевірку стану контрольно-ревізійної роботи в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади;

— накладають на порушників бюджетного законодавства стягнення та/або застосовують до них заходи, передбачені законодавством.

Форма контролю - це сукупність прийомів (методів, засобів) дослідження, які, виходячи з планової мети контролю, доцільно застосувати для вивчення фінансово-господарської діяльності конкретної установи, організації чи підприємства у даний час.

Низка науковців і практиків основною формою фінансово-господарського контролю визначає ревізію, вказуючи, що це засіб контролю всієї фінансово- господарської діяльності підприємства, установи, організації за певний проміжок часу з метою встановлення законності здійснюваних операцій, їхньої доцільності, правильності обліку та достовірності облікових і звітних даних.

У цьому зв'язку визначено, що ревізія - це форма контролю, що становить систему обов'язкових контрольних дій, спрямованих на документальне та фактичне обстеження здійснених підприємством, установою або організацією господарських операцій та їх наслідків, бухгалтерського обліку та фінансової звітності з метою виявлення незаконних мобілізації, розподілу та використання фінансових ресурсів, недостачі коштів і матеріальних цінностей, нецільового та неефективного їх використання, встановлення винних у порушенні законодавства посадових і матеріально відповідальних осіб і спричинених порушеннями фінансових втрат.

Аналогічно перевірка - це форма контролю, яка являє собою систему обов'язкових контрольних дій, пов'язаних з проведенням документального обстеження окремих ділянок фінансово-господарської діяльності підприємства, установи або організації з метою виявлення незаконних мобілізації, розподілу або використання фінансових ресурсів.

Як бачимо, основною відмінною рисою ревізії від перевірки є не обсяг питань та операцій, що підлягають контролю, а наявність прийомів зіставлення даних документального і фактичного контролю, тобто поєднання результатів перевірки документів за формальними ознаками, зустрічної перевірки достовірності документів, нормативної перевірки, техніко-економічного розрахунку та економічної оцінки господарських операцій, з одного боку, з результатами проведеного обстеження, інвентаризації, аналізу якості сировини, матеріалів і готової продукції, контрольного обміру виконаних робіт, опитування, перевірки дотримання трудової дисципліни, контрольного запуску сировини та матеріалів у виробництво, перевірки технічного стану машин та обладнання тощо, з другого боку.

Поряд з ревізією і перевіркою формами державного фінансового контролю в бюджетній установі є експертиза, аудит і моніторинг.

Експертиза - це дослідження якого-небудь управлінського рішення (наказу, розпорядження, програми, договору тощо) з метою дати йому оцінку на предмет відповідності принципам законності, економічності й ефективності. Наприклад, Рахункова палата наділена правом проводити експертизу проектів Державного бюджету України, а також проектів законів та інших нормативних актів, міжнародних договорів України, загальнодержавних програм та інших документів, що стосуються питань державного бюджету і фінансів України.

Аудит (фінансовий) - це перевірка публічної бухгалтерської звітності, обліку, первинних документів та іншої інформації про фінансово-господарську діяльність суб'єктів господарювання для визначення їхньої достовірності, повноти і відповідності чинному законодавству та встановленим нормативам. В Україні таку форму контролю застосовують тільки аудитори та аудиторські фірми, а в інших країнах - і державні органи. Проте органи державної влади та місцевого самоврядування як суб'єкти, уповноважені власниками на управління державною та комунальною власністю, можуть замовити проведення фінансового аудиту щодо діяльності бюджетної установи.

Водночас у світовій практиці вже давно запроваджено таку форму контролю, як аудит адміністративної діяльності, який ще називають операційним, управлінським аудитом або аудитом ефективності.

Ця форма контролю суттєво відрізняється і від фінансового аудиту, і від ревізії.

Це обумовлено тим, що метою фінансового аудиту і в Україні, і в більшості інших країн є оцінка достовірності бухгалтерського обліку і фінансової звітності, а метою адміністративного аудиту - оцінка рівня економічності, ефективності та результативності державних заходів, програм і діяльності структур, які піддають контролю.

