1.1. Основные требования к документам

Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон «О бухгалтерском учете»), в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (далее — Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности), и Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 по согласованию с ПСУ СССР.

Для правильного оформления документов следует использовать ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Нормативными и законодательными актами по бухгалтерскому учету предусмотрено, что первичные учетные документы необходимо составлять на типовых бланках (разд. II Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»). Для большинства хозяйственных операций Госкомстат России разработал типовые (унифицированные) бланки для учета:

основных средств и нематериальных активов;

материалов;

продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;

кассовых операций;

операций, связанных с оплатой труда;

результатов инвентаризации.

Кроме того, Госкомстат России разработал бланки, учитывающие специфику отдельных отраслей. Так, в настоящее время утверждены типовые бланки для учета:

торговых операций (в том числе при продаже товаров в кредит и по до¬говорам комиссии);

операций на предприятиях общественного питания;

денежных расчетов с населением с применением контрольно-кассовых машин (ККМ);

капитального строительства и ремонтно-строительных работ;

работы строительных машин и механизмов;

операций на автомобильном транспорте;

сельскохозяйственной продукции и сырья.

Формы документов, используемых при безналичных расчетах, утверждает Банк России.

Типовые бланки можно приобрести в магазине или распечатать на компьютере из любой бухгалтерской программы. В последнем случае можно выбрать тот формат, который более удобен бухгалтеру. Строгих ограничений здесь нет. Разрешается также включать в типовые бланки дополнительные реквизиты, например адрес и телефон организации. Главное условие — все реквизиты, предусмотренные Госкомстатом России, должны быть сохранены. Исключение составляют документы по учету кассовых операций и безналичных расчетов, в которые никаких изменений и дополнений вносить нельзя.

Если для какой-либо хозяйственной операции типовой бланк не предусмотрен, организация может разработать его самостоятельно.

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный учетный документ, приведен в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

• наименование документа, которое отражает финансово-экономическое содержание хозяйственной операции, выполняемой бухгалтером. Например, в документе с наименованием «Накладная на отпуск продукции на сторону» отражаются хозяйственные операции по отпуску продукции со склада организации. Бухгалтер не должен заполнять первичные учетные документы с нечетким наименованием или при его отсутствии, а также принимать от граждан или сторонних организаций документы с отсутствующим или нечетким наименованием.

В унифицированных формах документов предусмотрен код формы — семизначный номер документа, который проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Если же документ разработан самостоятельно, то реквизит «Код формы» можно не заполняться или предусмотреть в учетной политике собственную кодировку самостоятельно разработанных первичных учетных документов. Наличие кода формы необходимо, если он используется при автоматизированной обработке документов;

• дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. При отсутствии даты становится непонятно, в какой момент должна быть отражена в учете хозяйственная операция, которая описана в первичном учетном документе. В этом случае может быть неправильно определена налоговая база.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то документ должен иметь одну (единую) дату.

Оформляется дата документа арабскими цифрами, располагающимися в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами:

дд.мм.гггг.

Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится 0. Например, дату 1 января 2011 г. арабскими цифрами следует записывать так:

01.01.2011.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты: