Вопрос 3. Публичное выступление. Пути оптимизации эффективности публичного выступления. (весь вопрос по тетради Этика Делового Общения (в.А.Кручинин))

Публичное выступление – непосредственное взаимодействие оратора с аудиторией.

Структура выступления:

1. Введение (10-15%) – цель, название, формулирование главной идеи.

2. Основная часть (60-65%) – всестороннее обоснование, изложение материала (проблематичное (изложение проблемы), хронологическое (развертывание события во времени), от простого к сложному, от неизвестного к известному, от частного к общему, от общего к частному)

3. Заключение (20-30%) – Резюме, выводы, призыв.

Начало и конец публ. Выступл:

1. Начало: новизна материала, иллюстрация или риторический вопрос, потрясающая цитата, связь выступления с интересами аудитории.

2. Окончание: Заслуженный комплимент (завышенное подчеркивание особенностей), шутка, стихи, призыв к действию, резюме.

Рекомендации по повышению эффективности выступления:

1. Настроиться на аудиторию

2. Уверенность, убежденность (предполагает использование методов психологического воздействия: убеждение – аргументированное предоставления аргументов в защиту позиции, внушение – основан на некритическом принятии информации, подражание – воспроизведение специально демонстрируемого поведения, заражение – бессознательная подверженность индивида определенным психическим состояниям)

3. Взгляд на слушателя

4. Говорить только после тишины.

5. Четкость, размеренность речи.

6. Наблюдать за аудиторией

7. Не терять самоконтроля.

8. Самые важные моменты выделять интонационно.

Трудности:

1. Отсутствие опыта – знать тематику, быть уверенным.

2. Волнение – медленный темп, уверенность, идеомоторный выход (представить себе, как выходишь)

3. Налаживание контакта – открытая поза, смотреть на всех.

4. Куда девать руки? – не нужно скованных или размашистых движений – манипулировать нужно предплечьями обеих рук.

Недостатки:

1. «Каша во рту» - невнятная речь.

2. Запинки.

3. Слова-паразиты.

4. Плохо спланировано выступление.

5. Безразличие к аудитории.

6. Отсутствие воодушевления.

7. Культура речи.

Культура речи:

1. Грамотное построение фраз.

2. Простота и ясность изложения.

3. Выразительность речи (тон уверенный, тональность мажорная, темп от 60 до 120 слов в минуту, паузы (психические – намеренно; физические – недостатки речи) не более 30 секунд, лексикон, дикция, краткость и образность)

Вопрос 4. Особенности дискуссии и деловой беседы. Формы делового общения.

Деловое общение предполагает официальные контакты при наличии обратной связи. Основной задачей делового общения является эффективное сотрудничество. Деловое общение нередко проходит в форме дискуссии.

Дискуссия - это публичное обсуждение какого-либо спорного вопроса, она организуется для поиска правильного решения. Дискуссия это разновидность спора, которую надо вести умело, направлять в конструктивное русло. Для этого нужно знать правила и этапы дискуссии.

Правила ведения дискуссии: 1.Определите круг обсуждаемых вопросов 2.Не заменяйте доказательства ссылками на авторитетное мнение.3.Внимательно выслушайте все аргументы и контраргументы.4. Не поддавайтесь эмоциям, главное в дискуссии это ваши аргументы.5. В аргументации соблюдайте законы логики

Три этапа дискуссии: 1 этап Постановка проблемы: - Сформулировать цель и тему дискуссии (объяснить, что обсуждается, зачем нужна дискуссии). - Установить время дискуссии - Заинтересовать участников (изложить проблему в виде некоторого противоречия). - Однозначное понимание проблемы (предложить задать вопросы, если что-то не понятно). - Начать обмен мнениями. Подготовить группу: - Познакомить участников группы, если они не знакомы. - Создать доброжелательную деловую атмосферу (установить правила хода дискуссии) - В дискуссии должны принимать участие все члены группы. - Активизировать молчаливых участников (задавать им вопросы).

2 этап Решение проблемы. - собрать максимум предложений - Осветить все аспекты проблемы - провести анализ мнений (подвести итоги, выделить основные положения) - Поддерживать активность группы (все поочередно предоставлять слово) - Поддержать деловую атмосферу (требовать ясного изложения мысли)- - Д.Б. ясная аргументация -.Уделять внимание мнению каждого участника (внимательно выслушать не перебивать) - активизировать пассивных участников (попросить высказать свою точку зрения) –

3 этап. Подведение итогов. - Четкое и ясное подведение итогов (формулирование выводов) - принятое решение должно быть групповым (при подведение итогов учитывать мнение всех членов группы) - помочь группе прийти к согласованному решению (обобщение результатов) - показать вклад каждого в общий итог, поблагодарить всех за участие.