З огляду на обмеженість фінансових ресурсів, які сьогодні спрямовуються на реалізацію соціальних програм, така форма контролю запроваджується в практику роботи органів державної контрольно-ревізійної служби України.

Водночас, зважаючи на те що Бюджетним кодексом органи державної контрольно-ревізійної служби наділено повноваженнями на здійснення контролю не тільки за цільовим, а й ефективним використанням бюджетних коштів, пропонується ідентифікувати цю форму контролю як аудит ефективності.

Аудит ефективності - це форма контролю, яка становить сукупність дій зі збору та аналітичного опрацювання статистичних і звітних даних, матеріалів ревізій і перевірок, іншої публічної інформації, спрямованих на визначення рівня ефективності державних вкладень у реалізації запланованих державними (бюджетними) програмами цілей; встановлення чинників, які перешкоджають досягненню максимального результату у використанні визначеного обсягу трудових, матеріальних і фінансових ресурсів; обґрунтування пропозицій щодо підвищення ефективності використання державних активів.

Відповідно головною метою аудиту ефективності є визначення слабких місць в організації виконання державних (бюджетних) програм, впливу цих вад на досягнення запланованих цілей та обґрунтування пропозицій щодо підвищення ефективності використання державних ресурсів.

Отже, зразу ж привертає до себе увагу те, що аудит ефективності, на відміну від ревізії, по-перше, не є формою суто фіскального контролю, бо його основне завдання не зводиться до виявлення фінансових порушень і розкрадань, встановлення винних у цьому осіб і притягнення їх до відповідальності; по-друге, є функціональнішою, ширшою формою контролю, яка може базуватися на результатах ревізійних дій.

Ця обставина є перевагою аудиту ефективності над ревізією, яку проводять державні органи, бо дає можливість залучати керівників та інших працівників підконтрольних об'єктів до пошуку слабких місць у виконанні ними державних (бюджетних) програм.

У порівнянні з іншими формами контролю найменше регламентовано моніторинг, який є системою спостереження (нагляду) органів державного фінансового контролю за дотриманням суб'єктами господарювання стандартів, норм і правил обігу фінансових і матеріальних ресурсів. Основне завдання моніторингу - виявити ознаки, що можуть свідчити про відхилення від принципів використання фінансових ресурсів (тобто про можливі порушення), шляхом аналізу офіційної та оперативної звітності, іншої постійної чи періодичної інформації про функціонування суб'єкта господарювання та звернути увагу керівництва останнього на ці ознаки для запобігання незаконним і неефективним витратам, втратам фінансових ресурсів, а також на недопущення порушення законодавства під час прийняття управлінського рішення.

Треба зазначити, що названі форми державного фінансового контролю фінансово-господарської діяльності бюджетної установи своєю чергою поділяють на види залежно від обставин їх здійснення, зокрема:

— залежно від місця проведення контрольного заходу - з виходом контролерів на підконтрольний об'єкт (контроль на місцях) і без виходу на нього (дистанційний контроль);

— залежно від внесення контрольного заходу в план роботи - плановий і раптовий;

— залежно від застосування джерел інформації - документальний і фактичний;

— залежно від величини вибірки фінансово-господарських операцій, що піддаються контролю, - суцільний і вибірковий;

— залежно від тривалості контрольного заходу - безперервний і дискретний.

Класифікацію державного фінансового контролю бюджетної установи за

основними видами, формами та методами (прийомами) наведено на рис. 5.1.

Водночас потрібно пам'ятати, що державний фінансовий контроль у бюджетній установі не може обмежуватися тільки реєстрацією окремих вад, порушень законодавства та державної дисципліни. Основне призначення контролю - забезпечити органічне поєднання попередження, виявлення та ліквідації вад і порушень, пошук і швидке впровадження в дію невикористаних резервів поліпшення функціонування бюджетної установи.

Для реалізації цих функцій (профілактичної, інформаційної, мобілізуючої) сформовано специфічний метод фінансового контролю, який є вираженням засад загального підходу до об'єкта контролю. В основі цих засад лежить поєднання загальнонаукових і методичних прийомів пізнання, що дають можливість комплексно вивчити законність, достовірність, доцільність та економічну ефективність господарських і фінансових операцій та процесів на основі використання облікової, звітної, нормативної та іншої економічної інформації в поєднанні з дослідженням фактичного стану об'єкта контролю.

