2.1. Поступление и ввод в эксплуатацию основных средств
Основные средства могут быть получены от поставщиков, в виде вклада в уставный капитал, безвозмездно либо созданы в организации.
Если основные средства сразу после приобретения вводятся в эксплуатацию, то оформляются акты по формам № ОС-1, № ОС-1а или .\з ОС-16 (в зависимости от того, какие основные средства получены и сколько).
Основные средства, полученные в первых трех случаях (со стороны), приходуются на основании товаросопроводительных документов и акта о приемке-передаче объекта основных средств по формам ОС-1, ОС-1а или ОС-16.
Основные средства, созданные в организации, приходуют на основании только акта о приеме-передаче объекта основных средств по формам № ОС-1, N° ОС-1а или № ОС-16.
Для приема и введения в эксплуатацию основного средства в организации приказом руководителя создается приемочная комиссия. В организации можно утвердить постоянно действующую комиссию, в функции которой входит не только прием, но и списание, а также другие операции с основными средствами.
Комиссия производит осмотр принимаемого основного средства и проверку его на соответствие техническим характеристикам.
После этого составляется акт по форме № ОС-1, заполняются реквизиты получателя и продавца.
Основанием для составления акта является приказ руководителя о приеме объекта основных средств. Указывается его дату и номер, дата принятия объекта к учету.
В строке «Акт» указывают порядковый номер документа и дату составления документа. Последняя должна совпадать с датой проведения приема-передачи основных средств.
В графе «Инвентарный номер» указывают инвентарный номер объекта основных средств, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию. Присвоенный номер может быть обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесен краской или иным способом.
В графе «Заводской номер» указывают номер (маркировку), присвоенный основному средству при его изготовлении. Этот номер может быть обозначен в техническом паспорте оборудования.
Реквизит «Государственная регистрация прав» заполняют на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.
Если объект основных средств находится в долевой собственности, то справочно указываются сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), о доле организации в праве общей собственности, а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), — сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Банка России на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.
В формах № ОС-1 и № ОС-1а раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика) только для объектов основных средств, бывших в эксплуатации у другого собственника.
В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7). Предполагаем, что это можно распространить и на случаи приобретения объекта основных средств через оптовую торговлю у организации-оптовика, в которой данный актив числился в составе товаров, а не основных средств.
В графе 6 «Сумма начисленной амортизации (износа)» раздела 1 указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.
В разделе 3 «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств» таблицы дается характеристика, отражающая основные параметры основного средства, указанные в паспорте или другой технической документации.
Данные для заполнения таблицы «Сведения о наличии драгоценных материалов (металлов, камней)» указаны также в технической документации.
На странице 3 акта формы № ОС-1 записывают выводы комиссии, которые сделаны в результате осмотра.
Затем приводят перечень технической документации, которая прилагается к данному акту.
Заверяется акт подписями председателя и членов комиссии. Подпись включает в себя наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.
Свою подпись ставит также материально ответственное лицо, принимающее основное средство.
Акт утверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным (например, заместителем руководителя). Это лицо не должно входить в состав комиссии. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу лицевой стороны документа.
обратите внимание!
В случае приобретения объекта у организации-продавца через сеть оптовой или розничной торговли для использования его покупателем в качестве основного средства форму N° ОС-1 заполняет только организация-получатель (покупатель), при этом реквизиты организации-сдатчика (продавца), т.е. левый блок с грифом «УТВЕРЖДАЮ» (в том числе «Подпись руководителя», «М.П.» и «Дата»), не заполняются, поскольку продаваемый объект не числится у продавца в составе основных средств, а является товаром: здесь нет бухгалтерской операции приема-передачи, есть договор купли-продажи.
Акт после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, где в него вносятся сведения об амортизационной группе (на странице 1), в разделе 2 указывается срок полезного использования (графа 2), способ начисления амортизации и норма амортизации.
Срок полезного использования объекта основных средств — период, в течение которого использование объекта основных средств призвано приносить доход организации или служить для выполнения целей деятельности организации. Этот срок определяется организацией при принятии объекта к бухгалтерскому учету. Он обычно указан в техническом паспорте или другой технической документации.
Его можно установить самостоятельно исходя:
из ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью применения;
ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации, естественных условий и влияния окружающей среды;
нормативно-правовых и других ограничений использования данного объекта.
Примерные сроки полезного использования приведены в постановлении Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1.
Амортизация может начисляться одним из следующих способов: линейным, уменьшаемого остатка, списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования, списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции.
В графе 4 «Норма амортизации» указывают норму, по которой на основное средство будет начисляться амортизация в течение всего срока его эксплуатации.