Дискуссии проводится по конкретной проблеме, для этого нужно выделять отдельную группу задач, связанная с ее пониманием и решением. Выше мы с вами рассмотрели группы задач на разных этапах дискуссии.

Особенности деловой беседы. Деловая беседа - устный контакт между собеседниками. Ее участники должны иметь полномочия для принятия и закрепления выработанных позиций. К функциям деловой беседы относятся: решение стоящих перед участниками задач, общение между работниками одной деловой среды, поддержание и развитие деловых контактов. Благодаря эффекту обратной связи, беседа позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией. Основными этапами деловой беседы: Подготовительный этап. 1. Место беседы. Для лиц, не работающих в фирме, специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем месте.2. Составляется план проведения. Планирование деловой беседы позволяет определить ее конкретные задачи и устранить «узкие» места в беседе, согласовать время ее проведения.3. Сбор материала для деловой беседы. Это поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных). 4. Анализ собранного материала определяет взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию.5. Составить портрет партнера, определить его сильные и слабые стороны, т. е. установить его психологический тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное положение. Все это поможет определить, с кем — сторонником или противником — придется иметь дело, выработать наиболее приемлемую тактику, которой следует придерживаться в процессе беседы.

Начало беседы. Цель- Привлечь внимание. Любая деловая беседа начинается со вступительной части, на которую отводится до 10-15% времени. Она необходима для создания атмосферы взаимопонимания между собеседниками и снятия напряженности. 1.Установление контакта с собеседником. Улыбаетесь, она порождает атмосферу доброжелательности и способствует успеху любых переговоров. В начале беседы следует избегать извинений, проявления признаков неуверенности. 2. Создание рабочей атмосферы. Правильно и полно называйте имя собеседника. Укажите цели беседы, название темы и объявление последовательности рассматриваемых вопросов, тем самым вы привлекаете внимания к предстоящему деловому разговору. Главная цель фазы начала переговоров подготовить собеседника к тому, чтобы он выслушал ваши доводы и предложения. Информирование Цель - Заинтересовать.1.Передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности, путаницы, недосказанности), профессионально правильной и по возможности наглядной.2. краткости изложения. Необходимо не забывать о временных рамках беседы. 3. Постоянно следует помнить о направленности беседы.4. Задавайте собеседнику вопросы, правильно ли он вас понял. 5.Не прерывайте собеседника без необходимости. 6. следует внимательно следить за тем, что спрашивает собеседник, за смыслом его слов. Факторы снижающие эффективность деловой беседы: - усреднение или, избирательность к воспринимаемой информации;- нежелание воспринимать негативные факты - ведение беседы с подтекстом, - переход на личности. Аргументирование. Цель – детальное обоснование. Необходимые условия: 1. Эмоциональный штиль. 2. Осознание цели аргументации.3. согласие партнеров слушать друг друга. Правило А: Логичность;Краткость;Вежливость;Простота;Общий язык; Наглядность. ВЫБОР СПОСОБА А.: 1. «СТИМУЛИРОВАНИЕ АППЕТИТА». Предложить информацию, которая заинтересует собеседника,а затем указать возможные варианты решений с подробным обоснованием преимуществ. 2. ДВУСТОРОННЯЯ А., когда вы указываете как на преимущества, так и на слабые стороны предлагаемого решения. 3. ОЧЕРЕДНОСТЬ ПРЕИМУЩЕСТВ И НЕДОСТАТКОВ. решающее влияние на формирование позиции партнера оказывает начальная информация. Поэтому сначала перечисляются преимущества, а потом недостатки. 4. ПЕРСОНИФИКАЦИЯ А, выявить позицию вашего партнера и потом включить ее в вашу аргументацию. Во всех случаях аргументацию следует вести корректно. Надо всегда открыто признавать правоту собеседника, когда он действительно прав, даже если для вас это невыгодно.

В процессе беседы возникает необходимость убеждать собеседника. Убеждая собеседника в своей правоте, нужно, прежде всего, говорить простым, ясным языком, точно формулировать мысли, учитывать уровень его образования, культуры и профессиональной подготовленности. Методы убеждения: 1. «ПЕРЕЛИЦОВКИ» - постепенное подведение партнера к противоположному выводу путем совместного анализа каждого этапа предложенной им процедуры решения; 2. ПОЛУЧЕНИЯ СНАЧАЛА ПРИНЦИПИАЛЬНОГО СОГЛАСИЯ по обсуждаемому вопросу, а затем «утряски» отдельных деталей; 3 РАСЧЛЕНЕНИЯ АРГУМЕНТОВ СОБЕСЕДНИКА на правильные, сомнительные и ошибочные с последующим доказательством 4. ПОЛОЖИТЕЛЬНЫХ ОТВЕТОВ, или «метод Сократа», Каждый вопрос должен начинаться словами: «Согласны ли вы с тем, что..», таким образом вы достигните согласие. 5. ЗАМЕДЛЕННОГО ТЕМПА, состоящий в обстоятельном перечислении всех наиболее слабых мест в аргументации партнера, что поможет обратить его внимание на ошибки и устранить их.