					Державний фінансовий контроль
Вид контролю:				Основні підвиди:				Форми контролю:						Основні прийоми контролю:
															перевірка документів за формальними ознаками
					інспектування на місцях
	зовнішній
	внутрішній				дистанційний контроль				експертиза
															нормативна перевірка
															зустрічна перевірка достовірності документів
	загальний				плановий
	спеціалізований				раптовий
									аудит						обстеження
					стратегічний
	позавідомчий				тактичний										інвентаризація
	відомчий
															контрольні обміри виконаних робіт
					документальний
					фактичний				перевірка
	парламентський														опитування
	урядовий
					суцільний										контрольний запуск сировини і матеріалів у виробництво
					вибірковий
	попередній
	поточний								ревізія
	наступний				безперервний										перевірка дотримання трудової дисципліни
					дискретний
															техніко-економічний розрахунок
									моніторинг
															економічна оцінка господарських операцій

Рис. 5.1 – Класифікація державного фінансового контролю бюджетної установи за основними ознаками.

Відповідно методика державного фінансового контролю - це сукупність технічних (методичних) прийомів контролю, яка дає змогу всебічно, повно й об'єктивно дослідити господарські та фінансові операції установи незалежно від форми і часу їх здійснення з метою виявлення, усунення та попередження вад і порушень у використанні фінансових ресурсів.

Так, під час ревізії, перевірки та фінансового аудиту передусім застосовують різноманітні прийоми (методи) документального і фактичного контролю.

Зокрема в частині документального контролю контролери будь-якого органу державного фінансового контролю обов'язково мають володіти такими методами:

— перевірка документів за формальними ознаками;

— перевірка документів за змістом;

— арифметична перевірка документів;

— нормативна перевірка документів;

— зустрічна перевірка документів;

— техніко-економічний розрахунок;

— економічна оцінка господарських операцій.

Перевірка документів за формальними ознаками є першим ступенем документального контролю. В процесі його виясняють:

— точність заповнення бланка, на якому оформлено конкретний документ;

— наявність усіх необхідних реквізитів;

— своєчасність складання документа;

— відповідність підписів осіб, які склали документ.

Цей метод застосовують під час перевірки всіх документів з метою виявлення фактів підробки та дописувань у них, виправлення цифрових даних і зміни реквізитів. За результатами такої перевірки роблять висновок про визнання достовірності документа. Наприклад, бухгалтерії підприємств, установ та організацій не повинні приймати до виконання і відпускати товарно-матеріальні цінності за ксерокопіями платіжних доручень і довіреностей.

Перевірка документів за змістом є другим ступенем документального контролю. її здійснюють шляхом зіставлення даних операцій, зазначених у документі, з аналогічними або взаємопов'язаними даними (можливостями) виробництва з метою встановлення законності (достовірності) зафіксованих операцій.

Арифметична перевірка документів здійснюється шляхом перерахунку результатів таксування, загальних підсумків, узгодження нарахувань та утримань (знижок) тощо з метою визначення правильності підрахунків і виявлення крадіжок, прихованих за неправильними арифметичними діями.

Нормативна перевірка документів проводиться шляхом зіставлення фактичних витрат на одиницю товару, роботи чи послуг з нормативними або плановими (визначеними законами, постановами, кошторисами, лімітами) з метою встановлення обґрунтованості списання на виробництво чи утримання установи сировини та матеріалів, палива, використання фонду оплати праці тощо.

Зустрічна перевірка документів проходить шляхом звірки (співставлення) даних, відображених у документі, що перевіряється, з даними другого примірника цього самого документа чи із записами в інших взаємопов'язаних документах, які зберігаються на підконтрольному об'єкті або в інших підприємствах, установах чи організаціях. Під час зустрічної перевірки належить обов'язково перевірити ті документи, на яких виявлено сліди необумовлених виправлень, підтирок, які нечітко написані або суперечать логіці господарських операцій, а також засвідчують надходження гостродефіцитних і дорогих товарно-матеріальних цінностей.

