Тема 3 информационно-справочные документы

Ответьте на вопросы

1. какие документы входят в группу информационно-справочных документов? Какова их основная функция?____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Каково основное назначение докладной и объяснительной записок?_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Какую функцию выполняют справки?_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

4. В каких случаях оформляется акт? Каковы разновидности данного вида документа? ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Каково предназначение протокола как документа? ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6.Какую функцию выполняет деловое письмо?_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

 Отредактируйте тексты предлагаемых докладных записок. Составьте правильный вариант документов.

Т екст 1

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Директору зоомагазина

Отдел поставок «Мяукала»

Лимоновой Е.Н.

№54 12.06.2011

г. С –Петербург

О превышении товара

Уважаемая Елене Николаевна!

Довожу до вашего сведения, что вчера наш отдел получил груз из Бразилии - диких

Обезьян. Но вместо 2 экземпляров, указанных накладной, в клетке резвились целых 4!!!! Что

нам теперь делать?

Менеджер Кукурузина Р.Р.

Текст 2

ФЛ- 41 П.О. Корпатову

Декану факультета

Летательных аппаратов

Объяснительная записка

О причинах неявки на экзамен

Я, Тихонова Мария Юрьевна, не была на экзамене по инженерной графики не потому, что не выучила предмет и боялась завалится как говорят., а потому, что накануне упала и сильно повредила руку, правую. А без правой руки на экзамене по инженерной графике делать не чего. Поэтому я решила, сдам его, когда будет пересдача.

С уважением,

Студентка гр. ФЛ- 41

Тимохина М.Ю. 15.01.2012

Текст 3

СПРАВКА

Отдел планирования Генеральному директору

ООО «Сиб-Тревел»

господину Р.Р. Петрову

О продлении контракта с турецкой фирмой «Ассоль»

К концу июля 2009 года нашей компанией было продано 97 путевок в Турцию, что 20 % больше, чем в прошлом месяце.

Для решения вопроса размещения столь массового клиента в местных отделениях был продлен контракт с ОАО «Ассоль»

Ст. менеджер О.Н. Бергман Подпись

01.08.2012 № 56

Г. Москва

Т екст 4

Завод ВАЗ- Москва Утвердил

Директор завода

А.С. Леонов

25.03.009.

АКТ

23.03.09

Г. Москва

О технике безопасности в автомобилях ВАЗ

Основание: жалоба потребителя на несработавшие тормоза

Составлен комиссией:

Председатель – начальник экспедиторской службы С.Н. Шарапов

Секретарь – Старший специалист С.П. Бережнев

Члены комиссии: 1. Зам. начальника экспедиторской службы Л.В. Левин

2. Экспедитор П.П. Хрусталев

3. Секретарь С.А. Миронова

23.03.09 г. комиссия проверила, следят ли на заводе за качеством выпускаемых автомобилей

В результате проверки установлено:

13.02.09 при сходе с конвейера партии автомобилей ВАЗ главным механиком С.Т. Петровым

не была выполнена проверка механизмов

Составлен в 2-х экз.

1 экз – в дело 01-13

2-й экз С.Т. Петрову

Текст 5

ПРОТОКОЛ

УЧРЕДИТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ ОБЩЕСТВА

С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

ФАРМА - ЛТД

Присутствовали:

1. Зайцев Н.С.

2. Петров В.А.

3.Сидоров С.С.

Утвердили повестку дня собрания:

Об утверждении ООО «Фарма – ЛТД»

По вопросам повестки дня:

Выступили Зайцев Николай, который предложил утвердить Общество с ограниченной ответственностью «Фарма – ЛТД»

РЕШИЛИ:

1. Утвердить Общество с ограниченной ответственностью «Фарма – ЛТД».

2. Что нужно срочно заняться разработкой должностных инструкций

3. Эту ношу на себя должен взять не кто иной, как П.Р. Пупкин

Текст 6.

ОАО «Мебельпром» Генеральному директору

Ул. Ленина, 34 фирмы

Саратов, 123456, Россия

Тел (489) 39-78-45

Факс (489) 12-23-56

19.03.09. № 89-7/3

О поступлении продукции

Уважаемый Виктор Викторович!

Сообщаем Вам о том, что на склад нашей фирмы поступила новая партия современной мебели из Японии. Как постоянному клиенту нашей фирмы посылаем Вам каталог с наименованиями и стоимостью продукции. Надеемся на перспективное сотрудничество

С уважением,

Директор М.В. Лебедев

СС

 Выберите один или несколько вариантов вопросов

1. Укажите, какие документы относятся к справочно-информационным:

1. Протокол;

2. Положение;

3. Телефонограмма;

4. Приказ;

5. Расписка;

6. Штатное расписание;

2. Справочно-информационные документы предназначены:

1. Для передачи информации от одного адресата к другому;

2. Для исполнения указаний руководителя;

3. Для фиксации каких-либо информационных сведений;

4. Для подтверждения какого-либо факта.

3. Укажите, что не является основанием для составления акта:

1. Решения коллегиального органа организации;

2. Приказ руководителя организации;

3. Договор с указанием его даты и номера;

4. Нормативный документ.

4. Документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий факты или события, называется:

1. Акт;

2. Контракт;

3. Решение;

4. Постановление;

5. Протокол.

5. Датой акта является:

1. Дата подписания;

2. Дата согласования;

3. Дата исполнения;

4. Дата события;

5. Дата утверждения.

6. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, должен:

1. Изложить суть замечаний ниже подписей или на отдельном листе;

2. Поставить свою подпись;

3. Составить докладную записку на имя руководителя с изложением замечаний;

4. Поставить свою подпись, но суть замечаний изложить ниже подписей или на отдельном листе.

7. К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих:

1. Если присутствующих более 5 человек;

2. Если присутствующих более 10 человек;

3. Если присутствующих более 15 человек;

4. При любом количестве присутствующих;

5. Если на совещании присутствуют приглашенные из других организаций.

8. Текст справки личного характера следует начинать:

1. Со слов «Дана настоящая…»

2. Со слов «Настоящим подтверждается…»

3. С фамилии, имени, отчества работника в именительном падеже;

4. С фамилии, имени, отчества работника в дательном падеже.

9. Укажите, какие документы подлежат утверждению:

1. Протокол:

2. Акт;

3. Договор;

4. Телеграмма;

5. Справка.

10. По данному составу реквизитов определите вид документа: название вида документа, дата, регистрационный номер, место издания, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись:

1. Справка;

2. Служебное письмо;

3. Протокол;

4. Акт.

11. Укажите, какой справочно-информационный документ подписывает составитель:

1. Справку личного характера;

2. Докладную записку, адресованную руководителю вышестоящей организации;

3. Докладную записку, адресованную руководителю данной организации;

4. Объяснительную записку, адресованную руководителю вышестоящей организации;

5. Объяснительную записку, адресованную руководителю данной организации.

12. Укажите, кто подписывает внешнюю докладную записку:

1. Руководитель организации и главный бухгалтер;

2. Руководитель организации;

3. Составитель;

4. Члены комиссии;

5. Председатель

ДЛЯ ЗАМЕТОК

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________