1.5. Порядок хранения документов
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. До передачи в архив документы хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Первичные документы за текущий месяц, относящиеся к одному учетному регистру, хранятся в хронологическом порядке в отдельной папке.
Все денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны также в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Сроки хранения различных документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее — Перечень).
Постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс утвердено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Действие Положения распространяется на документы открытых и закрытых акционерных обществ, в том числе на решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения и (или) дополнения в решения о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспекты (проспекты эмиссии) ценных бумаг, отчеты об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, зарегистрированные регистрирующими органами, и т.д. Сроки хранения документов, встречающихся как в акционерных обществах, так и в других организациях, определяются в соответствии с вышеуказанным Перечнем.
Сроки хранения документов определяются в один год, пять лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новыми.
Документы со сроком хранения до 10 лет включительно относятся к документам временного хранения. Остальные делятся на документы долговременного (свыше 10 лет) и постоянного (вечного) хранения.
Срок хранения большинства бухгалтерских документов составляет не менее 5 лет. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Например, исчисление срока хранения кассовых документов за 2010 г. началось с 1 января 2011 г.
Этот же срок определен и в ст. 17 Закона «О бухгалтерском учете».
В ст. 23 НК РФ говорится о хранении данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, в течение четырех лет.
Тем не менее здесь нет никакого противоречия, так как в НК РФ говорится о документах, необходимых для целей налогообложения, а в Законе «О бухгалтерском учете» — о документах, необходимых для целей бухгалтерского учета. Об этом же говорится в письме Минфина России от 9 февраля 1999 г. No 04-01-10.
обратите внимание!
Налогоплательщик вправе осуществлять перенос убытка на будущее в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен этот убыток (п. 2 ст. 283 НК РФ). Документы, подтверждающие объем понесенного убытка, организация обязана хранить в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ).
Срок хранения документов в один год предусмотрен только для несущественных (вспомогательных) бухгалтерских документов. К ним относятся:
месячные бухгалтерские балансы и отчеты (при отсутствии годовых и квартальных они хранятся постоянно);
переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности;
месячные отчеты по налогам (но при отсутствии квартальных отчетов они хранятся пять лет. Таким образом, декларации по НДС, составляемые за налоговый период, равный календарному месяцу, и относящиеся к 2007 г. и более ранним годам, должны храниться пять лет).
Для документов, связанных с расчетами с работниками по оплате труда, предусмотрен срок хранения в 75- лет (лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости и т.п.).
К документам с постоянным сроком хранения относятся:
годовые бухгалтерские балансы, отчеты и аналитические документы к ним;
передаточные, разделительные, ликвидационные балансы: приложения, пояснительные записки к ним;
годовые отчеты об исполнении сметы расходов;
отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию;
паспорта сделок и т.д.
Документы со сроками «до минования надобности» и «до замены новыми» имеют только практическое значение. Срок их хранения устанавливается самой организацией, но не менее пяти лет.
В организации должна быть разработана и утверждена номенклатура дел. Порядок ее разработки и утверждения регулируется Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Номенклатура дел может быть как общей для всей организации, так и по каждому структурному подразделению в отдельности. В бухгалтерии ее разрабатывает главный бухгалтер как лицо, отвечающее за ведение бухгалтерского учета в организации. Составляется номенклатура на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.
На новый календарный год номенклатура составляется в последнем квартале текущего года.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (в нашем случае — бухгалтерия) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела («Бухгалтерская и налоговая отчетность», «Движение МПЗ» и т.п.). Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 номенклатуры указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании календарного года бухгалтер указывает общее количество дел (томов, частей).
Номенклатура согласовывается с руководителем архива организации.
Документы коммерческих и некоммерческих организаций, за исключением государственных и муниципальных учреждений или государственных и муниципальных унитарных предприятий, составляют негосударственную часть государственных архивов. В Москве порядок хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регулируется Законом г. Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об архивном фонде Москвы и архивах».
Постоянное и временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда Москвы обеспечивают их собственники в создаваемых для этих целей в организациях архивах. Таким образом, организация имеет право создать и собственный архив.
Документы временного хранения, как правило, не подлежат передаче в архив организации. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению
Документы, отобранные для постоянного или временного хранения, оформляются в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.
Хранению подлежат подлинники документов. В случае их утраты или повреждения хранятся заверенные в установленном порядке копии таких документов.