После заполнения всех необходимых граф бухгалтер открывает инвентарную карточку по форме № ОС-6. Затем главный бухгалтер организации заверяет акт своей подписью и ставит дату.
Если вводится в эксплуатацию одно основное средство, заполняется акт по форме № ОС-1 или № ОС-1а и открывается инвентарная карточка по форме № ОС-6. Если же вводится в эксплуатацию несколько основных средств, заполняется акт по форме № ОС-16, и может быть открыта инвентарная карточка группового учета объектов основных средств по форме № ОС-1а.
В инвентарной карточке по форме № ОС-6 отражается информация об объекте основных средств: о принятии его к учету, перемещении внутри организации, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, а также о выбытии или списании.
Карточка заполняется в одном экземпляре. Записи в ней делаются на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств и других документов (например, технического паспорта завода-изготовителя).
Если основное средство приобретается в запас или для его ввода в эксплуатацию требуется монтаж, то при его приемке оформляется акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № OC-4)
Акт составляет комиссия, уполномоченная на прием основных средств, в двух экземплярах: первый передают вместе с оборудованием на склад, второй — в бухгалтерию.
Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом.
Шапка акта заполняется так же, как и в акте по форме № ОС-1. В акте по форме № ОС-14 указывается не только наименование организации-поставщика (продавца), но и организации-изготовителя оборудования и организации-грузоотправителя. При доставке оборудования специализированной организацией указывается наименование организации-перевозчика, а также место нахождения оборудования в момент его приема.
Подробно описывается, как было доставлено оборудование (вид транспортного средства: автотранспорт, железная дорога, авиа, теплоход и т.п.), указываются номер транспортного средства, реквизиты транспортной накладной и номер пломбы.
В разделе 1 «Сведения о времени приемки оборудования» указывают дату и время:
1) отправления оборудования (груза):
со станции (пристани, порта) отправителя;
склада отправителя;
прибытия оборудования (груза) на место его приема;
приема (поступления) оборудования (груза):
начала приема;
приостановления приема;
возобновления приема оборудования;
окончания приема.
Заполняют только те графы, в которых могут быть показатели, в остальных делается прочерк.
В разделе 2 «Сведения о поступившем оборудовании» заносят сведения о поступившем оборудовании:
в графе 1 указывают его наименование в соответствии с сопровождающими документами;
графе 2 — заводской (номенклатурный) номер, который берут из технического паспорта оборудования;
графе 3 — тип, марку, знак оборудования, которые также берут из технической документации;
графе 4 — вид упаковки, в которой доставлено принимаемое оборудование (контейнер, ящик и т.п.);
графе 5 — единицу измерения.
Графы 6—11 заполняют по данным организации-поставщика:
в графе 6 указывают количество мест доставленного оборудования;
графе 7 и 8 — сведения о массе груза по данным поставщика (т.е. взвешивание проводилось на его складе) и по данным перевозчика (взвешивание проводилось в момент передачи на станции, пристани и т.п.) соответственно;
графах 9 и 10 — стоимость оборудования в рублях за единицу и его общую стоимость (показатель графы 6 умножается на показатель графы 9) соответственно;
графе 11 — особые отметки по накладной поставщика («Не кантовать», «Осторожно, стекло» и т.п.).
Графы 12—14 заполняют при приемке оборудования по факту приемки:
в графе 12 указывают количество мест доставленного оборудования;
графе 13 — массу груза (взвешивание происходит при приемке оборудования);
графе 14 — дефекты, обнаруженные при приемке оборудования, или делают ссылку на акт по форме № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования», в котором эти дефекты указаны подробно.
В графе 15 могут быть записаны любые дополнительные замечания по желанию комиссии.
Графы, в которых нет показателей, прочеркиваются.
Далее следуют выводы и заключение, сделанные комиссией при приемке оборудования. Обязательно приводится перечень всех прилагаемых документов.
Акт подписывают члены комиссии и сотрудник, принимающий оборудование на хранение. Когда оборудование будет переведено в состав основных средств, в акте распишется сотрудник, принимающей данный объект основных средств на ответственное хранение.
Делается запись об открытии инвентарной карточки. Запись заверяется подписью главного бухгалтера.
Передача оборудования в монтаж оформляется актом о приеме-передаче оборудования в монтаж (форма № ОС-15). При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации.
Акт составляется в двух экземплярах: первый остается у организации-заказчика монтажа оборудования, второй передается в монтажную организацию.
При получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте.
Таблицу акта заполняют на основании данных из акта по форме № ОС-14. На обороте акта записывают выводы и заключение комиссии о пригодности оборудования к монтажу.
На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляют акт о выявленных дефектах оборудования (форма № ОС-16).
Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляют в установленном порядке по форме № ОС-1 или jNq ОС-16.