Вопрос 7, бух уч

Бухгалтерские документы: составление, обработка, хранение.

Бухгалтерский документ - письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работника за доверенные им ценности. Бухгалтерские документы различают: - по назначению: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные; - по порядку составления: первичные и сводные; - по содержанию хозяйственных операций: материальные, денежные и расчетные; - по способу отражения операций: разовые и накопительные; - по месту составления: внутренние и внешние; - по порядку заполнения: заполненные вручную и составленные автоматизированной системой.

В БУ существует пять основных этапов документооборота:

1.Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;

2.Передача документа в бухгалтерию;

3.Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;

4.Обработка документов в бухгалтерии, которая включает:

- таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции);

- группировку;

-контировку (указание в первичном документе корреспонденции счетов);

- гашение

5Сдача документов на хранение в архив.

Документы до сдачи в архив формир. в дела до 250 стр, и не более чем 4 см.

Сроки хранения:

1.Корешки док,квитанции,накладные-1год

2.кварт балансы и отчетн организации, журналы и ведомости,кассов книги,акты ревизий – 5 лет

3.годов балансы и отчеты, инвентаризационные описи, разделит и ликвидац балансы

4.лицев счета рабочих и служащих- 75 лет.

Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других организаций (входящие);

- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

1.первичную обработку;

2.предварительное рассмотрение;

3.регистрацию;

4.рассмотрение руководством;

5.передачу на исполнение.

Вопрос 8., бух уч

Документооборот: роль, назначение, организация.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете с момента их создания или получения от других организаций, принятия их к учету, учетной обработки и до передачи в архив называется ДОКУМЕНТООБОРОТОМ.

Правила документооборота определяются формой счетоводства, принятой в организации (или выбранной – для вновь созданных организаций), а также объемом производственной или иной экономической деятельности и особенностями технологического процесса. Важная роль в организации документооборота принадлежит бухгалтерской службе. Аппарат бухгалтерии имеет непосредственное отношение ко всем цехам и отделам организации. Он получает от них те или иные сведения, необходимые для осуществления учета.

Документирование бухгалтерских операций и ведение отдельных учетных регистров обуславливают необходимость рационализации учетных процессов. Она достигается посредством разработки и утверждения (а также соблюдения всеми заинтересованными сторонами) графика документооборота. Работу по его составлению организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается руководителем организации.

Цель графика – установить в организации рациональный документооборот, то есть предусмотреть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определить минимальный срок его прохождения в подразделении.

При разработке в организации графика документооборота надо учитывать следующие требования, вытекающие из положений Федерального закона «О бухгалтерском учете» и других нормативных документов:

- Должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Право утверждения такого перечня предоставлено исключительно руководителю организации по согласованию с главным бухгалтером.

- Должен быть утвержден перечень документов для оформления хозяйственных операций с денежными средствами, которые подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

- Должен быть утвержден перечень документов для оформления финансовых вложений организации, договоров займа, кредитных договоров и договоров, заключенных по товарному и коммерческому кредиту, а также денежных и расчетных документов, которые должны иметь подпись главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица, а в противном случае считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

- Должно быть определено, какие группы документов составляются непосредственно при совершении хозяйственных операций, а какие – по их окончании.

- Должны быть установлены направления движения документов и сроки их представления в соответствующие подразделения

В графике документооборота должны быть отражены следующие элементы:

• наименование документа;

• последовательные этапы его обработки;

• сроки обработки документа на каждом этапе;

• перечень должностных лиц, ответственных за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;

• сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное составление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, составившие и подписавшие эти документы. График документооборота является элементом учетной политики организации. Следовательно, он утверждается руководителем организации в установленном порядке одновременно с утверждением учетной политики организации. Из этого также следует, что изменения в график документооборота можно вносить не чаще одного раза в год – с начала нового календарного года.

При наличии в организации большого количества разнородных документов график документооборота может быть весьма громоздким и неудобным для практического использования. В зависимости от специфики обработки и структурных подразделений, задействованных в документообороте, целесообразно разработать несколько графиков.