При подготовке документов для передачи в архив необходимо выполнить следующие действия:
вынуть документы из папки, убрать все скрепки и другие металлические предметы (булавки и т.п.);
2)проверить хронологию. Она должна быть строгая — прямая (с января по декабрь вместо образовавшейся в течение года — с декабря по январь);
3) пронумеровать все документы простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Исправление номера листа не допускается. В случае допущенной ошибки старый номер зачеркивается, а рядом ставится новый. Нумерация делается арабскими цифрами. Лист-заверитель и лист-опись в общей нумерации не участвуют. В сшитой пачке должно быть до 250 страниц или до 4 см;
4) составить опись документов. Она кладется сверху пачки. Листы описи имеют собственную нумерацию;
5) составить лист-заверитель: «В деле подшито ... листов». Количество листов дела указывается цифрами и прописью. Количество листов описи приплюсовывается к общему количеству листов дела через знак «+». Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Лист-заверитель кладется снизу дела. Заверительная надпись не должна быть оформлена ни на оборотной стороне последнего документа, ни на обложке дела;
6) надеть твердую обложку из картона или сдать в переплет. Документы прошиваются суровыми нитками в четыре прокола. Документы переплетаются или сшиваются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Обложка дела оформляется светостойкими, как правило, черными чернилами, можно маркером:
7) составить опись дел в трех экземплярах (первый и второй — в архив, третий оставить у себя).
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций документы, образовавшиеся в результате деятельности организации в течение года, после их составления должны храниться в структурных подразделениях еще один год. По прошествии года проводится обработка документов в целях определения их на хранение в архив или к уничтожению.
Часть документов временного хранения (сроком до 10 лет) может быть уничтожена.
Для уничтожения документов временного хранения:
1) в организации создают экспертную комиссию для организации и проведения работы по отбору документов для дальнейшего хранения и уничтожения;
2)комиссия составляет акт о выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению;
3)перечень документов к уничтожению согласовывают с местным архивом: на перечне документов должен быть гриф одобрения архива;
4) проводят внешнюю ревизию;
5) уничтожают документы путем сдачи их в соответствующие организации на переработку (утилизацию). Передачу документов оформляют приемо-сдаточной накладной.
В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов.
Если документы не уничтожаются, а передаются на переработку, составляется акт примерно следующей формы.
Если по каким-либо причинам документы организации утрачены, то они должны быть восстановлены. Это может произойти вследствие чрезвычайной ситуации (пожар, затопление, кража) или элементарной забывчивости работника, потерявшего документ.
Восстанавливать стоит только те документы, срок исковой давности которых еще не истек. Если в результате пожара сгорели папки с банковскими документами 10— 15-летней давности, то вряд ли это будет серьезной проблемой для организации.
Если есть виновное лицо, то следует получить от него объяснения и восстановить утраченные документы (отправить этого работника за копиями утраченных им документов).
Если же виновных лиц нет (документы утрачены из-за чрезвычайной ситуации), то необходимо получить оправдательные документы у соответствующих органов:
при пожаре — справку Государственной противопожарной службы МЧС России, протокол осмотра места происшествия и акт о пожаре, которыми устанавливается причина возгорания (письмо УФНС России по г. Москве от 25 июня 2009 г. № 16-15/065190);
при затоплении помещения, в котором находились документы, — справку из коммунальной или аварийной службы об аварии, протокол осмотра места происшествия и акт об утрате документов;
при краже документов — справку из милиции (постановление) о возбуждении уголовного дела по факту кражи, протокол осмотра места происшествия.
Сразу после происшествия создается комиссия по восстановлению документов, для чего издается приказ по организации произвольной формы.
Комиссия проводит инвентаризацию сохранившихся документов, составляет опись утраченных документов. Один экземпляр описи следует представить соответствующим органам для отражения в справке (протоколе, акте), так как в документах, выданных официальными инстанциями, следует перечислить, какие именно документы утрачены. Составляется акт об утрате документов с указанием причин их утраты.
При восстановлении документов следует собственные первичные учетные документы распечатать заново, а у контрагентов — запросить дубликаты документов, выданных ими.
Если утрачены бухгалтерская и налоговая отчетность, то можно обратиться в налоговую инспекцию с просьбой предоставить ее копии, хотя следует помнить, что она не обязана это делать.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Отсутствие документов, даже по уважительным причинам, не освобождает организацию от налоговой ответственности. Ведь в силу положений подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в бюджетную систему Российской Федерации, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках в случаях отказа налогоплательщика допустить должностных лиц налогового органа к осмотру производственных, складских, торговых и иных помещений и территорий, используемых налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанных с содержанием объектов налогообложения, непредставления в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов, отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги.
К организации могут быть также применены штрафные санкции, перечисленные в следующем разделе.