Инструменты управления временем

Планирование и организация работы менеджера, как видно из рассмотренного, имеет определенные сложности и требует использования специального инструментария.

К настоящему времени разработано несколько инструментов планирования и управления временем менеджера, получивших широкое мировое признание.

Принцип Парето

Эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». В приложении к управлению временем это правило звучит так: 20 % дел (и затраченного времени) дают 80 % результатов; 80 % дел (и затраченного времени) дают 20 % результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20 % дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Матрица Эйзенхауэра

В управлении временем одним из важных моментов является умение отделить главные задачи от второстепенных. Вместо того, чтобы расходовать время на действительно важные дела, мы зачастую тратим свое время и энергию на срочные, малозначительные дела. Решить эту проблему помогает так называемая матрица Эйзенхауэра¹, используемая для кратковременного планирования, на один или несколько дней. Она является простым вспомогательным средством, которое помогает определить приоритеты в выполнении дел.

Суть это метода заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности. То есть все задачи, которые есть на текущий период, разделяются по категориям в зависимости от их важности и срочности выполнения.

Категорий всего четыре А, B, C, D. Рис. 2

	СРОЧНЫЕ	НЕСРОЧНЫЕ
ВАЖНЫЕ	А	В
НЕВАЖНЫЕ	С	D

Рис. 2. – Матрица Эйзенхауэра

A – дела срочные и важные. Те дела, которые нужно сделать в первую очередь. Которые горят и требуют неотлагательного вмешательства. Например, задачи группы А:

• Неотложные задачи

• Проекты, у которых подходят сроки

• Срочный поход к стоматологу

B – важные и несрочные. Дела этой группы чаще всего бывают обижены вниманием. Тем самым в последствие очень быстро попадают в категорию А. Например, задачи группы В:

• Планирование новых проектов

• Изучение темы, необходимой для достижения цели

• Оценка результатов

• Посещение спорт зала

C – неважные и срочные задачи. Часто их путают с делами А. Путают важность со срочностью. Срочное как бы автоматически становится важным. Тем самым эти задачи вносят нам в рабочий ритм суматоху, напряжение и цейтнот. Как отмечал Ф. Тейлор, на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто не куда не бежит и не суетиться.

Например, задачи группы С:

• Деятельность, не связанная с вашими целями

• Прерывания

• Некоторые совещания

• Общественная деятельность

D – неважные и не срочные. Дела, которые совсем вам не интересны. Как можно больше задач категории D необходимо делегировать. К этой категории относятся так же «пожиратели» времени.

Например, задачи группы D:

• Некоторые письма и звонки

• Рутинная работа

• Развлекательные порталы

• Социальные сети

• Просмотр ТВ

Как использовать такой метод планирования в своей деятельности. Ниже описан пошаговый алгоритм работы с матрицей Эйзенхауэра.

1. Написать список всех задач на день.

2. Объединить эти задачи в четыре группы по степени важности и срочности, A, B, C, D.

3. Записать эти задачи в бланк, разделенный на 4 блока (A, B, C, D).

4. Держать бланк постоянно в поле зрения и сверяться с ним в течение дня.