Практичне заняття №11

Тема: Створення звітів у MS Access 2010.

Мета: Ознайомитись з призначенням об’єкту Access "Отчеты", з режимами роботи зі звітами. Навчитися створювати звіти за допомогою Мастераотчетов.

Короткі теоретичні відомості

Щоб представити в друкарському вигляді інформацію з БД (таблиць або запитів) в Access використовуються звіти, які мають наступні переваги в порівнянні з іншими способами друку (з таблиць або форм):

- крім відображення вмісту полів з таблиць або запитів, в звітах також можна обчислити різні підсумкові значення, а також групувати дані;

- за допомогою звітів можна барвисто оформляти різноманітні документи, необхідні в тих або інших сферах професійної діяльності.

Звіти мають багато спільного з формами. Для створення звітів використовуються ті ж елементи управління, але за допомогою цих елементів неможна змінювати дані в таблицях. Звіти мають структуру, подібну структурі форм – розділи заголовок и примітку, верхній і нижній колонтитули, область даних. Крім того, в звіті можуть бути додаткові розділи, які зв’язані з групуванням даних.

Робота зі звітами може відбуватися в одному з чотирьох режимів:

1. Конструктор – можна створювати звіти, змінювати їх структуру, зовнішній вигляд, додавати і видаляти поля;

2. Предварительный просмотр– дає уявлення, який вигляд буде мати звіт на папері;

3. Режим макета – у вікні виводяться тільки ті дані, які необхідні для заповнення кожного з елементів макета звіту;

4. Представлениеотче та.

ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ РОБОТИ

І. Створення звіту

Завдання 1. Створитизвіт на підставі запитуВедомость. Для цього:

• відкрити БД СРС;

• вкладка Создание → Мастеротчетов; в діалоговому вікні Созданиеотчетов в полі Таблицы и запросывибрати запит Ведомость і додати поля №отдела, Фамилия, Начислено, Налог, К_выдачеі кнопка Далее;

• додати Уровеньгруппировки по полю №отдела і Далее;

• в наступному кроку клацнути по кнопці Итоги.. і вказати функцію Sumдля полів Начислено, Налог, К_выдаче;ввімкнути перемикач Данные и итоги і ОК; кнопка Далее;

• вибрати вид макета для звіту Ступенчатый → Далее і Готово.

Завдання 2. Самостійно створити звіт на підставі таблиці Группа, додавши всі поля, виконавшиГруппировку по полю №отдела. Для полів Заработано і Сумма_Премии обчислити суму, а по полю Заработок в день обчислити середнє значення.

ІІ. Робота зі звітом в режиміКонструктор.

В режимі Конструктор можна поля переміщувати, змінювати їх розмір, шрифт, властивості. Достатньо клацнути мишею по полю і виконувати потрібні дії.

Завдання 3. В режимі Конструктор звіту Группа виконати наступне:

• імена полів виділити жирним шрифтом;

• збільшити розмір поля Заработок в день;

• для середнього значення (Avg) вибрати колір шрифту червоний; використовуючи кнопку Страницасвойств встановити для цього поля два знака після коми

Перейти в режим Представлениеотчета і результати показати викладачу.

Завдання 4. Відкрити БД Фирма і створити 2 звіти на підставі запиту Скидка, в одному визначити Сумму_Оплаты по странам, в другому –Сумму_Оплаты по полю Вид.

Перейти в режим Представлениеотчета і результати показати викладачу.

19