Бухгалтерская справка зао «Фрегат»

При расчете оплаты за ежегодный отпуск Богдановой СВ. не была учтена премия по итогам работы за 2010 г. Следует доначислить отпускные в сумме 4560 руб.

В бухгалтерском учете доначисление отразить проводкой: Дт44Кт70 4560 =

Главный бухгалтер Петрова Н.В. Петрова

11.05.2011

С I января 2009 г. организации должны утверждать в своей учетной политике все формы применяемых первичных учетных документов, а не только самостоятельно разработанные или унифицированные формы с внесенными дополнениями. Связано это со вступлением в силу Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденного приказом Минфина России от 6 октября 2008 г. № 106н, в котором содержится требование об утверждении всех применяемых организацией первичных учетных документов. Однако данное требование противоречит п. 3 ст. 6 Закона «О бухгалтерском учете», где сказано, что утверждаются только формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Чтобы избежать лишних проблем, имеет смысл в учетной политике записать фразу: «Организация применяет унифицированные формы документов, утвержденные Госкомстатом России и Банком России, а также самостоятельно разработанные первичные документы (прилагаются к учетной политике)».

Печать организации

Наличие печати в организации предусмотрено законодательством. Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, указывает оттиск печати в перечне реквизитов документа (п. 3.25). Именно оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. Печать нужна и для удостоверения права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на других документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Тем не менее бухгалтерское законодательство не включает печать в перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа (п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности и п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»), т.е. печать относится к дополнительным реквизитам документов,

Однако, если организация использует унифицированную форму документа, в которой такой реквизит предусмотрен, печать в этом документе обязательна. Это может быть банковский документ, приходный кассовый ордер, документ на отгрузку на сторону материальных ценностей и т.п.

Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ при заключении сделки в письменной форме соглашением сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, как то: совершение на бланке определенной формы, скрепление печатью и т.п.

Поэтому печать на договоре должна быть обязательно в случае, если это предусмотрено самим договором. Такое условие может содержаться или в тексте договора, или когда ниже реквизита «Подпись» проставлены буквы «М.П.» («Место печати»).

Аналогичная ситуация и с актом выполненных работ, оказанных услуг. Обычаями делового оборота принято, что при оформлении этих актов предусмотрено наличие подписей ответственных лиц обеих сторон и печатей. Но на самом деле наличие печатей необходимо в случае, если это определено условиями хозяйственного договора (письмо Госналогслужбы России по г. Москве от 10 февраля 1995 г. N° 11-13/2072).

Зато печать обязательно должна присутствовать на доверенности, выдаваемой организацией своему сотруднику (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Первичным документом налогового учета является счет-фактура. Наличие печати в нем не предусмотрено. Однако первоначальная форма счета-фактуры содержала этот реквизит как обязательный. Печать исключена из реквизитов счета-фактуры с 2 марта 2004 г. согласно изменениям, внесенным постановлением Правительства РФ от 16 февраля 2004 г. № 84 в Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 (далее — Правила).

обратите внимание!

Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления (п. 29 Правил).

Формы бухгалтерской отчетности также не содержат требования о наличии в них печати организации (приказ Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н «О формах бухгалтерской отчетности организаций»).

Зато все формы налоговых деклараций должны быть заверены печатью (декларация по НДС — приказ Минфина России от 15 октября 2009 г. № 104н, декларация по налогу на прибыль — приказ Минфина России от 5 мая 2008 г. № 54н и т.д.).

Наличие печати в кадровых документах также не всегда предусмотрено законодательно. Так, печать организации обязательна:

■ на первой странице трудовой книжки при ее заполнении (п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69);

на командировочном удостоверении (форма № Т-10), утвержденном постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;

на акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73), утвержденном постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Другие формы по труду и его оплате, утвержденные этим же постановлением, не содержат печати в качестве обязательного реквизита.

Трудовой кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ) не содержит требования о проставлении печати на трудовом договоре (ст. 57), но на практике печать обычно ставят.

Кроме перечисленных документов, в отношении которых мы можем точно определиться с наличием или отсутствием печати, в организации оформляется множество других документов, с которыми такой однозначности нет.

Поэтому организации следует разработать документ (это может быть приказ, инструкция, положение и т.п.), в котором должен быть приведен перечень документов, на которые следует ставить печать.

Примерный перечень таких документов приведен в Государственной системе документациоиного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 (далее — ГСДОУ).

С учетом современных требований можно предложить следующий вариант такого перечня:

акты (приема законченных строительством объектов, оборудования; выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

нормы расхода на драгоценные металлы;

образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

гарантийные письма;

переписка с налоговыми органами и внебюджетными фондами, а также с другими государственными органами и т.д.

Печать в организации может быть не одна. Так, каждое обособленное подразделение может иметь собственную печать. Можно изготовить печати для счетов-фактур, документов, оформления пропусков и т.п.

Количество печатей, их назначение, а также лиц, ответственных за хранение и проставление оттиска каждой печати, следует утвердить в том же документе, в котором утвержден перечень документов с печатью в качестве обязательного реквизита.

Оттиск печати следует ставить в том месте документа, где стоит реквизит «М.П.» («Место печати»). Если же такой реквизит отсутствует, печать следует проставлять таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ (п. 2.3.2.6 ГСДОУ). При этом должна быть видна подпись и вся информация на оттиске печати (Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30—2003).

Ведь часто именно печать и подпись на документах играют существенную роль в судебных разбирательствах.

Так, ВАС РФ в определениях от 28 октября 2009 г. № ВАС-14117/09 по делу № А44-2780/2008 и от 28 октября 2009 г. № ВАС-13773/09 по делу № А44-1923/2008 подтвердил право организации на вычет НДС, учтя, что все документы, составленные от имени организации-поставщика, заверены печатью указанной организации, достоверность которой надлежащими доказательствами не опровергнута.

В другом случае суд (определение ВАС РФ от 15 июля 2009 г. № 8369/09 по делу № А12-11885/08-С6) возвратил заявление заявителю в связи с тем, что приложенная к заявлению доверенность не подтверждает полномочия лица на подписание заявления, так как в нарушение требований закона представлена в виде незаверенной ксерокопии. При этом было указано, что к надлежащим образом заверенным копиям документов относятся только те копии, идентичность которых удостоверена нотариально либо заверена подписью компетентного должностного лица с приложением печати организации, от которой исходит соответствующий документ.