4.2. Основы функционирования процессов управления

Менеджмент как процесс управления организацией заключается в реализации менеджером ряда типовых управленческих функций. Управление как единый процесс предполагает непрерывную цепь взаимосвязанных действий, формируемых функциями управления. Это особый вид деятельности, преобразующий неорганизованную группу людей в эффективную целенаправленную и производительную команду. Процесс управления как сумма управленческих функций направлен на эффективную реализацию процессов деятельности организации и воздействует на участвующих в деятельности субъектов/объектов.

Основные функции менеджмента приведены на схеме условно отражающей процесс управления организацией.

Рисунок 4. – Схема процесса управления организацией.

Планирование – определение целей и показателей деятельности организации на будущий период, а также постановка задач и определение необходимых для их решения ресурсов.

Организация – формирование и реализация решений о методах, формах и инструментах выполнения плана, а также распределение ответственности за выполнение задач.

Лидерство(руководство, мотивация) – использование влияния менеджеров для мотивации (побуждению) работников к достижению целей организации.

Контроль – наблюдение за реализацией (субъектами и объектами), процессами организации, получение оперативных данных о состоянии деятельности.

Координация – внесение корректив в деятельность в соответствии с управленческими решениями, выработанными на основе плановых данных с фактическими.

Выделение указанных функций управления как основных (базовых) условно, т.к. и другие функции управления могут иметь большое значение для достижения эффективности организации.

4.3. Связующие функции процесса управления Коммуникация

Коммуникация – это связующая функция, сопровождающая большинство действий менеджеров при реализации процесса управления организацией (менеджер от 50 до 90% времени тратит на коммуникацию). Практически во все основные процессы управления встроен обмен информацией, поэтому для успеха организации необходим эффективный обмен коммуникациями.

Коммуникация представляет собой процесс обмена информацией, на основании которой менеджер получает данные, необходимые для принятия эффективных решений и доведение принятых решений до работников. Эффективный менеджер должен обладать хорошо развитыми навыками устного и письменного общения, а также понимать, как среда влияет на качество обмена информацией.

Для внешней коммуникации с объектами окружающей среды организации пользуются различными средствами:

• Реклама;

• Отчеты;

• Презентации;

• Комплекс мер по формированию имиджа – паблик рилейшнз.

Типичными средствами внутренней коммуникации с объектами окружающей среды являются:

• Совещания;

• Индивидуальные и групповые беседы;

• Телефонные переговоры;

• Служебные, докладные, объяснительные записки, справки;

• Отчеты и т.д.

В организациях осуществляются коммуникации между уровнями и между подразделениями. Межуровневые вертикальные коммуникации осуществляются в рамках вертикальных связей:

• Нисходящие – указания и оповещения нижестоящим подразделениям и должностям;

• Восходящие – отчеты, предложения и оповещения нижестоящих подразделений (должностей) своему руководству.

Коммуникация между подразделениями осуществляется путем осуществления горизонтальных связей в целях координации задач и действий. Коммуникация по вертикали и горизонтали позволяет организации действовать как системе взаимосвязанных, координируемых компонент.

Менеджерам необходимо учитывать, что коммуникация – это обмен информацией, поэтому ее эффективность зависит от активности сторон, участвующих в процессе коммуникации. Обмен происходит только тогда, когда одна сторона предлагает и другая воспринимает ее (согласно исследованиям только 50% обмена информацией обоюдны).

Прежде всего, необходимо учитывать преграды, обусловленные восприятием и иметь представление об основах всего процесса восприятия (субъективность), особенно в части семантических барьеров, связанных с многозначностью слов (интонаций, жестов, и т.д.).

Интонация, позы, мимика, жесты, выражение лица, взгляд, реакция зрачков могут менять смысл слов. В обмене участвует и процесс приема информации, поэтому для менеджера также важно и уметь слушать.