Проведення зустрічної перевірки дає змогу виявити такі зловживання, за яких двосторонні операції по-різному відображено у кожної із залучених до неї сторін, зокрема:

— неоприбуткування товарів, одержаних від постачальників, і коштів, що надійшли на поточний рахунок;

— привласнення виручки, яка здається в банк;

— завищення цін у видаткових документах;

— наявність безтоварних операцій тощо.

Такі зловживання приховують виправленням даних в окремих примірниках документів, складанням нових неправдивих документів, неправильним відображенням чи не відображенням узагалі в документах і в облікових регістрах операцій, які насправді було здійснено.

Техніко-економічний розрахунок здійснюють для перевірки достовірності обсягів планових і фактичних витрат на виконання окремих видів робіт чи виготовлення продукції, підтвердження чи заперечення встановлених норм, тарифів, розцінок.

Економічна оцінка господарських операцій об'єднує низку загальноекономічних методів (прийомів) аналізу й оцінки з метою визначення доцільності, раціональності окремих операцій та ефективності господарювання підконтрольного об'єкта в цілому за певний проміжок часу (порівняння, групування, питома вага, середні величини тощо).

Правильність здійснення багатьох господарських операцій не завжди можна перевірити за допомогою методів документального контролю. Часто виникає необхідність провести перевірку наявності грошових коштів, основних засобів і матеріалів та інших активів у натурі. З цією метою поряд з методами документального контролю в контрольно-ревізійній роботі використовують методи фактичного контролю:

— лабораторні аналізи якості сировини, матеріалів і готової продукції;

— інвентаризацію коштів, сировини, матеріалів тощо;

— обстеження території, виробничих і службових приміщень;

— контрольні обміри виконаних робіт;

— контрольний запуск сировини та матеріалів у виробництво;

— хронометраж робочого часу;

— отримання письмових пояснень і довідок.

Лабораторні аналізи сировини, матеріалів, готової продукції та виконаних робіт проводять спеціалізовані установи на звернення керівника контрольно-ревізійного органу, коли визначити їхні якісні ознаки іншими прийомами контролю неможливо.

Інвентаризацію проводять з метою впевнитися у наявності обсягів коштів, сировини, матеріалів, нематеріальних активів і зобов'язань, зазначених у фінансових звітах.

Хронометраж робочого часу проводять з метою визначення фактичних затрат праці на виконання певних господарський операцій і розміру їх оплати.

Отримання письмових пояснень як особливий метод фактичного контролю практикують дуже часто: під час інвентаризації, обстеження, контрольного обміру виконаних робіт чи запуску сировини та матеріалів у виробництво тощо.

Конкретно зазначені етапи можна охарактеризувати таким чином:

1) Етап зобов'язань. Зобов'язання означає встановлення призначення і, відповідно, резервування частини бюджетних асигнувань для покриття конкретних витрат відповідно до затвердженого бюджету. Зазвичай, зобов'язання має форму угоди з постачальниками послуг і товарів. Реєстрація на етапі зобов'язання необхідна з двох основних причин: для контролю фактичної наявності в установи бюджетних коштів для взяття нових зобов'язань і для відстеження нових зобов'язань та їх наслідків для прогнозування відпливу наявних коштів з єдиного рахунку;

2) Етап перевірки. На етапі перевірки бюджетна установа перевіряє і підтверджує, що виконано всі вимоги щодо сплати конкретних видатків (наприклад, товар доставлено або послуги отримано відповідно до угоди, надійшов термін сплати відсотків). Реєстрація на цьому етапі дає змогу відстежувати взяті, але ще не сплачені зобов'язання і знати суму ресурсів, необхідних безпосередньо для цієї оплати;

3) Етап оплати. На цьому етапі проводиться оплата прийнятих раніше зобов'язань, завдяки чому скорочується обсяг зобов'язань держави.

Операції казначейства з метою контролю за виконанням бюджету (відтак виконання кошторису бюджетної установи) можуть мати різні форми. Казначейство встановлює та контролює дотримання загальних фінансових лімітів на етапи зобов'язань. Після цього на етапі оплати контролюється кожний конкретний платіж.