Успеху в деле убеждения собеседника во многом способствует корректный стиль ведения беседы с ним.

Завершение беседы Цель- преобразование интересов собеседника в окончательное решение. Любая деловая беседа имеет свои подъемы и спады. Завершать беседу, когда достигает кульминационного момента. Условия, которые указывают на завершение беседы: а) если вы с помощью контрольных вопросов направили беседу к нужной цели; б) если вы привели убедительные для собеседника аргументы; в) если на поставленные в ходе беседы вопросы вы дали удовлетворяющие собеседника ответы; г) если вы успешно справились со всеми возражениями собеседника; д) если вы сумели создать благоприятную атмосферу для завершения беседы.

Переходим к принятию решения: 1. Всегда следует быть готовым к слову «нет». Если собеседник сказал «нет», беседу заканчивать нельзя. У вас должен быть в запасе один сильный аргумент и не отступайте, пока собеседник несколько раз отчетливо не повторит слово «нет». 2. Свободно обращайтесь к собеседнику с вопросом, согласен ли он с вашим решением. 3.Всегда ждите, чтобы собеседник сам согласился с вашими решениями. 4.Не проявляйте неуверенности при принятии решения. Если вы сомневаетесь в этот момент, то не удивляйтесь, если начнет сомневаться собеседник. 5. Завершение беседы нужно логичным, четким и кратким выводом. Достигнув цели, попрощайтесь с собеседником. Как только будет принято решение, поблагодарите его, поздравьте с разумным решением, скажите, что он будет доволен своим выбором, и удалитесь.

Формы делового общения дополнительные

1. производственные совещания. Требования для эффективности: а)четкая формулировка конкретной проблемы, темы обсуждения. б) чётко определить, кто будет приглашен на совещание (заинтересованные специалисты) в) заранее решить, кто будет выступать по основному вопросу. г) заранее подготовиться, встретиться с руководителем для, чтобы заранее обсудить проблему в целом и выделить ключевые вопросы д)после основного доклада д/б обсуждение (первыми высказываются работники младшие по должности, а затем – руководители) е) д/б строгая регламентация (не более 1-1,5 часа). Ж) подведение итогов и принятие решения. з) совещания проводить регулярно, в одни и те же дни, в одно и то же время, в одном и том же помещении.

2. публичное выступление. Для эффективности: а) речь д/б логически точной, а изложение материала последовательным б)определить, как начать выступление (вступление ≈ 10-15% от общего времени выступления).в) во вступлении показать актуальность, значимость, новизну вопроса, связь с интересами присутствующих, использовать иллюстрации, схемы. Г) основная часть ≈ 60-65% общего времени выступления (содержание излагать проблемно от общего к частному). Д) д/б логическое изложение материала, культура речи, уместные паузы, использование невербальных средств и пр. е) заключение ≈20-30% (комплимент, шутка, стихи, призыв к действию, резюме)

3. Деловое письмо, служебное послание в виде официального документа. При составлении делового письма нужно, чтобы оно было актуальным, кратким, логичным, убедительным с отсутствием излишней солидарности. Используется фирменный бланк. На нем имеется эмблема фирмы, полное название, почтовый адрес, номера телефонов и факса. При написании делового письма используется официальный язык. Цель делового письма разъяснить или убедить в чем-либо вашего делового партнера. 4. Деловые переговоры - это деловое общение с целью устранения противоречий между собеседниками и выработки общего решения. Включает следующие этапы: Подготовительный: сбор информации (анализ проблемы, диагноз ситуации); формирование целей; подбор команды (3-4 ч); техническое оснащение. Стадия собственного переговоров: исследовательская стадия (знакомство с проблемами, с участниками переговорного процесса); аргументация (детальное обоснование, убеждение своего партнера); стадия согласования (выбор решения, провести анализ всех мнений); формирование решения (придти к единому решению). Этап после завершения переговоров: обмен письмами по итогам переговоров; реализация решений. Процесс переговоров: 1. Переговоры ведет руководитель делигации.2. во время переговоров выходить нельзя.3 делайте записи, чтобы лучше отследить процесс переговоров.4. переговоры предполагают компромисс. 4. Длительность не боле 2-х часов в день.5. если в переговорах участвуют три и более делегации, то они рассаживаются в алфавитном порядке.6. сосредоточьтесь на интересах, а не на позициях (интересы определяют проблему, составьте иерархию своих интересов). 7.Будьте твердыми в своих интересах, но мягкими с людьми. 8. Используйте объективные критерии 9. Делайте различия между участниками дискуссии и обсуждаемыми проблемами.