19

Тема 6 «Организация ревизионной работы на объектах различных организационно-правовых форм и форм собственности» (часть 2).

Вопрос 4. Ревизия операций по приобретению и использованию тмц.

4.1. Ревизия операций по поступлению ТМЦ

4.2. Особенности проведения инвентаризационных процедур в процессе ревизии

4.3. Ревизия списания материалов в производство

4.4. Ревизия аналитического (сортового) учета материальных ресурсов

4.1. Ревизия операций по поступлению тмц

Ревизию начинают с оценки правильности и обоснованности приобретения ТМЦ. Основным объектом здесь становится работа службы материально-технического снабжения. При проведении комплексной ревизии целесообразно уделить внимание увязке работы этой службы с производством. Сопоставление фактической необходимости в сырье и материалах с их реальным поступлением позволяет определить рациональность работы материально-технического снабжения. Отсутствие нормативных расчетов, устанавливающих приобретение необходимых материалов, требует так же дополнительного контроля рациональности транспортно-заготовительных расходов.

Контролю подвергается выбор поставщиков, оптимизация их территориального расположения, цена поставки, использование услуг транспортных организаций и т.д. Общая часть проверки продолжается изучением соблюдения договорной дисциплины на предприятии. Для этого используется переписка юридического отдела, претензионные письма, исковые заявления. Целью такой проверки является установление фактов, не предъявленных претензий, отказов в удовлетворении исков, занижении сумм, предъявленных к взысканию, а также изучения порядка предъявления претензий поставщиками и обоснованность уплаченных предприятием штрафных санкций. Проверка полноты поступления сырья и материалов традиционно начинается с разделения операций на две основные группы:

1. Нормальное поступление материалов, т. е. надлежащего качества и в соответствии с сопроводительными документами;

2. Поступление с отклонениями от требований, указанных в документах (недостача, порча, хищение).

Наличие контроля за такими поставками отражает ведение журнала учета поступающих грузов (унифицированная форма МХ-4, утвержденная Постановлением Российского статистического агентства от 9 августа 1999 г. № 66).

Дата, время, ч.мин.		Номер транспорт- ного средства	Станция (пристань, порт) отправления	Поставщик (грузоотпра- витель)	Приемный акт		Наименование продукции, товарно-материальных ценностей	Единица измерения	Товарный документ
приб-ытия	разг-рузки				номер	дата
									номер	дата
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

Приведенный журнал применяется для регистрации грузов (товарно-материальных ценностей), поступающих в места хранения (на плодоовощные базы, склады, холодильники) различными видами транспортных средств (автотранспортом, железнодорожным, водным, воздушным транспортом и т.д.) за отчетный период (ежемесячно).

Записи производятся уполномоченными работниками по мере поступления товарно-материальных ценностей на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приеме. В случае доставки товаров, грузов по железной дороге, водным транспортом в графе "Примечание" фиксируется время подачи, разгрузки, уборки вагонов (барж), время простоя. Также в этой графе отмечаются данные о коммерческом акте в случаях выявления повреждения или порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе.

Ревизору необходимо установить правильность документального оформления приемки ТМЦ. В соответствии с действующим нормативным регулированием оприходование поступающих в организацию материалов и товаров оформляют разными первичными документами.

Если количество и качество поступивших материалов совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах поставщика, оформляют приходный ордер (форма № М-4), если нет - акт о приемке материалов (форма № М-7). Типовые бланки утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года № 71а.

Приходный ордер оформляют в одном экземпляре в день поступления материалов на склад. На несколько наименований материалов может быть оформлен один приходный ордер, если:

- материалы поступили от одного поставщика по одному документу (например, по одной накладной);

- однородные материалы поступили от одного поставщика по разным документам, но в течение одного дня.

Приходный ордер подписывают работник, принявший материалы (например, кладовщик), и работник, сдавший материалы на склад (подотчетное лицо, экспедитор и т.д.).

