- •1. Понятия «информация» и «документ», их развитие и взаимосвязь.
- •3. Способы документирования и их развитие.
- •5. Формуляр документа. Типовой формуляр. Формуляр – образец.
- •6. Гост р6.30-2003: его содержание и значение.
- •7. Лингвистические и экстралингвистические особенности текстов служебных документов.
- •7. Экстралингвистические особенности документа
- •1.3. Лингвистические особенности документа
- •8. Определение понятия «реквизит документа».
- •9. Нормативно-методические акты, регламентирующие создание и оформление документов.
- •10. Требования к конструированию бланков. Виды бланков. Бланки предприятий различных форм собственности. Гербовые бланки.
- •11. Состав и область применения организационных документов. Требования к оформлению должностной инструкции. Анализ формуляра должностной инструкции.
- •12. Виды бланков организационно-распорядительных документов, применяемых в управленческой практике. Реквизиты бланка письма.
- •13. Состав видов распорядительных документов. Область применения. Анализ формуляра приказа.
- •14. Общие требования к тексту документа. Характеристика реквизитов «заголовок к тексту», «отметка об оформлении приложений» как элементов текста управленческого документа.
- •15. Порядок согласования документа. Оформление внутреннего и внешнего согласования. Какое количество грифов может быть на документе при внешнем согласовании?
- •16. Состав реквизитов удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ.
- •17. Порядок утверждения документов, виды утверждения. Правила оформления и размещения реквизита. Документы требующие утверждения: акт, положение.
- •18. Реквизиты, оформляющие движение документов. Резолюция, ее значение.
- •19. Состав реквизитов удостоверения документов. Правила оформления реквизитов, удостоверяющих документ. Печать: ее назначение и виды, требования к изготовлению, порядок проставления на документе.
- •20,24. Характеристика реквизитов, наносимых на документ, в ходе его обработки, движения и исполнения.
- •21. Требования к составлению и оформлению докладных и объяснительных записок. Анализ образца внутренней докладной записки.
- •22. Требования к составлению и оформлению протокола. Порядок оформления выписки из протокола. Анализ образца протокола.
- •23. Особенности оформления телеграмм и телефонограмм.
- •25. Определение понятия «юридическая сила документа». Реквизиты, придающие документу юридическую силу.
- •27. Определение понятий: подлинник, копия, дубликат. Виды копий.
- •28. Виды информационно-справочных документов. Требования к составлению и оформлению докладной записки.
- •29. Требования к составлению и оформлению акта. Анализ образца акта.
- •30. Варианты утверждения документов и порядок оформления каждого. Какие виды документов подлежат обязательному утверждению?
- •31. Даты в документе. Требования к их оформлению. Дата как составная часть других реквизитов.
- •32. Реквизит «адресат», его значение и современные требования к оформлению.
- •33. Требования к составлению и оформлению служебного письма. Разновидности служебных писем.
- •3 4. Общие и частные функции документа.
- •35. Классификационные признаки документов.
- •36. Понятия «унификация» и «стандартизация» документов. Развитие унификации и стандартизации документов во второй половине хх века.
- •37. Требования к составлению и оформлению распоряжения. Анализ формуляра распоряжения.
- •38. Понятие «система документации». Развитие систем документации. Понятие «унифицированная система документации».
- •39. Виды кадровых документов, необходимых при приеме на работу. Характеристика резюме.
17. Порядок утверждения документов, виды утверждения. Правила оформления и размещения реквизита. Документы требующие утверждения: акт, положение.
Некоторые виды документов, получают юридическую силу после утверждения. Утверждаются организационно-правовые документы (уставы, положения, правила, инструкции и др.), планы, отчёты, некоторые виды актов. Документ может утверждаться должностным лицом или должностными лицами, а также специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор завода
личная подпись Н.В. Петров
12.06.2004.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
Если документ утверждается изданием распорядительного документа (постановлением, решением, приказом, указанием), в таких случаях действие согласуется с видом документа. Гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЁН, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНА (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:
Положение УТВЕРЖДЕНО
Устав УТВЕРЖДЁН
Правила УТВЕРЖДЕНЫ
Инструкция УТВЕРЖДЕНА
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, указывается в инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, а также законодательные и ведомственные нормативные акты.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
Документы подлежащие обязательному утверждению: Акты, Задания, Инструкции (правила), Нормативы, Отчеты, Перечни, Планы, Положения, Программы, Сметы, Стандарты, Структура и штатная численность, Тарифные ставки, Уставы организаций, Формы унифицированных документов, Штатные расписания и изменения к ним.
18. Реквизиты, оформляющие движение документов. Резолюция, ее значение.
В процессе подготовки, получения, рассмотрения и исполнения документа участвует несколько должностных лиц. Их деятельность на этапе каждой технологической операции с документом сопровождается проставлением служебных отметок. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Многолетние традиции стандартизации обеспечивают рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.
Т.о., в процессах движения входящего документа в организации от момента получения и до завершения исполнения на нем последовательно проставляются следующие реквизиты: отметка о поступлении документа в организацию, включающая дату и регистрационный номер; резолюция отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Процедура подготовки исходящего документа связана с приданием ему официальности и юридической силы. Это достигается использованием бланка организации и оформлением таких реквизитов, как: гриф утверждения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; дата документа; регистрационный номер документа.
На исходящем документе проставляются также следующие делопроизводственные отметки: ссылка на регистрационный индекс и дату документа; заголовок к тексту; отметка о наличии приложений; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.
Оформление внутренних документов имеет значительные отличия, которые определяются видом документа и порядком регистрации. Например, для распорядительных документов обязательно используется бланк соответствующего вида документа, закрепление юридической силы проводится оформлением таких реквизитов, как: гриф утверждения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; дата документа; регистрационный номер документа.
В процессе движения внутренних документов оформляются: заголовок к тексту; отметка о наличии приложений; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.
Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу. Резолюция является основой организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя. К резолюции традиционно предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.
Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом "адресат". В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.
Резолюция является важнейшим реквизитом, обязательно фиксируемым при регистрации документа. При этом в регистрационные формы вносятся ответственный исполнитель, содержание поручения, срок исполнения. Все эти данные не только влияют на движение документа, но и обязательно используются в процессе информационно-справочной работы.
Практикуется составление резолюции и в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.