III. Требования, предъявляемые к деловой корреспонденции [1, 4].

1. Одно из главных требований к деловому письму – оно должно быть не длинным. Нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, местоимений и прилагательных, недопустимы риторические вопросы.

2. Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает.

3. Доказательства, приводимые в деловой корреспонденции, подкрепляются самыми важными фактами и цифрами, перечни которых могут даваться в приложении.

4. Текст делового письма следует делить на абзацы. Нормальным считается, если абзац содержит 2-3 предложения.

5. Деловое письмо обычно носит определённый характер и посвящается одному вопросу, содержание которого следует подчинить достижению решения (заключению сделки, изложению делового предложению, передаче информации).

6. Задержка с ответом, допущенная ошибка, неточность должны повлечь за собой извинительные просьбы.

7. Суть просьбы, предложение условий для сотрудничества нужно излагать в доступной форме и логической последовательности.

IV. Общие правила оформления официальной (деловой) корреспонденции [1, 2].

При оформлении официальной (деловой) корреспонденции следует соблюдать правила:

- служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на лицевой стороне;

- обращение, дата, подпись, дата – это обязательные позиции, которые содержит официальная корреспонденция;

- не принято писать длинные письма (более 1 страницы);

- если письмо больше одной страницы, то в конце каждого последующего листа нужно поставить «продолжение следует»;

- каждая страница, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

- служебные письма набираются на компьютере;

- исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо рукописных пометок, в тексте не допускаются исправления;

- конверты должны быть соответствующего размера;

- на телеграфный или факсимильный запрос необходимо дать ответ до истечения 3 дней, на письмо – до 10 дней. Если запрос требует детального рассмотрения, то в течение трёх дней следует сообщить деловому партнёру или его помощнику (секретарю), что письмо принято к сведению и проблема изучается.

V. Работа с деловой корреспонденцией [2, 3].

Руководитель организации или подразделения обязан ежедневно работать с деловой корреспонденцией иначе деятельность организации будет неэффективной.

При этом можно иметь помощников, которые помогают работать с входящей и исходящей корреспонденцией.

Все документы, адресованные руководству и сотрудникам Компании подлежат регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции.

При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается почтовому отделению или пересылается по назначению.

Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.

Поток входящих деловых бумаг в организации разделяется на 3 группы:

- первая группа документов – это документы, требующие специальных знаний и компетенции главных и ведущих специалистов среднего звена менеджмента; они проходят мимо директора;

- вторая группа документов – документы, попадающие к заместителю директора по функции, требующие подготовки решения в отделе или службе, где готовятся решения; затем документы поступают на подпись к директору или его заместителю;

- третья группа документов – важная официальная корреспонденция, сразу попадающая к директору. По ним руководитель должен принять решение в течение 2-3 дней; если руководитель в командировке, то помощник обязан его известить по мобильной связи.

Руководитель должен знакомиться с каждым поступившим документом, оценивать возникшую ситуацию, принимать решение, оформлять решение в виде резолюции.

Резолюция — это административное воздействие в виде надписи на управленческом документе, определяющее ход выполнения работ и организующее деятельность исполнителей.

Основные правила подготовки резолюции:

1) в резолюции должно быть указано, кому направляется для исполнения документ, безадресная резолюция считается неверно оформленной;

2) документ следует направить одному исполнителю. Если письмо адресуется нескольким исполнителям, следует ставить персональные задачи каждому исполнителю;

3) форма обращения к исполнителю в резолюции должна быть корректной и соответствовать служебной этике;

4) способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалификации исполнителя. Если исполнителю можно доверить самостоятельный выбор-способа решения, то в резолюции можно его не указывать. Если самостоятельный выбор способа решения задачи самим исполнителем нежелателен, следует конкретизировать, что и как он должен делать;

5) сроки исполнения задания не обязательно указывать в резолюции, если в самом документе они указаны. Если в самом документе сроки не указаны, то резолюция без указания срока исполнения считается неверно оформленной;

6) резолюция должна иметь реквизиты — дату и подпись.

5