Оформленный приходный ордер передают в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика. Бухгалтер должен заполнить в ордере графу «Корреспондирующий счет». Ордер хранится в бухгалтерии в течение 5 лет.

Вопрос к семинару: какие корреспондирующие счета может поставить бухгалтер и как эта информация используется в дальнейшем в составе учетной информации

В процессе ревизии необходимо учитывать, что, Методические рекомендации по учету материально-производственных запасов предусматривают упрощенную процедуру документального оформления поступивших материалов.

В соответствии с ней приходный ордер можно не оформлять. Вместо этого на накладной поставщика ставят специальный штамп с реквизитами приходного ордера.

Вот образец такого штампа:

Приходный ордер N 10

────

"15" апреля 2011 года

── ────── ──

Организация ЗАО «Тандем»

───────────

Структурное подразделение склад

─────

Принял кладовщик Иванов /А.Н. Иванов/

─────────── ──────── ────────────────────

должность подпись расшифровка подписи

Сдал менеджер Петров /Н.Б. Петров/

─────────── ─────────── ──────────────────────

должность подпись расшифровка подписи

Выбранный способ оформления приходных документов нужно предусмотреть в учетной политике организации.

Акт о приемке материалов составляют, если их количество или качество не совпадает с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика.

По общему правилу акт оформляет специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии должно входить не менее 3 человек.

Комиссия должна оформить акт в день поступления материалов на склад. Если это возможно, в составлении акта должен принимать участие представитель поставщика.

Акт составляют в 2 экземплярах:

- один экземпляр вместе с сопроводительными документами на материалы передают в бухгалтерию;

- второй - в подразделение организации, работники которого должны подготовить претензионное письмо поставщику.

Раздел «По сопроводительным транспортным документам значилось» на 1-й странице акта заполняют на основании транспортных документов поставщика (например, накладной или товарно-транспортной накладной).

Основная содержательная часть акта содержится на третьей странице, где представлена следующая информация

Материальные ценности		Единица измерения		По документам				Фактически оказалось				Порядковый номер записи по складской картотеке	Брак и бой		Недостачи		Излишки		Номер паспор-та
наиме-нование	номенкла- турный номер	код	наимено- вание	сорт	коли- чество	цена, руб.коп.	сумма, руб.коп.	сорт	коли- чество	цена, руб.коп.	сумма, руб.коп.		коли- чество	сумма, руб.коп.	коли- чество	сумма, руб.коп.	коли- чество	сумма, руб.коп.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20

На 4-й странице акта приводят заключение комиссии, принявшей товарно-материальные ценности. Здесь указывают количество брака, боя, недостач, а также общую сумму убытков.

При необходимости к акту могут быть приложены квитанции транспортной организации о весе груза; пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача; другие документы, которые свидетельствуют о недостаче.

Названия, номера и даты составления этих документов указывают на 4-й странице акта в разделе «Приложение. Перечень прилагаемых документов».

Если материальные ценности поступили от транспортной организации и при их приемке был составлен коммерческий акт, то в графе «Коммерческий акт» указывают его номер и дату оформления.

Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственный работник, принявший поступившие ценности. Руководитель организации должен утвердить акт.

Оформленный акт передают в бухгалтерию вместе с товаросопроводительными документами поставщика. Бухгалтер также должен заполнить на 3-й странице акта графу «Корреспондирующий счет».

Форма акта фактические свидетельствует, что отклонение в поступлении грузов может быть в результате:

1) Нарушения пломб тары, упаковки, хищения во время транспортировки. Зачастую это происходит по вине транспортной организации и, как правило, относится за ее счет. При возникновении таких обстоятельств проводится приемка фактического количества поступивших грузов с участием представителя транспортной организации и обязательным оформлением коммерческого акта;

2) Недовложение либо излишнее вложение, а также порча ТМЦ, поступивших в опломбированной таре. Такие нарушения могут происходить по вине поставщика и устанавливаются после вскрытия тары. Прием грузов в этом случае необходимо осуществлять с участием представителя поставщика или незаинтересованной организации. Следует проследить полноту и качество оформления акта приемки материалов и последующее предъявление претензий поставщику. Таким образом, особо проверяется правильность приемки и оприходования материальных ценностей, поступивших с отклонениями от установленных требований.

