4.4. Ревизия аналитического (сортового) учета материальных ресурсов

При ревизии материальных ресурсов особое внимание необходимо уделить изучению особенностей применения метода сортового (аналитического учета материалов)

1. Дублирующий (параллельный) вариант. При этом варианте как в бухгалтерии, так и на складе ведется кар­тотека. В открываемых на каждый вид (номенклатурный код) материала карточках в соответствии с первичными документами отражаются приход и расход материалов. При этом на складе учет ведется только в количественном выражении, а и бухгалтерии как в количественном, так и в стоимостном выражении.

По истечении месяца в бухгалтерии на основании кар­тотеки учета по каждому складу в отдельности состав­ляется оборотная ведомость, в которой в количественном и стоимостном выражении отражаются по полной номен­клатуре остаток на начало месяца, обороты за отчетный месяц и остаток на конец месяца. Данные оборотной ве­домости сверяются с данными картотеки учета на складе. Расхождения между данными складского и бухгалтер­ского учета подлежат выяснению и регулированию, ошиб­ки — устранению. На основании оборотных ведомостей, сос­тавленных по складам, разрабатываются сводные обо­ротные ведомости, которые необходимы для сверки ана­литического учета с синтетическим.

Этот вариант при наличии большой номенклатуры материалов является весьма трудоемким, отнимает у работников учета много времени, так как складской учет пол­ностью дублируется в бухгалтерии. Поэтому данный ва­риант сортового учета материалов применяется на пред­приятиях с небольшой номенклатурой используемых мате­риалов или при учете драгоценных материалов (золота, серебра, бриллиантов и т. п.).

Схема дублирующего метода сортового учета мате­риалов представлена на рисунке

Первичные документы:

приходные ордера, лимитно-заборные карты, требования

Картотека складского учета

Картотека количественно-стоимостного учета в бухгалтерии – ведется по складам

Главная книга

Оборотные ведомости по складам, субсчетам и видам материалов

Сводные оборотные ведомости в целом по предприятию по субсчетам

Рис. 1 Схема дублирующего метода сортового учета мате­риалов

Метод составления сортовых оборотных ведомостей (в учетной литературе его называют также карточно-документальным). При применении данного варианта на складе так же, как и по первому варианту, ведется кар­тотека количественного учета материалов на карточках. В бухгалтерии же на основании принятых от складов пер­вичных документов по каждому складу и в разрезе суб­счетов составляют лишь сортовые оборотные ведомости как в количественном, так и стоимостном выражении. Пос­ледние используют, с одной стороны, как регистры ана­литического учета материалов, а с другой — для сверки бухгалтерского учета со складским.

Оборотные ведомости, составленные по местам хране­ния, затем используют для составления сводных оборот­ных ведомостей, служащих для сверки аналитического учета с синтетическим. Сводные оборотные ведомости сос­тавляют только в стоимостном выражении. В условиях ручного труда ведение сортовых оборотных ведомостей очень трудоемко. В связи с этим бухгалтера не успевают контролировать ведение учета на складах.

Данный вариант сортового учета материалов в настоя­щее время широко применяют в условиях использования средств вычислительной техники. При этом сортовые обо­ротные ведомости по складам и сводные оборотные ведо­мости по предприятию в целом полностью составляют на машинах. Бухгалтера ограничиваются контролем за пра­вильностью их составления и сверкой данных бухгалтер­ского (машинного) учета со складским (как правило, руч­ным).

Схема метода составления сортовых оборотных ведо­мостей представлена на рисунке 2

Первичные документы:

приходные ордера, лимитно-заборные карты, требования

Картотека складского учета

Сортовые оборотные ведомости –

по складам, кодам материалов

Сводные оборотные ведомости по учету материалов в целом по предприятию

Главная книга

Рис. 2 Схема метода составления сортовых оборотных ведо­мостей

Данный метод сортового учета материалов в условиях ручного труда является также весьма трудоемким. В свя­зи с этим в основных положениях по учету материалов на предприятиях и стройках (Письмо Минфина СССР от 30.04.1974 г., № 103) был рекомендован его упрощенный вариант, получивший название «Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов». Особенности саль­дового метода сортового учета материалов:

На складах ведется количественный учет на карточках. Однако в отличие от предыдущих методов карточки ста­новятся бланками строгой отчетности. Они открываются работниками материального подотдела бухгалтерии на каждый код материала и выдаются материально ответ­ственному лицу под расписку. Записи в карточки сорто­вого учета производятся непосредственно материально ответственным лицом.