(****) Визначення етапів, термінів та виконавців прийнятих рішень. Забезпечення виконання прийнятих рішень

Після процесу прийняття рішення відбувається передача його для реалізації, організація його підтримки, забезпечення необхідними ресурсами, створення системи зворотного зв’язку. Слід зазначити, що успішне втілення в життя прийнятого рішення може бути здійснено тільки за умови чіткого визначення етапів, термінів та виконавців прийнятого рішення, а також гарантування процесу його реалізації необхідними ресурсами (фінансовими, трудовими, матеріальними, технологічними, інформаційними тощо). Інакше кажучи, керівництво повинне мати обґрунтовану відповідь на наступні питання:

• що робити?

• як робити (за якою технологією)?

• коли робити (час, терміни)?

• за допомогою чого робити (матеріали, інструменти)?

• з ким співпрацювати (споживачі, замовники)?

• у якій послідовності робити?

• хто повинен робити і відповідати за результати та ін.

Якщо керівництво готове відповісти на поставлені питання, значить план реалізації прийнятих рішень реально здійснити. Необхідно тільки його конкретизувати у вигляді відповідних дій та заходів, які можуть носити стратегічний, тактичний чи оперативний характер.

Прийняте рішення на стадії його реалізації трансформується в мету фірми чи її структурного розділу, для якого прийняте це рішення. У залежності від масштабів і часового інтервалу виробляється необхідна підготовка і забезпечення досягнення мети.

У загальному випадку забезпечення мети може полягати у виконанні наступних завдань:

• уточнення способів (технології) та методів (організації) робіт;

• визначення термінів робіт (побудова графіка);

• виділення ключових етапів і контрольних точок;

• визначення (уточнення) обсягів робіт;

• визначення потреби в основних і допоміжних матеріа­лах, напівфабрикатах та інших ресурсах;

• визначення постачальників і співвиконавців;

• укладання договорів і контрактів на постачання сирови­ни, матеріалів і комплектуючих;

• підготовка і забезпечення виконавців необхідною доку­ментацією;

• визначення фактичних витрат і уточнення ефективності заходів для забезпечення виконання рішення тощо.

Перелік завдань у кожному конкретному випадку може бути різним. Усе залежить від склад­ності завдань, часового інтервалу і ступеня деталізації рішен­ня, що підлягає виконанню.

Виконання рішення та контроль

Прийняття рішень та їх реалізація – це безперервний і ком­плексний процес. На підприємстві одночасно реалізуються різні за значимістю, рівнем і складністю рішення. Одні з них досить складні, трудомісткі і вимагають значного часу для своєї ре­алізації, інші – більш швидкоплинні і для їхнього виконання ви­користовується менше сил і засобів. Але, так чи інакше, кожне рішення вимагає уваги і виконання.

Процес реалізації прийнятого рішення буде більш ефективний, якщо завдання будуть вчасно доведені до кожного виконавця, які будуть проінформовані про цілі і завдання колективу структурного підрозділу та підприємства в цілому. Виконавці повинні бути забезпечені необхідними кресленнями, інструкціями, матеріалами й інструментами, документацією про вибір раціональних методів і способів проведення робіт.

При необхідності керівництво завчасно проводить навчання (перенавчання) кадрів, роз’яснює конкретну роль кожного виконавця у виробничому процесі, вирішує питання стимулювання праці. У період підготовки до виробництва уточнюються і конкретизуються виробничі відносини між виконавцями і структурними підрозділами, уточнюються повноваження і відповідальність персоналу по вертикалі і горизонталі, відбувається обмін інформацією на всіх рівнях з метою найбільш ефективного досягнення поставлених завдань.

Необхідно пам’ятати, що для будь-якого виконавця план повинен бути досить простий, тобто містити порівняно небагато пунктів, кількість нових операцій не повинна перевищувати 2-3, і фахівець повинен мати необхідну професійну підготовку і мати відповідну кваліфікацію. Забезпечення виконання розробленого плану буде не повним, якщо не будуть вирішені питання контролю. План контролю повинен відповідати на наступні питання:

• Хто контролює?

• Що має контролювати?

• Як контролювати?

• Які засоби контролю?

• Коли контролювати?

• Які потрібні інструкції для контролю?

• Яка звітна документація по контролю?

Якщо під час контролю виявленні відхилення від плану, то варто вжити відповідні коригувальні заходи для їхньої ліквідації. Причинами відхилень від плану можуть бути:

• зміни умов зовнішнього середовища;

• недоліки планування (варто виявити характер планової помилки і прийняти рішення);

• недоліки організації виробництва;

• відсутність необхідних матеріалів, інформації;

• недоліки управління;

• конфлікти в колективі;

• недоліки мотивації праці працівників тощо.

У залежності від причин виявлених відхилень застосовуються різні заходи для їхнього усунення чи коректування наявного плану у зв’язку зі зміною умов його реалізації.

Залежно від конкретної ситуації, переваг і вподобань керівництва контроль за процесом реалізації рішення може мати різні форми та методи здійснення: суцільний та вибірковий, внутрішній (за допомогою спеціального підрозділу) чи зовнішній (аудиторська фірма).