Особое внимание уделяется актам, которые свидетельствуют об отказе удовлетворения исков возмещения ущерба. Причины могут скрываться на проверяемом предприятии: нарушения правил приемки грузов, сроков оформления акта и претензий, завышения в актах размера недостач и потерь. При выявлении таких случаев ревизору необходимо сообщить о них вышестоящим или следственным органам.

В процессе проверки ценностей, поступивших с отклонениями, самостоятельным направлением ревизии является контроль полноты и правильности составления коммерческих актов, а также достоверности представленной в них информации.

Коммерческий акт составляют, если при приемке материальных ценностей у транспортной организации обнаружены:

- несоответствие фактического веса или количества материальных ценностей данным, указанным в сопроводительных документах поставщика;

- повреждение или порча материальных ценностей;

- материальные ценности, которые не значатся в товаросопроводительных документах поставщика.

Коммерческий акт является основанием для предъявления претензии поставщику или транспортной организации (в зависимости от того, по чьей вине образовалась недостача и на кого возложена ответственность за ее последствия согласно договору).

Типовой бланк коммерческого акта предусмотрен только для организаций железнодорожного транспорта. Его форма утверждена приказом МПС России от 18 июня 2003 года № 45.

Вместе с тем возможно использовать этот бланк в качестве образца для составления коммерческого акта с любой другой транспортной организацией.

Коммерческий акт составляют представители организации-получателя и транспортной организации, которая доставила товарно-материальные ценности. Акт оформляют в день приемки груза. Если составить коммерческий акт в этот день невозможно, он должен быть оформлен не позднее следующего дня.

Коммерческий акт составляют в 3 экземплярах:

- первый экземпляр используется перевозчиком для расследования обстоятельств, послуживших основанием для его составления;

- второй экземпляр выдается грузополучателю по его требованию;

- третий экземпляр остается на хранение в делах перевозчика.

Коммерческий акт подписывают работники транспортной организации, а также представители организации-получателя.

Срок хранения коммерческого акта в архиве организации - 5 лет.

В силу того обстоятельства, что нарушение правил оформления коммерческого акта зачастую является основанием, для отказа в удовлетворении претензий поставщиком (транспортной организацией) рассмотрим его содержание подробнее.

Предположим 10 октября 2011 года на станцию Бирюлево-Товарная прибыл поезд, доставивший керамическую плитку для ЗАО «Тандем». При вскрытии вагона была обнаружена недостача 100 ящиков плитки, плитка в 5 ящиках была разбита. По результатам приемки плитки был составлен коммерческий акт.

Акт может быть заполнен так:

┌───────────────────────────────────────────┐

│ │

└───────────────────────────────────────────┘

место для отметки о регистрации акта

┌────────────────┬─────────────────┬──────────────────┬─────────────────┐

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

└────────────────┴─────────────────┴──────────────────┴─────────────────┘

Форма ГУ-22

Коммерческий акт N 2

───────────── При акте приложены:

Составленный "10" октября 2011 г. 1. Запорно-пломбировочные устройства

── ──────── ── (ЗПУ):

┌─────────────────────────────────┐

│ │ а) ж.д. 4 шт.

│ Бирюлево-Товарная │ ─────────────────

└─────────────────────────────────┘ б) отправителя 4 шт.

штемпель станции, механизированной ──────────────────

дистанции в) таможни - шт.

погрузочно-разгрузочных работ ──────────────────────

2. Копия акта 1

──────────────────────

3. Акт о техническом состоянии

В дополнение к акту ст. - жел. дор. вагона, контейнера N 25/268 от

────── ───────────────

о чем 10.10.2011

───────────────────────────────────

N - от " - " - 200- г. 4. Розыскная переписка на - лист.

