Приглашение.
Приглашение — одна из древних жанровых разновидностей текста вообще, «обслуживающая» так называемое ритуальное общение человека. Однако сегодня как один из жанров PR-текста оно приобрело специфические черты и при удачном составлении, композиции выполняет важную роль в создании оптимальной коммуникационной среды организации или фирмы. В пресс-рилейшнз приглашение играет важную роль в установлении контактов с представителями СМИ. Цель данного жанра — обеспечение участия в новостном событии значимых для базисного субъекта лиц.
Приглашение — это распространяемый путем прямой или личной рассылки, а также через СМИ текст о новостном событии (мероприятии), касающемся базисного субъекта PR, в котором адресату (конкретному лицу или организации) предлагается принять участие.
Успех проведения новостного события (выставки или презентации, фестиваля или конкурса, проводимого или спонсируемого определенной организацией) зависит от участия в нем представителей СМИ, а это, в свою очередь, от корректно составленного приглашения.
Обязательными компонентами композиции приглашения являются: сообщение о характере мероприятия, месте и сроках его проведения, условиях участия. При прямой адресной рассылке приглашение может быть оформлено на одной странице бланка с логотипом организации. Приглашение может иметь указание на жанровую принадлежность и заголовок, в котором излагается суть новостного события.
При форс-мажорных обстоятельствах рекомендуется рассылать тот же текст приглашения с пометой «Изменение времени проведения», «Отмена».
По тематике, характеру, масштабу события, по структуре, в том числе и речевой, можно выделить несколько видов приглашений. По характеру адресата текста приглашения подразделяются на два вида: для общественности и для узких целевых групп (акционеров, журналистов). Некоторые приглашения на события культурно-духовной сферы имеют свои отличия в языке и стиле.
Приглашение для журналистов. Это приглашение на пресс-конференцию или любое мероприятие (новостное событие) в жизни базисного субъекта PR. В приглашении для журналистов информация о событии, мероприятии должна быть конкретизирована (назовем такое приглашение расширенным). Приглашение может быть построено по схеме пресс-релиза: лид, детали новостного события, список приглашенных VIP-гостей, программа мероприятия и — факультативно — просьба о подтверждении участия. В приглашении содержится следующая информация: «место, день и время проведения пресс-конференции, ее примерная продолжительность; общая тематика пресс-конференции и перечень основных вопросов, предлагаемых к рассмотрению; фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов». В практике европейских пресс-рилейшнз журналистам вместе с текстом приглашения высылается также специальный купон для обратной отсылки с целью подтверждения участия в мероприятии. Контактные лица и телефоны в таком случае всегда указываются в конце текста.
Пример приглашения: (прил 1)
пример приглашения — на пресс-конференцию и официальную церемонию. В такого рода приглашении, как указывают С. А. Варакута и Ю. Н. Егоров, следует указывать цель и характер посещения объекта, точное место расположения объекта, место и время сбора приглашенных лиц, место возможной встречи делегации представителями приглашающей компании, маршрут и график движения транспорта к посещаемому объекту, схему проезда на личном транспорте, общую длительность посещения, время начала и окончания основных мероприятий. Здесь следует также отметить, что текст такого приглашения может быть использован журналистом для написания текста для СМИ.
Приглашение для различных групп общественности. Такой тип приглашения в зависимости от охвата конкретной целевой аудитории может распространяться через СМИ.
Пример: (прил 2)
Структура данного приглашения такова: базисный субъект PR сообщает о событии, далее даются пространственные и временные координаты данного события, информация о спонсорах и инфоспонсорах, поскольку успех проведения новостного события (выставки или презентации, фестиваля или конкурса) во многом зависит от спонсоров.
Пример приглашения для узкой целевой группы общественности (акционеров). (прил 3). Назовем его приглашением-извещением. Обычно такие тексты также опосредуются через СМИ.