У процесі контролю за державними видатками виділяють три чіткі фази, які відповідають трьом етапам використання коштів:

1 етап - попередній контроль. Проводиться органами казначейства на стадії прийняття зобов'язань, особливо на стадії ухвалення та дозволу на витрачання державних коштів.

Попередній контроль передує проведенню операцій з надходження та витрачання коштів. Ефективність цієї форми контролю полягає в тому, що вона дає можливість запобігти порушенню законів, нецільовому використанню коштів.

2 етап - контроль перед здійсненням платежу. Охоплює дозвіл і підтвердження вимог на оплату, тобто це - фінансовий контроль органу казначейства на стадії здійснення операцій перед проведенням платежу. Насамперед, йдеться про перевірку відповідності видатків законодавству, зокрема для того, щоб упевнитися у відповідності видатків бюджетним призначенням.

З огляду на це керівництву бюджетної установи напередодні здійснення видатків необхідно ще раз переконатися, що заплановані видатки відповідають бюджетним призначенням і виділеним асигнуванням. Тобто перед здійсненням будь-якого платежу необхідно впевнитися, що:

а) існують бюджетні призначення на зазначені цілі й асигнування з бюджету виділено;

б) послуги надано, товари отримано тощо (якщо інше не передбачено законодавством);

в) видатки не суперечитимуть змісту кодів бюджетної класифікації;

г) документи заповнено вірно, реквізити вказано правильно.

Наступний 3 етап - контроль після здійснення видатків. Цей контроль здійснюють після проведення операцій: після того, як доходи отримано, видатки зроблено. Він дає змогу впевнитися у законності здійснених операцій, використанні коштів за цільовим призначенням і безпосередньо на цілі, визначені законодавчо. У процесі цього контролю виявляються позитивні й негативні сторони виконання бюджету (кошторису бюджетної установи).

Особливість процесу контролю органами Державного казначейства полягає в тому, що вони є єдиними виконавцями фінансових функцій у виконанні державного бюджету і ніколи не проводять перевірки вибірково, здійснюючи їх тільки на регулярній основі.

Схематично цей процес у Державному казначействі України (центральний рівень) має вигляд, показаний на рис. 5.2.

Головний розпорядник коштів

Розподіл

Управління видатків Державного бюджету

Реєстр Розпорядження

Контроль за відповіднідністю розпису та виділеним асигнуванням

У правління консолідованої звітності з виконання бюджетів

Реєстр Погоджене розпорядження

Звірка з залишками невикористаних асигнувань по конкретних кодах бюджетної класифікації

Управління обслуговування кошторисів бюджктних установ та інших клієнтів		Меморіальні ордери Платіжні доручення		Перевірка підтверджуючих документів щодо правомірності й ефективності витрат, контроль за відповідністю видатків кошторисам, перевірка платіжних доручень на правильність заповнення реквізитів
Розпорядник коштів		Платіжне доручення Підтверджуючі документи

Р ис. 5.2 – Схема контролю в процесі виконання бюджету в Державному казначействі (центральний рівень)

Головні розпорядники коштів подають до Державного казначейства України розподіл виділених бюджетних коштів за областями у розрізі підвідомчих установ і кодів бюджетної класифікації. Розподіли коштів, отримані від головних розпорядників коштів, перевіряють на відповідність вказаних у них сум розпису бюджету виділеним асигнуванням і залишкам невикористаних асигнувань у цілому і в розрізі кодів бюджетної класифікації. Перевірені розподіли коштів групують за територіями, після чого складають реєстри на здійснення видатків на відповідній території. На підставі розподілу та реєстру складають розпорядження на перерахування коштів, один примірник якого подають управлінню консолідованої звітності з виконання бюджетів, яке звіряє суми виділених бюджетних коштів із залишками невикористаних асигнувань за конкретними кодами бюджетної класифікації. Після цього погоджений примірник передають для перерахування коштів за призначенням і безпосереднього здійснення видатків.

У випадку, коли суми на перерахування перевищують залишки невикористаних асигнувань або не відповідають бюджетному розпису, документи повертають на переоформлення.

Подібна схема діє в територіальних органах Державного казначейства.

