Контроль и коррекция в системе менеджмента
Любая целенаправленная деятельность в бизнесе предполагает оценку выполнения поставленных целей. Регулярные проверки позволяют убеждаться в правильности действий, вовремя исправлять отклонения и ошибки. В небольшой организации руководитель мнеджер может лично контролировать деятельность и корректировать решения. По мере роста организации процесс контроля усложняется. Традиционная схема организационного контроля предполагает наличие 4-х ключевых этапов (см. рисунок 15)
Рисунок
15. – Схема организационного контроля.
Установление нормативных показателей. В рамках общего плана организации менеджеры определяют структурным подразделениям конкретные задания (цели, задачи) и в том числе соответствующие нормативные показатели (прибыль, рентабельность, доходы и т.д.). нормативные показатели должны устанавливаться максимально точно для руководства и систематически обрабатываться на основе анализа (в т.ч. саттистического).
Измерение фактических результатов осуществляется через различные процедуры учета. Более сложным представляется измерение качественных показателей (уровень удовлетворения потребителей, работников, уровень энтузиазма и т.д.)В этом случае для получения оценок используются различные косвенные приемы в виде обследований, опросов, анкетирования, которые, в конечном итоге, также могут быть сведены к количественным показателям. Однако, в этом случае менеджер должен уметь отделять симптомы от истинных причин. Невозможность выразить какой-либо показатель в количественной форме не должен служить оправданием того, чтобы не осуществлять контроль. Этап измерений результатов весьма труден и дорогостоящий этап контроля. Он включает также выбор единиц измерения, скорости, частоты и точности измерений. Использование компьютеров сделало контроль более оперативным и точным.
Сравнение результатов с нормативными показателями. Менеджеры должны тщательно анализировать отклонения для выявления всей совокупности факторов, определяющих результаты. Здесь важным является наличие масштабов (пределов допустимых отклонений), в рамках которых отклонение не должно вызывать реакции (коррекции). Для того, чтобы контроль был эффективным он должен быть экономным, т.е. преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на нее. Принцип исключения в контроле заключается в том, что система контроля должна срабатывать (инициировать коррекцию) только при наличии существенных отклонений. Цель сравнения результатов состоит в том, чтобы принять решение – необходимо ли действовать, и если да, то как. (возможные действия – ничего не предпринимать, устранить отклонение, пересмотреть нормативный показатель).
Осуществление корректирующих воздействий состоит в том, чтобы правильно определить причины отклонений и выработать реальные меры, обеспечивающие эффективность действий по достижению запланированных результатов. Осуществление коррекции может быть произведено путем улучшения значений каких-либо внутренних переменных или усовершенствование функций управления. Причиной возникающих проблем может быть любая переменная, а общий вклад в отклонение полученных результатов от запланированных могут давать сочетание различных переменных, факторов. Эффективный менеджер должен уметь определять и избегать решения, которые сулят преимущества в краткосрочном плане, но могут привести к потерям в долгосрочном плане. Контроль обычно базируется на данных операционного учета, т.е. «мгновенном срезе» процессов и результатов в данный момент времени. Если контролируемых показателей много и их параметры необходимо отслеживать непрерывно, то проводится мониторинг, как правило, с применением ЭВМ, позволяющий оперативно реагировать на негативные тенденции.
Основные виды контроля
По этапам процесса деятельности контроль фокусируется на предварительных, основных и заключительных этапах. Эти три типа контролирующих этапов формально называют упреждающим (входным контролем), сопутствующим и контролем по результатам.
Упреждающий (входной, предварительный) фокусируется на поступающих в организацию человеческих, материальных и финансовых ресурсах. Его цель – предотвращение проблем, связанных с входными ресурсами.
Сопутствующий – состоит в мониторинге текущей деятельности. В его основе – нормативные показатели, правила, методические и руководящие материалы (методики, положения, инструкции).
Контроль по результатам фокусируется на заключительных этапах и результатах процесса деятельности организации (контроль с обратной связью). Особое внимание концентрируется на количестве и качестве конечных результатов.
Выделяют 2 основных подхода к организации контроля:
Традиционный;
Современный децентрализованный.
В большинстве организаций прослеживаются определенные аспекты обоих подходов. Современные организации имеют тенденции к постепенному отказу от прямого иерархического контроля в пользу большей децентрализации, распределения информации и наделении полномочий структурных подразделений и сотрудников.