20,24. Характеристика реквизитов, наносимых на документ, в ходе его обработки, движения и исполнения.

В процессе подготовки, получения, рассмотрения и исполнения документа участвует несколько долж­ностных лиц. Их деятельность на этапе каждой тех­нологической операции с документом сопровождает­ся проставлением служебных отметок. Этими отметками фиксируют дату получения, ис­полнения, фамилии исполнителей, постановку докумен­та на контроль и др. Многолетние традиции стандартиза­ции обеспечивают рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе де­лопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Т.о., в процессах движения входящего документа в организации от момента получения и до завершения исполнения на нем последовательно про­ставляются следующие реквизиты: отметка о поступлении документа в организацию, включающая дату и регистрационный номер; резолюция, отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Процедура подготовки исходящего документа свя­зана с приданием ему официальности и юридической силы. Это достигается использованием бланка органи­зации и оформлением таких реквизитов, как: гриф утверждения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; дата документа; регистрационный номер документа.

На исходящем документе проставляются также сле­дующие делопроизводственные отметки: ссылка на регистрационный индекс и дату докумен­та; заголовок к тексту; отметка о наличии приложений; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.

Оформление внутренних документов имеет значительные отличия, которые определяются видом документа и порядком регистрации. Например, для распо­рядительных документов обязательно используется бланк соответствующего вида документа, закрепление юридической силы проводится оформлением таких рек­визитов, как: гриф утверждения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; дата документа; регистрационный номер документа.

В процессе движения внутренних документов оформ­ляются: заголовок к тексту; отметка о наличии приложений; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.

21. Требования к составлению и оформлению докладных и объяснительных записок. Анализ образца внутренней докладной записки.

Докладная записка относится к информационно-справочной документации. Этот документ используется для документирования внут­ренних связей организации (или учреждения), для пе­реписки между руководителем и работниками управ­ленческого аппарата, между структурными подразде­лениями, между отдельными сотрудниками.

Виды: По содержанию докладные записки подразделяют­ся на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное ре­шение, поэтому в тексте записки не только излагают­ся какие-то факты, но и содержатся конкретные пред­ложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляет­ся регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о за­вершении работы, ее этапа, выполнении указаний, рас­поряжений и т. п.

Выделяют внутренние и внешние докладные записки. Внешние - направляются за пределы организации. Внутренняя создается по инициативе работника или заданию его руководителя.

Внутренняя докладная записка имеет следующие рек­визиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида до­кумента (докладная записка), место для даты (если докладные принято регистрировать, то и для номера (индекса)), адресат, текст, подпись, визы.

Специальные бланки для внешних докладных записок или справок обычно не изготавливают, а ис­пользуют для этого обычную бумагу. При этом вос­производят информацию бланка, то есть указывается название вышестоящей организации, полное и сокра­щенное название данной организации, название вида документа (докладная записка), дата, индекс, место составления.

Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководи­теля.

Докладные и объяснительные записки, которые используют в пределах одной организации, оформляют на обычном листе бумаги, они м. б. в ряде случаев даже рукописными, подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руково­дители стр. подразделений. Но состав рек­визитов, порядок их расположения и правила оформ­ления являются едиными для всех документов.

Внутренняя докладная и объяснительная записки должны содержать сведения об авторе документа. Как правило, они начинаются с названия структурного подразделения, в котором работает автор, и указания вида документа и даты его составления.

При направлении этих документов руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.

Внутренние докладные и объяснительные запис­ки могут быть адресованы руководителям структур­ных подразделений

Объяснительная записка — доку­мент, составляемый для пояснения отдельных поло­жений выполненной работы (проекта, отчета, разра­ботки). По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выво­дов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являют­ся документы, составляемые сотрудниками организа­ции по указанию прямых или вышестоящих руково­дителей в связи с возникающими в процессе произ­водственной и трудовой деятельности отношениями, конфликтными ситуациями, должностными проступ­ками и др. В деятельности кадровых служб широко применяются объяснительные записки, составляемые при возникновении нештатных ситуаций, нарушени­ях трудовой и производственной дисциплины, дис­циплинарных нарушениях.

Оформляется объяснитель­ная записка по тем же правилам, что и докладная. Текст содержит разъяснения должностного лица по конк­ретной ситуации.