Ведение кассовой книги организации
Для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе организации применяется кассовая книга (форма № КО-4).
Каждая организация должна вести только одну кассовую книгу.
При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись на компьютере. При этом ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны составляться к началу следующею рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
Во вкладном листе кассовой книги последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последнем за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения вкладного листа кассовой книги и отчета кассира обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию пол расписку на вкладном листе кассовой книги.
В течение года вкладные листы кассовой книги хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) вкладные листы кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается.
Часть организаций ведут кассовую книгу вручную. В этом случае ее заводят на определенный период, которым может быть месяц, квартал, гол и т.д. в зависимости от количества операций.
Листы кассовой книги должны быть пронумерованы до начала работы с ней. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации на последней странице кассовой книги.
Кассовую книгу прошивают и опечатывают сургучной или мастичной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используют клей на основе жилкою стекла («Силикатный», «Канцелярский», «Конторский», «Жидкое стекло»), бумагу типа папиросной, штемпельную краску. Бумагу с оттиском печати смазывают с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносят еще один слой клея. Такие меры необходимы для того, чтобы нельзя было изъять из книги листы.
Кассовая книга может быть в продаже двух видов.
Первый вариант кассовой книги имеет вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на одной странице.
Отчет кассира может быть оформлен одним из двух способов:
1) отчетом кассира является следующий лист кассовой книги. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Между двумя листами (листом кассовой книги и листом отчета) кладется копировальная бумага, через которую осуществляется запись чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге;
2) отчетом кассира является вкладной чистый лист. Нумерация в книге сплошная. На чистом листе пишется или печатается название "Отчет кассира за ___ г.». Записи на чистом листе осуществляются через копирку.
По окончании рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.
Второй вариант кассовой книги — горизонтальное расположение страниц.
Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) — как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Для этого лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге и между частями прокладывают копировальную бумагу. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
Первые и вторые части листов нумеруют одним и тем же номером. Первые части листов остаются в кассовой книге, вторые должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или липа, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа мосле строки «Остаток на начало дня».
Сначала указываются вес приходные документы, потом все расходные документы.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Контроль за правильным велением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Если среди остатка денег есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке. Когда будет рассматриваться установление пчмша денежных средств, станет понятно, для чего это делается.
Заполнение кассовой книги за 11 мая 2011 г
Остаток на начало дня 11 мая 2011 г. составляет 3 руб. - 14 коп. За 11 мая 2011 г. в кассу поступило две суммы!: 450 и 25 000 руб.: выдана одна сумма — 1400 руб. Остаток на конец дня составил 24 053 руб. 14 коп.
Как отмечалось ранее, в организации должна быть только одна кассовая книга. Организациям, имеющим обособленные подразделения {филиалы, представительства), очень сложно или даже невозможно выполнить это требование. Даже если обособленное подразделение находится в одном городе с головной организацией, то не очень удобно ежедневно подвозить выручку и кассовые документы в головной офис, чтобы кассир успел до конца рабочего дня заполнить лист кассовой книги. Если же обособленное подразделение находится в другом городе, то такая практика становится невозможной.
В Порядке веления кассовых операций в Российской Федерации нет никаких разъяснении по этому поводу. Тем не менее на титульном листе кассовой книги есть строка, в которой указывается структурное подразделение организации. Это косвенно подтверждает возможность ведения отдельной кассовой книги структурным подразделением.
Проще обстоит дело с обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс Такие подразделения ведут свою кассовую книгу и передают в головную организацию только копии первичных кассовых документов и кассовой книги, заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера обособленного подразделения организации. Оригиналы хранятся в обособленном подразделении. Данные об остатках денежных средств в кассе обособленного подразделения должны быть показаны в его балансе. При составлении сводного баланса головное подразделение включает в него и эти показатели.
Если же обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс, то оно может вести отдельный раздел кассовой книги. Этот раздел должен быть прошнурован, опечатан и заверен подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Передаются в этом случае в головную организацию оригиналы первичных кассовых документов и разделы кассовой книги. В обособленном подразделении остаются их копии.
В обоих случаях организации необходимо разработать методику работы с кассовой книгой. Ее следует утвердить приказом по организации. Это может быть как отдельный приказ, так и пункт приказа по учетной политики организации.
В методике необходимо предусмотреть:
коды иди индексы всех подразделений организации;
порядок нумерации кассовых документов;
способ ведения кассовой книги;
периодичность и перечень передаваемых документов, передаваемых в головную организацию.
Предположим, что сама организация зарегистрирована в Москве, где и находится ее головной офис. Организация имеет обособленные подразделения в городах Санкт-Петербурге, Владивостоке и Краснодаре.
В этом случае подразделениям организации можно присвоить буквенные индексы, соответствующие первым буквам городов, где они расположены: М, С-П, В, К.
Нумерация может быть сплошной в каждом подразделении. В этом случае № 15 приходного кассового ордера в Краснодаре будет записан так: 15/К.
Федеральная налоговая служба письмом от 19 января 2009 г. № ШС-22-2/28@ направила письмо Банка России от 11 декабря 2008 г. № 29-1-1.-11/7735 по вопросу ведения кассовой книги организациями, имеющими в своем составе обособленные структурные подразделения.
В письме предлагается следующая схема ведения кассовой книги такими организациями. Обособленные структурные подразделения организации, расположенные вне места ее нахождения, ведут в двух экземплярах отчет кассира, содержащий все реквизиты кассовой книги. Первый экземпляр отчета остается в обособленном подразделении, второй вместе с прилагаемыми к нему кассовыми и подтверждающими документами передается в организацию. При этом передача отчета кассира в организацию может осуществляться в электронном виде в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Передача отчета кассира на бумажном носителе с прилагаемыми кассовыми и подтверждающими документами осуществляется в соответствии с утвержденными в организации правилами документооборота.
В организации на итоговые суммы наличных денег, содержащиеся во втором экземпляре отчета кассира обособленного подразделения, оформляются приходный и расходный кассовые ордера и производятся записи в кассовой книге.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
В нашем примере деньги выданы:
кассиру-операционисту Лазаревой для размена — 10 000 руб.;
раздатчице заработной платы Синицыной — 135 418 руб.
В течение дня в операционную кассу поступила выручка 198 500 руб. наличными и 25 000 руб. по банковской карте. В операционной кассе оставлено на следующий день для размена 8500 руб.
Раздатчица Синицына вернула часть не полученной работниками заработной платы (13 420 руб.) для депонирования.