31. Даты в документе. Требования к их оформлению. Дата как составная часть других реквизитов.

Реквизит «Дата документа» — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой до­кумента является:

- для приказов, писем, факсов, справок — дата подписания документа;

- для планов, отчетов, правил, инструкций и др. — дата их ут­верждения;

- для протоколов, актов — дата принятия решения, а не под­писания.

В распорядительных документах (приказах, постановлениях и т.д.) может быть установлена дата вступления документа в силу (введения его в действие), не совпадающая с датой принятия или подписания документа. Если авторами документа являются несколько органи­заций, то датой документа является наиболее поздняя дата под­писания.

Все служебные отметки на документе, связанные с его под­готовкой, прохождением и исполнением должны датироваться (визы, резолюции, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа, отметка о направлении документа в дело). Способ написания даты зависит от характера документа: в нор­мативных документах, определяющих права граждан и органи­заций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, а в остальных случаях — цифровой. При оформлении даты цифро­вым способом, элементы даты пишут арабскими цифрами в од­ной строке в следующей последовательности: день месяца, ме­сяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами араб­ских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами. Например: 15.06.2003. Для обозначения дней месяца и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна циф­ра, т.е. для чисел с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется «0». Например: 01.09.2003.

После написания даты цифровым способом не ставится буква « Г» с точкой или просто точка. Допускается датирование в соот­ветствии с международными стандартами. В соответствии с меж­дународными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число. При словесно-цифровом способе датирования после цифр, обозначающих год, обязатель­но ставится буква « Г» с точкой или слово «год», добавление «О» для чисел с 1 по 9 — необязательно. Например: 5 февраля 2003 г.

Употребление римских цифр при датировании служебных документов не допускается.

При подготовке документа допускается напечатать в проекте документа обозначение месяца и года, а число должно простав­ляться от руки при его подписании.

Для большинства документов дата проставляется в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «Наименование вида документа».

32. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указы­вают в именительном падеже. Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения должность и фамилию лица, которому адресован документ, указы­вают в дательном падеже, его инициалы указываются перед фамилией, например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

или

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру В.М.

Кочетову

Если док-т отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово «ко­пия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Эле­менты почтового адреса указывают в последовательности, установлен­ной Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляе­мых постоянным корреспондентам: в этом случае в организации целесо­образно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанны­ми адресами. В соответствии с действующими Правилами устанавливается следу­ющий порядок написания почтового адреса на документах, конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации — юридическо­го лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название области, края, автономного округа (области), республики; страна (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. При адресовании письма в организацию указывают ее наименова­ние, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследова­тельский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12 г.

Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264