Як уже зазначалося, згідно зі статтею 2 Закону «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні»: «Головним завданням державної контрольно-ревізійної служби є здійснення державного контролю за витрачанням коштів і матеріальних цінностей, їх збереженням, станом і достовірністю бухгалтерського обліку та звітності в міністерствах, державних комітетах, державних фондах, бюджетних установах, а також на підприємствах і в організаціях, які отримують кошти з бюджетів усіх рівнів і державних валютних фондів, розроблення пропозицій щодо усунення виявлених недоліків і порушень та запобігання їм у подальшому».

Тобто, по-перше, органи ДКРС мають законодавче право здійснювати державний фінансовий контроль за фінансово-господарською діяльністю бюджетної установи. По-друге, такому контролю піддаються не лише бюджетні кошти та державне майно, а й інші (наприклад орендоване майно), що перебувають у користуванні бюджетної установи.

Основні функції органів ДКРС щодо контролю за діяльністю бюджетної установи нині полягають у здійсненні контролю у формі ревізії, перевірки та аудиту ефективності, узагальненні їх результатів, а також в організації заходів з усунення та попередження фінансових порушень зокрема з питань:

— законного, цільового та ефективного витрачання коштів бюджетів усіх рівнів і коштів державних цільових фондів;

— збереження державного, муніципального та колективного майна;

— достовірності бухгалтерського обліку та фінансової звітності;

— цільового використання та своєчасного повернення бюджетних і позабюджетних позик, а також позик і кредитів, гарантованих бюджетними коштами;

— поповнення дохідної частини бюджетів і державних цільових фондів;

— дотримання розрахункової дисципліни.

Крім проведення ревізій, перевірок та аудиту ефективності, до функцій органів ДКРС входить: контроль за усуненням вад і порушень, виявлених попередніми контрольними діями; застосування до юридичних осіб фінансових санкцій за допущені порушення та притягнення винних осіб до адміністративної відповідальності; інформування про виявлені порушення органів влади, господарського управління та правоохоронних органів; розробка пропозицій щодо підвищення ефективності використання бюджетних коштів і державного та комунального майна.

З метою забезпечення об'єктивності висновків за результатами контролю, в тому числі шляхом своєчасного внесення ревізорам обґрунтованих зауважень чи пропозицій щодо його якості, треба орієнтуватися у процесі контролю.

Зокрема, процес контролю у формі ревізії (перевірки) ділиться на чотири умовно самостійні етапи:

1) підготовка до проведення ревізії (перевірки);

2) проведення ревізії (перевірки);

3) оформлення матеріалів ревізії (перевірки);

4) реалізація матеріалів ревізії (перевірки).

Проведенню ревізії (перевірки) повинна передувати підготовка, вивчення у відповідних фінансових, правоохоронних, митних органах, органах Державного казначейства, в установах банків, а також в інших органах матеріалів, які стосуються діяльності бюджетної установи. На основі вивчення цих матеріалів розробляють програму ревізії (перевірки), в якій визначають період ревізії (перевірки), її мету та основні питання, на яких треба зосередити увагу.

Програму ревізії (перевірки) затверджує керівник чи заступник керівника Голов КРУ чи КРВ.

На основі затвердженої програми ревізії (перевірки) керівник ревізійної групи складає план її проведення з визначенням конкретних завдань, виконавців, термінів виконання. У період ревізії за необхідності до програми та плану її проведення вносять зміни та доповнення. У випадках, коли ревізію (перевірку) здійснює один спеціаліст, робочий план її проведення не складають.

Під час підготовки до проведення ревізії (перевірки) на кожного учасника підписують посвідчення на її проведення, в якому зазначають персонал її ревізора, тему контрольного заходу, назву підконтрольного об'єкта, підставу для проведення ревізії (перевірки) та контрольний термін її завершення.

Якщо ж ревізори під час виходу в бюджетну установу не пред'явили належно оформлених, підписаних керівництвом органу ДКРС і засвідчених його печаткою посвідчень на проведення певного контрольного заходу, то керівник бюджетної установи має право не допустити ревізорів (тих, у кого посвідчення не в порядку) до ревізії (перевірки). Ці дії не вважаються перешкодою у здійсненні контролю.

