Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов

В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция оформляется доку­ментом.

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство.

Таким образом, первичный учетный документ является письменным свиде­тельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не тре­бует дальнейших пояснений и детализации.

Как кирпичики образуют фундамент здания, на котором возводят этажи, так и множество первичных документов образуют «фундамент» — бухгалтер­ский учет, на котором базируются учетные регистры — специальные формы для регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операциях, т.е. обобщающие документы, характеризующие наличие средств организации и операции с ними.

И наконец, итогом строительства является крыша здания, т.е. отчетность организации (баланс и другие формы).

Если неправильно положен или отсугствует хотя бы один кирпичик в фун­даменте, здание может рухнуть. Поэтому к учету могут приниматься только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юриди­ческую силу.

Налоговый учет обязаны вести все организации. Он также основывается на первичных документах, но сгруппированных в соответствии с требованиями Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ).

Проиллюстрируем это на примерах.

Пример1:

Организация приобрела объект основных средств. В бухгалтерском учете начисление амортизации по этому объекту начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия этого объекта к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения стои мости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета (п. 21 Положе- ния по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказомМинфина России от 30 марта 2001 г. № 26н). В налоговом учете в соответствии с п. 4ст. 259 НК РФ начисление амортизации по объекту амортизируемого имущества начина-ется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект был введен в эксплуатацию.

Поступление данного объекта основных средств в организацию будет отражено бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 08 «Вложение во внеоборотные активы», субсчет 08-4 «Приобретение объ-

ектов основных средств»

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»».

Основанием для отражения данной хозяйственной операции в бухгалтерском учете является накладная поставщика.

Для оборудования, не требующего монтажа, момент принятия объекта основных средств

на учет совпадает с вводом его в эксплуатацию. Принятие основного средства к бухгалтерскому учету отражается проводкой:

Дебет счета 01 «Основные средства» Кредит счета 08 «Вложение во внеоборотные активы».

(См. комментарии к счету 01 «Основные средства» в Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утверж­денной приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.)

Документом, служащим основанием для отражения данной хозяйственной операции в бухгалтерском учете, является акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма № ОС-1).

Если же объект основных средств приобретен в запас или будет передан в монтаж, то оформляется акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14).

В случае отсутствия в организации акта формы № ОС-1 начисление амортизации на объект основных средств в бухгалтерском и налоговом учете неправомерно.

Наличие акта формы № ОС-1 необходимо и для принятия к вычету налога на добавленную стоимость, уплаченного поставщику данного основного средства, так как в соответствии со ст. 172 НК рф «Вычеты сумм налога, предъявленных продавцами налогоплательщику при приоб­ретении ...основных средств и (или) нематериальных активов, ...производятся в полном объ­еме после принятия на учет данных основных средств и (или) нематериальных активов».

Пример 2:

Неправильное заполнение или незаполнение хотя бы одного из обязательных реквизитов счета-фактуры является основанием для непринятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. Все эти реквизиты перечислены в п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ.