Организация личной работы (самоменеджмент) руководителя

• Укажите, что по вашему мнению, следует вкладывать в понятие «рациональная организация личной деятельности менеджера»?

• Перечислите: что лично менеджеру дает рациональная организация его деятельности?

• Укажите: что дает рациональная организация деятельности менеджера предприятию?

Самоменеджмент представляет собой целенаправленное и последовательное использование руководителем проверенных практикой методов работы в повседневной деятельности.

Основная цель самоменеджмента – максимальное использование менеджером времени и своих возможностей, сознательное управление течением жизни и преодоление внешних обстоятельств как на работе, так и в личной жизни.

Процесс самоменеджмента

На рисунке 1 приведен процесс самоменеджмента. Поясните сущность и смысл данной схемы процесса самоменеджмента.

Рис. 1. – Процесс самоменеджмента.

Постановка цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Цель описывает конечный результат, является «подстрекателем» действий, мотивом, определяющим нашу активность.

Правильное формулирование целей – отдельное искусство. Наиболее часто совершаемые ошибки при постановке целей – это отсутствие в формулировке (а значит и в сознании) временных рамок и критериев успешности выполнения.

Очень широко для постановки целей используется методика SMART: она помогает запомнить критерии, которым должна соответствовать правильно сформулированная цель, и сверяться с ними в случае затруднений. Расшифровка SMART такова:

Цели должны быть:

• Конкретными (Specific)

Пример:

– «Хочу купить автомобиль» - цель плохая она больше похожа не мечту.

– «Хочу купить Honda Accord, 2011 года выпуска, красного цвета, объемом двигателя 2.4 литра» - цель гораздо лучше, т.к. она как минимум обладает конкретностью.

• Измеримыми (Measurable)

Важно выделять не только конечные, но и промежуточные критерии оценки - чтобы можно было проверить, насколько Вы продвинулись в выполнении своей цели. Например, если Вы хотите автомобиль, а у вас нет водительских прав, необходимо построить промежуточную цель получения водительских прав.

• Достижимыми (Achievable)

Еще одним важным критерием является достижимость целей. Например: Rolls - Royls за 800 тыс. долларов к январю 2011 года, которых в мире выпущено пару десятков. Конкретно? Да. Измеримо? Не то слово. Достижимо? Вряд ли. Недостижимые цели способны только расстроить человека. Ведь он будет знать, что цель недосягаема. Ну и зачем тогда к ней стремиться? Но, здесь важно не путать недостижимые цели со сложно достижимыми.

• Насущными (Relevant)

Поставленные цели должны соответствовать здравому смыслу. Не следует прилагать усилий для достижения цели, которая не отвечает вашим потребностям. Например: купить 10 автомобилей.

• Определенными во времени (Timed/Timed-bound)

Сроки – это последний критерий. Нет смысла ставить цель без времени. Даже если Вы получите свой автомобиль к собственному столетию, возможно, эта цель перестанет быть актуальной, т.к. появятся другие новые модели.

• Сформулируйте цель, используя методику SMART.

Когда цели сформулированы, можно приступать к написанию плана мероприятий, которые позволят этих целей достичь.

Планирование времени не является самоцелью. Это средство достижения цели. Оно должно быть привязано к постановке и достижению целей, и благодаря этому оно становится рычагом, помогающим индивидууму и тем, кто с ним работает, добиваться действительно высоких результатов.

Планируя мероприятия, следует прописывать временные рамки, желаемый результат и критерии его оценки.

После написания общего плана действий можно уже создавать планирование на год, квартал, месяц, неделю и на день. Естественно нужно стараться придерживаться плана и не идти на компромисс с собственной совестью, ленью, нежеланием и т.п. (а для этого план должен быть реально выполнимым).

Хороший план должен содержать не только список намеченных дел и мероприятий с указанием времени их выполнения, он должен оптимизировать рабочее время и усилия на выполнение разных видов деятельности. Для этого однотипные задачи группируются (что бы не было постоянных перескоков с одной деятельности на другую), расставляются приоритеты.

Если план не выполняется, то можно посмотреть - почему это происходит и что следует изменить. Вот вопросы, которые помогут это понять:

– Что делалось в момент, когда по плану должно было выполняться запланированное дело?

– Что помешало выполнению плана? Каким образом это можно исправить?

– Что упущено?

Можно выделить несколько основных принципов планирования:

– План должен быть как можно более подробным (в пределах разумного) и обязательно конкретным;

– Однотипные задачи должны быть сгруппированы вместе;

– Рабочий день можно поделить на этапы: в соответствии с кривой работоспособности или в соответствии с индивидуальными биологическими (циркадными) ритмами человека. Если рабочий день имеет четко зафиксированные во времени начало и конец, или, хотя бы только начало, то планировать лучше на основании кривой работоспособности.

Планирование менеджером времени приносит выигрыш во времени. Существует правило: кто регулярно в пределах 10 минут затрачивает на разработку плана предстоящего дня, тот экономит ежедневно около двух часов рабочего времени.

В деловой жизни менеджеров оправдали себя следующие плановые периоды и соответственно планы:

• долгосрочные – 3-5 лет и более;

• среднесрочные – 1-3 года;

• текущие – 1 неделя-3 месяца (месячные, декадные, недельные, дневные)

• Укажите, какие имеются взаимосвязи между отдельными, указанными видами планов?

• Поясните, как это следует учитывать при разработке менеджером планов своей работы?

• Объясните, в каком виде должны составляться планы (в письменном или на память) и почему?

• Важнейшей составной частью планов деятельности менеджера является план на день. Объясните, с чем это связано?

• Укажите, когда следует составлять план на день? Объясните почему?

• Укажите, когда следует уточнить, перепроверить план на день и с какой целью?