1 Января 2011 г.
Возможно и оформление даты в обратной последовательности:
2011.01.01.
Однако последний способ оформления даты не получил широкого распространения в нашей стране.
обратите внимание!
Буква «г» указывается только при оформлении даты словесно-цифровым способом;
наименование организации, от имени которой составлен документ. Этот реквизит позволяет определить принадлежность документа к той или иной организации. Конечно, при его отсутствии можно определить, от имени какой организации составлен документ по подписям лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. Тем не менее, если эти лица работают одновременно в нескольких организациях, может возникнуть путаница;
содержание хозяйственной операции, оформленной данным документом. При этом содержание хозяйственной операции можно понять из наименования документа. В содержании должно быть указано, кто, для кого и что сделал. Например, платежное поручение предназначено для оформления платежей через банк. Из названия документа следует, что организация поручает сделать платеж, а конкретные данные — источник, величина и назначение платежа — определяются содержанием операции, указанной в данном документе.
Бухгалтеру необходимо помнить о соблюдении строгого соответствия между наименованием документа и содержанием проводимых по нему операций;
• измерители хозяйственной операции. В хозяйственном учете применяются три вида измерителей: натуральные, трудовые и денежные.
Натуральные измерители позволяют получать сведения об объектах учета в натуре: в мерах веса, длины, объема, площади и т.п. С их помощью осуществляется контроль за сохранностью различных форм собственности, объемом процесса заготовления, производства и реализации.
Трудовые измерители применяются в сочетании с натуральными. С их помощью устанавливается количество затраченного труда (в рабочих днях, часах, линутах). Благодаря этому виду измерителей определяются показатели производительности труда, объем затраченного времени рабочих и выполнение ими норм выработки, начисляется заработная плата.
Денежные измерители являются обобщающими. Все важнейшие показатели деятельности организации выражаются в денежной форме (в руб., коп.). С помощью денежного измерителя, применяемого в сочетании с другими видами измерителей: ведется подсчет всех имеющихся у организации средств; определяются производительность труда и себестоимость продукции; уставливаются цены; осуществляются кредитные, расчетные и хозяйственные операции;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Право на совершение определенных хозяйственных операций обычно входит в должностные обязанности конкретных должностных лиц. Поэтому указание должности служит для контроля за правомерностью совершения операции.
Если документ оформлен на бланке организации, то указывается только должность лица, подписавшего этот документ: Генеральный директор.
Если документ оформлен не на бланке организации, то в наименование должности включается и наименование организации: Генеральный директор ООО "Ромашка».
В расшифровке подписи сначала ставятся инициалы, а потом фамилия: И.М. Иванов.
Расшифровка подписи не берется ни в косые, ни в круглые скобки.
Правильная подпись:
Генеральный директор……… И.М. Иванов
Неправильная подпись:
Генеральный директор………. /И.М. Иванов/
Если должностное лицо, подпись которого предполагается в документе, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например «и.о.», «зам.»):
Зам. генерального директора…………В.В. Петров
И.о. генерального директора ……….. В.В. Петров
Нежелательно (хотя и не запрещено) в такой ситуации ставить перед указанием должности косую черту «/» или «За». Такая запись не дает никакой информации о том, кто же все-таки подписал документ. В расшифровке подписи также следует указать то лицо, которое подписало документ. Это можно сделать, или зачеркнув расшифровку подписи отсутствующего руководителя и вписав от руки нужную расшифровку, или указав подпись и расшифровку подписавшего лица ниже подписи отсутствующего руководителя:
И.о. генерального директора……..И.М. Иванов
Петров В.В. Петров
При подписании документа несколькими должностными липами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор ЗАО «Альфа»…….. И.М. Иванов
Главный бухгалтер ЗАО «Альфа»………… А.А. Николаева
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаю на одном уровне, например:
Генеральный директор Генеральный директор
фирмы заказчика фирмы подрядчика
…………ИМ. Иванов ………….С.Т. Власов
обратите внимание!
Следует помнить, что подписывает договор всегда лицо, указанное в преамбуле договора.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии…………………………А.П. Савельев
Члены комиссии …………………. И.В. Селютина
………………….Н.П. Трофимов
……………………П.Т. Голиков
Следует отметить, что, к сожалению, это требование не всегда соблюдается в унифицированных формах документов. В частности, в формах по учету основных средств присутствуют строки, где необходимо указывать должности членов комиссии, контролирующей операции с основными средствами.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, в обязательном порядке подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Утверждение этого перечня оформляется приказом по организации.
Использование в первичных учетных документах факсимильной подписи не допускается, ведь в приведенном перечне обязательных реквизитов четко сказано, что должна быть только личная подпись лица, ответственного за совершение и правильность оформления хозяйственной операции.
Факсимильная подпись может использоваться только в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон(п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее — ГК РФ)). Ни закона, ни иного правового акта в настоящее время нет. Таким образом, если в договоре будет оговорено условие об использовании факсимильной подписи в документах по данному договору, то гражданское законодательство это не запрещает. Но само это условие должно быть скреплено оригинальной подписью. Так, несмотря на совершенно однозначный запрет законодателей вместо оригинальной подписи ставить факсимильную подпись на счетах-фактурах, ВАС РФ в определении от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08 сделал вывод об отсутствии у инспекции правовых оснований для уменьшения размера возмещения налога на добавленную стоимость, поскольку проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи было оговорено в соглашении между налогоплательщиком и его поставщиком.
Применение электронной цифровой подписи в настоящее время регулируется Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон № 1-ФЗ). Пунктами 1 и 2 ст. 1 данного Закона установлено, что его целью является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие настоящего Закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.
Широкое распространение получила электронная подпись при взаимоотношениях с банками. Организации, установив систему «банк—клиент», получают ключ со своими подписями и возможность осуществлять расчеты не выходя из офиса.
С 1 января 2011 г. появилась возможность составлять и выставлять счета-фактуры не только в бумажном, но и в электронном виде (Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ). При этом должны быть соблюдены следующие условия:
взаимное согласие сторон сделки;
наличие у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В отношении других первичных учетных документов права на использование электронной цифровой подписи нет. Хотя Минфин России (Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики) в частных ответах сообщает, что, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных Законом N& 1-ФЗ (письмо Минфина России от 26 ноября 2009 г. № 03-02-08/85). А накладная, оформленная в электронном виде и подписанная электронной цифровой подписью, может являться одним из документов, подтверждающих расходы, осуществленные налогоплательщиком (письмо Минфина России от 28 июля 2010 г. № 03-03-06/1/491). Но при этом подчеркивается, что мнение Департамента, приведенное в настоящем письме, не содержит правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не является нормативным правовым актом. В соответствии с письмом Минфина России от 7 августа 2007 г. № 03-02-07/2-138 мнение Департамента, высказанное в частных ответах, имеет информационно-разъяснительный характер по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах и не препятствует налоговым органам, налогоплательщикам, плательщикам сборов и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо обязательного реквизита является нарушением правил ведения бухгалтерского учета.
В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскомy учету и технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты:
- номер документа;
- адрес организации;
- основание для выполнения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.д.);
- печать организации;
- прочие реквизиты, необходимые для оформления конкретной хозяйственной операции.
В качестве примера самостоятельно разработанного документа можно привести бухгалтерскую справку.