4.5. Відправка звітності електронною поштою

Відправка звітності по одному документу здійснюється безпосередньо з вікна відкритого документа. Для цього після його заповнення та перевірки, необхідно натиснути кнопку “Відправити документ по електронній пошті (Ctrl+A)”, або увійти в пункт меню “Документ” / “Відправити по пошті…”. Для відправки пакету звітності необхідно натиснути в панелі інструментів кнопку “Відправити поточний пакет адресату”, або обрати пункт меню “Пошта” / “Відправити”.

Відкриється вікно адресної книги. Якщо вона була заповнена раніше, необхідно просто обрати адресата, а якщо ні – потрібно натиснути кнопку “+” в панелі інструментів, та внести інформацію про отримувача (Державний орган). В полі “Найменування” вносять назву відповідного Державного органу. Якщо в адресну книгу внесено кілька адресів електронної пошти, при встановленні відмітки перед надписом “За замовчанням” біля одного з них, ця адреса у списку буде виділена жирним шрифтом.

Оскільки Державні органи приймають тільки зашифровану звітність платника податків, перед відправленням звітності необхідно переконатися, що у полі “Шифрувати пакет електронним ключем” відмітку встановлено, і тільки після цього натиснути кнопку “ОК”. З’явиться повідомлення з пропозицією встановити дискету з електронно-цифровими ключами Головного бухгалтера у пристрій для зчитування дискет (диск 3,5 (А:), (В:)). Головний бухгалтер повинен виконати запропоновані дії, та натиснути кнопку “ОК”. Якщо для роботи з дискетами було створено ПІН-код, з’явиться спеціальне вікно для його введення. Відповідальна особа повинна ввести ПІН-код, та натиснути “ОК”. Після цього з’явиться пропозиція вставити у пристрій 3,5 (А:) для зчитування дискету з ключами Керівника, після чого необхідно знову натиснути кнопку “ОК”. Запуститься поштовий клієнт “БЕСТ-ЗВІТ” у режимі відсилки, та відбудеться відсилка пакету. Стан відсилки можна контролювати у полі “Статус поштового повідомлення”. Після того, як з’явиться повідомлення “Пакет звітності відісланий”, потрібно натиснути кнопку “Завершити”, після чого поштовий клієнт припинить роботу.

4.6. Отримання підтвердження прийняття звітності

Після прийняття пошти та обробки пакетів звітності в Державному органі, “АРМ прийому та обробки пакетів звітності” автоматично формує, та відсилає відправнику повідомлення – підтвердження сеансу зв’язку, в якому повідомляється, що звітність було отримано та прийнято. В разі, якщо звітність не було прийнято, у повідомленнях вказуються причини відмови у прийнятті документів. Наприклад, форма звітності не приймається Державним органом, якщо: вона не призначена для подання до саме цього Державного органу, а потрапила у відповідний пакет звітності випадково; вона подається не у тому звітному періоді, який передбачений для неї Законодавством; вона заповнена у невірних одиницях виміру, або в разі закінчення встановленого Законодавством строку її подання.

Для отримання такого повідомлення необхідно на панелі інструментів натиснути кнопку “ ” (“Отримати”), або обрати пункт меню “Пошта” / “Отримати…”. На запрошення підсистеми шифрування потрібно встановити дискету з електронно-цифровими ключами Головного бухгалтера у пристрій 3,5 (А:), та натиснути “ОК”. Далі з’явиться пропозиція встановити у пристрій 3,5 (А:) дискету з ключами Керівника. Після встановлення, та натиснення “ОК”, запуститься поштовий клієнт “БЕСТ-ЗВІТ” у режимі приймання пошти. Якщо пошта буде прийнята вдало, в стовпці “Повідомлення” з’явиться текст відповідного повідомлення. Подвійне клацання лівою клавішею миші викличе віконце з повним текстом повідомлення, який можна зберегти у вигляді текстового файла. Після цього необхідно натиснути кнопку “Завершити”.

Слід пам’ятати, що в процесі отримання повідомлень поштовою службою “БЕСТ-ЗВІТ”, всі інші поштові клієнти (Outlook Express, MS Outlook, Eudora, The Bat! тощо) повинні бути вимкненими. Повідомлення, “перехоплені” іншими поштовими програмами, не зможуть бути прийняті та розшифровані.