Другий етап охоплює організаційну роботу в бюджетній установі та проведення ревізії (перевірки). Початком ревізії (перевірки) є момент прибуття ревізійної групи в установу.

Керівник ревізійної групи (ревізор) з відома керівництва установи знайомиться з умовами роботи та особливостями конкретної установи, станом справ зі збереження готівки та матеріальних цінностей, організовує ревізію каси, інвентаризацію матеріальних цінностей та інші необхідні дії з організації і створення керівництвом установи умов для нормального проведення ревізії (перевірки).

Роль керівника ревізійної групи на етапі проведення ревізії (перевірки) поряд з проведенням контрольних заходів полягає у такому:

— за необхідності надати ревізорам додаткову методичну і практичну допомогу з питань ревізії (перевірки);

— контролювати стан трудової та виконавської дисципліни;

— за виникнення суперечок або конфліктних ситуацій між перевіряючими та працівниками бюджетної установи, об'єктивно вирішувати ці проблеми;

— розглядати та вирішувати по суті звернення керівників бюджетної установи з питань ревізії (перевірки);

— періодично інформувати про стан проведення ревізії (перевірки) свого керівника за підпорядкуванням.

Керівник ревізійної групи має право вимагати від керівництва бюджетної установи, що ревізується (перевіряється), щоб матеріально відповідальні особи в обов'язковому порядку брали участь у проведенні інвентаризацій, перевірці довірених їм цінностей, контрольних обмірах виконаних робіт, відборі проб і зразків на дослідження та інших подібних діях, спрямованих на перевірку стану збереження грошових коштів і матеріальних цінностей та діяльності матеріально відповідальних осіб.

Працівникам державної контрольно-ревізійної служби в бюджетній установі, що ревізується (перевіряється), з відома її керівництва (керівника, заступника чи головного бухгалтера) надається місце для роботи, можливість користуватися у службових справах зв'язком, розмножувальною технікою, іншими послугами для забезпечення виконання завдань ревізії (перевірки).

На цьому етапі керівництво бюджетної установи має право отримувати від керівника ревізійної групи усну інформацію про те, якими методами перевіряють певні види господарських операцій установи, і, за потреби, висловлювати йому (усно чи письмово) побажання щодо оперативного усунення вад в організації контролю.

У разі неврахування цих побажань і за відсутності вмотивованої усної чи письмової відповіді керівника ревізійної групи з цього питання керівник бюджетної установи звертається для вирішення конфліктної ситуації до керівництва ГоловКРУ, КРУ в регіоні чи КРВ у районі (місті).

Закінчення контрольних дій за часом є умовним, оскільки вони під час проведення ревізії (перевірки) поступово переходять у наступний третій етап ревізійного процесу - оформлення матеріалів ревізії (перевірки).

Це здійснюється з метою надання визначеним законодавством користувачам, зокрема ініціаторам контрольних заходів і керівництву бюджетної установи, суттєвої, повної та достовірної інформації про результати контрольних заходів.

В Інструкції № 121 визначено, що результати ревізії оформляють актом, який підписують керівник ревізійної групи (ревізуючий), керівник і головний (старший) бухгалтер перевіреної бюджетної установи, а за потреби - колишні керівник і головний (старший) бухгалтер, у період роботи яких трапилися виявлені порушення, зловживання. Кінцевою датою складання акта, зазвичай, є останній день проведення ревізії (перевірки), зазначений у посвідченні на її проведення.

Перевірки окремих питань, передбачених окремим робочим планом проведення ревізії, оформляють окремими довідками (актами), які підписують ревізор і головний (старший) бухгалтер бюджетної установи.

Результати перевірки оформляють довідкою, але в усіх випадках виявлення порушень чинних законодавчих і нормативних актів, серйозних вад у веденні обліку та складанні звітності, коли державі завдано збитків, тощо - за результатами складають акт, а не довідку.

Результати ревізії (перевірки) викладають в акті (довідці) на підставі перевірених даних і фактів, що випливають з наявних оригіналів документів (зокрема вилучених в установленому порядку іншими органами державного фінансового контролю або правоохоронними органами) установи, яка ревізується; даних про результати проведених зустрічних перевірок; наслідків інвентаризацій, контрольних обмірів; даних перевірки якості послуг, відповідності робіт (послуг) чинним стандартам, цінам і тарифам, а також інших даних.

