Требования к оформлению записей в первичных учетных документах

Записи в первичных учетных документах должны производится чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств компьютеризации, что должно обеспечить сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Запрещается использовать простой карандаш. Не принято заполнять документы пастой зеленого или красного цвета. Свободные строки в первичных учетных документах подлежат обязательному прочеркиванию, итоговые данные указывают цифрами и прописью, причем суммы прописью пишут с заглавной буквы, чтобы исключить возможность подделки документа.

обратите внимание!

Прописью указывается только часть суммы, выраженная в рублях. Копейки прописываются цифрами!

Сумма прописью указывается в именительном падеже.

Запрет на смешанное заполнение (на компьютере и от руки) первичных учетных документов в законодательстве отсутствует.

В ряде случаев в организации могут появиться первичные учетные документы на иностранном языке. Это могут быть электронные билеты для проезда в командировки и обратно работников организации, документы, подтверждающие расходы работников организации в заграничных командировках, осуществление организацией внешнеэкономической деятельности и т.п.

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. Перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистами самой организации, на которых возложена такая обязанность в рамках исполнения должностных обязанностей, в том числе и от руки, при этом перевод обеспечивает организация-налогоплательщик. В отношении электронных билетов контролирующие органы сделали поблажку и разрешили переводить только реквизиты, необходимые для признания расходов для целей налогообложения прибыли организаций, т.е. данные (Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дата вылета, стоимость билета), подтверждающие факт приобретения перевозочного документа и его стоимость (письма ФНС России от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656@, Минфина России от 2 марта 2010 г. No 03-03-06/1/168 и от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Сроки составления первичных учетных документов

В момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее.

Носители первичных учетных документов

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если организация ведет учет на компьютере, она обязана распечатывать первичные документы для всех участников хозяйственных операций, а также по требованию налоговых и других органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.