1.4. График документооборота

Документооборотом называется создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, принятие их к учету, обработка, передача в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота приведен в приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Требование о создании и утверждении графика документооборота в организации содержится в п. 4 ПБУ 1/2008

График может угверждаться как составная часть учетной политики общим приказом или может быть утвержден отдельным приказом.

Разрабатывает график документооборота, так же как и учетную политику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель организации.

Работники предприятия создают и представляют главному бухгалтеру применяемые на их участках первичные нетиповые учетные документы. Эти документы также должны быть утверждены в приложении к учетной политике.

График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного учетного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтере кого учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер.

Имеет смысл раздать всем работникам выписки из графика документооборота, в которых перечислены документы, относящиеся к их деятельности.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существует пять основных этапов:

составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

проверка принятых документов бухгалтером. Проверку осуществляют по форме (проверяют полноту и правильность оформления документов, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (проверяют законность документированных операций, логическую увязку отдельных показателей) и арифметически;

4) обработка документа в бухгалтерии:

таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель, например передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

группировка — подбор документов однородных по экономическому содержанию (приход МПЗ или расход);

контировка — указание в первичном учетном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Для многих организаций выполнение требования по созданию графика документооборота — сложная задача.

На примере конкретной организации покажем, что представляет собой график документооборота.