У складанні акта (довідки) ревізії (перевірки) повинна бути дотримана об'єктивність, ясність і вичерпність опису виявлених фактів порушень.

Не допускається внесення до акта (довідки) ревізії чи перевірки різного роду висновків, пропозицій і не підтверджених документами даних про фінансово-господарську діяльність бюджетної установи, а також даних зі слідчих матеріалів (протоколів допитів) і покликань на свідчення посадових осіб, які вони дали перед слідчими органами.

В акті ревізії (перевірки) ревізори не повинні давати правову та/або морально-етичну оцінку дій посадових і матеріально відповідальних осіб установи, кваліфікувати їхні наміри або оцінювати дії як «розкрав кошти», «привласнив державне майно», «сфабрикував», «злочинець», «шахрай» та ін.

Керівництву бюджетної установи треба знати, що складений акт (довідка) про результати ревізії (перевірки) вручається для ознайомлення та підпису керівникові або головному бухгалтеру, а за їх відсутності - іншим посадовим особам, які мають право підпису фінансових документів, одним із зазначених способів:

— особисто під розписку;

— через канцелярію (загальний відділ) з позначкою на примірнику акта органу ДКРС дати реєстрації в журналі вхідної кореспонденції бюджетної установи та підпису посадово: особи канцелярії (загального відділу), яка здійснила реєстрацію;

— рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням.

Керівник, головний (старший) бухгалтер та інші особи, яким надано право підпису фінансових документів, знайомляться та підписують акт упродовж не більше трьох робочих днів з дати його вручення (надходження).

За наявності заперечень або зауважень до акта ревізії (перевірки) керівник, головний (старший) бухгалтер чи інші особи підписують акт (довідку) із застереженням про це перед своїми підписами та не пізніш як через п'ять робочих днів з дня його вручення (надходження) подають зауваження письмово органу ДКРС, який проводив ревізію (перевірку). Якщо впродовж цього п'ятиденного терміну заперечення чи зауваження до акта (довідки) не надійдуть, то контрольно-ревізійний підрозділ має право вжити належних заходів з реалізації матеріалів ревізії або перевірки (передати матеріали до правоохоронних органів, інформувати органи влади чи господарського управління, винести рішення про фінансові санкції та адміністративні штрафи тощо).

У виняткових випадках за письмовим зверненням керівника установи термін подання заперечень чи зауважень може бути продовжено керівником контрольно-ревізійного органу, за дорученням якого проводилася ревізія (перевірка).

Після підписання акта ревізії (перевірки) із зауваженнями ревізори за потреби невідкладно беруть додаткові пояснення від посадових осіб, причетних до виявлених ревізією (перевіркою) порушень чи зловживань.

Правильність обґрунтувань, фактів, викладених у запереченнях або зауваженнях, поданих до підписаного акта, ревізори повинні ретельно перевірити і в термін не пізніше 15 робочих днів з дня отримання заперечень дати з них письмовий висновок, який затверджує керівник контрольно-ревізійного підрозділу (відділу в районі, місті, управління в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, відповідного управління ГоловКРУ України).

У разі відмови посадових осіб від ознайомлення та/або підписання акта (довідки) за наслідками ревізії або перевірки посадові особи державної контрольно-ревізійної служби засвідчують це відповідним актом за своїми підписами в день передачі акта на ознайомлення й підписання. Одразу ж після складання акта про відмову від підписання контрольно-ревізійний підрозділ має право вжити належних заходів з реалізації матеріалів ревізії (перевірки) з обов'язковим зазначенням у супровідних листах на адресу органів влади, господарського управління чи правоохоронних органів факту відмови від ознайомлення з актом і від його підписання.

Це дуже важлива правова норма, і керівникам бюджетної установи не варто нею нехтувати, аби потім «не бігти за поїздом».

Реалізація матеріалів ревізії (перевірки) є завершальним і дуже важливим етапом ревізійного процесу.