I. Понятие «деловая переписка». Принципы культуры деловой переписки.

Деловая переписка – это письменная форма деловой коммуникации, которая охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемого им поста [1].

Принципы культуры деловой переписки [2]

Культура деловой переписки определяется такими принципами, как:

- лаконизм;

- информационная достаточность;

- литературный язык, использование официально-делового стиля;

- логика и последовательность изложения;

- ясность и недвусмысленность сообщения;

- соблюдение этикета.

Деловая или официальная переписка имеет дополнительные специфические стороны, игнорировать которые недопустимо [2]:

- формализация письма (входящий и исходящий номер, название организации, указание должностного лица, даты отправки);

- ссылка на действующие правовые и юридические нормы;

- использование предусмотренных законом экономических, административных, финансовых санкций за невыполнение договора;

- соответствие этическим нормам письменного общения.

II. Виды официальной корреспонденции [1, 2].

Официальная корреспонденция делится на 3 основных вида:

1. Официальная переписка между государственными органами различных стран, посольствами и иностранными представительствами (меморандумы, верительные грамоты). Этот вид корреспонденции используется в дипломатической практике.

2. Деловые (коммерческие, хозяйственные, трудовые) письма, имеющие официальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между предприятиями, организациями и органами власти.

Деловые письма желательно строить по такой схеме: внимание – интерес – просьба – действие

Пример:

- внимание («Уважаемый (ая)…. Хотелось бы сообщить Вам нечто интересное (важное) …»);

- интерес («Мы предлагаем вам то, что может существенно улучшить вашу жизнь»);

- просьба («Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы … в благородное, патриотическое дело…»);

- действие («Мы призываем Вас присоединиться к тысяче добрых людей»).

3. Служебные письма как неотъемлемый элемент внутрифирменного управления организацией. Они включают письма, служебные, объяснительные и докладные записки, телеграммы, факсы, электронную почту и другие формы передачи информации.

Кроме того официальную корреспонденцию принято подразделять на 2 вида:

- входящую (получаемую организацией от своих деловых партнёров, поставщиков и др);

- исходящую (формируется непосредственно в организации и направляется во внешнюю среду).

Любой вид официальной корреспонденции готовится как правило на языке адреса. Но в ближнее зарубежье (страны СНГ) можно направлять корреспонденцию на русском языке, т.к. во многих советских республиках наряду с национальным языком используется русский язык (Украина, Белоруссия, Казахстан, Таджикистан). В дальнее зарубежье нужно писать письма на английском языке. В качестве международных языков ООН признаны немецкий, французский, китайский, испанский и русский.