────── ──── ───────── ─── ─────

5. Вагонный лист ст. -

──────────────────────────────────── ───────────

6. ЗПУ и другие документы приложены

─────────────────────────────────── к акту N -

───────────────────────────

─────────────────────────────────── по отправке N -

───────────────────────

───────────────────────────────────

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

На отправку скорости по накладной N 79 от "9" октября 2011 г.

────────── ───────── ── ─── ─────── ──

баг. квит.

Ст. отправления, Баскаковка жел. дор.

───────────────────────────────────────────────

Ст. назначения, Бирюлева-Товарная жел. дор.

───────────────────────────────────────────────

Отправитель ОАО "Стройинвест"

─────────────────────────────────────────────────────────────

Получатель ЗАО "Актив"

──────────────────────────────────────────────────────────────

Раздел А. Сведения о вагоне(контейнере), ЗПУ, отметки в накладной

Вагон (контейнер) N 12 под. силы 62 т, прибывший "10" октября 2011 г.

────── ───── ── ─────── ──

с п.(ваг.) N - в сопровождении -

───────── ──────────────────────────────────────────

за ЗПУ в количестве 8 штук, наложенными:

─────────────────────

Где установлены ЗПУ	Чьи ЗПУ (ж.д., отправителя, таможни)	Сокращенное наименование дороги	Тип ЗПУ	Контрольные знаки
а) с одной стороны	ж.д.	Бел. ж.д.	ПК-91м	6810897
б) с другой стороны	ж.д.	Бел. ж.д.	ПК-91м	4564681
в) на люке цистерны	-	-	-	-

Кроме того, на специальном подвижном составе имелись ЗПУ (где, чьи, с

какими номерами) -

─────────────────────────────────────────────────────────

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Имеют ли ЗПУ следы вскрытия или повреждения ЗПУ повреждены

─────────────────────────────

Вагон в техническом отношении оказался исправным

──────────────────────────────────

о чем составлен технический акт N 25/268 от "10" октября 2011 г.

────── ── ─────── ──

В накладной имеется отметка отправителя о состоянии тары или груза

──────

-

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Объявленная ценность 120 000  руб. 00 коп.

─────────────────────────────────── ─────────

Груз погружен средствами мех. погрузчик масса груза при погрузке определена 10 т

─────────────── ─────

железной дорогой путем взвешивания на вагонных весах

──────────────────────────────────────────────────────────────────────────

(кем и каким способом)

Результаты проверки

┌─────┬───────┬──────────┬─────────────┬─────────┬─────────────────┐

│Марка│ Число │ Род │Наименование │ Общая │ Масса одного │

│ │ мест │ упаковки │ груза │ масса в │ места при │

│ │ │ │ │ кг │ стандартной │

│ │ │ │ │ │ упаковке │

└─────┴───────┴──────────┴─────────────┴─────────┴─────────────────┘

Раздел Б. Значится по документам:

┌─────┬───────┬──────────┬─────────────┬─────────┬─────────────────┐

│ │ 1000 │Деревянные│Керамическая │ 10 000 │ 10 кг │

│ │ │ящики │плитка │ │ │

├─────┼───────┼──────────┼─────────────┼─────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │ │ │

└─────┴───────┴──────────┴─────────────┴─────────┴─────────────────┘

Раздел В. В действительности оказалось:

┌─────┬───────┬──────────┬─────────────┬─────────┬─────────────────┐

│ │ 900 │Деревянные│Керамическая │ 9 000 │ 10 кг │

│ │ │ящики │плитка │ │ │

├─────┼───────┼──────────┼─────────────┼─────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │ │ │

└─────┴───────┴──────────┴─────────────┴─────────┴─────────────────┘

Раздел Г. В том числе поврежденных:

┌──────┬──────┬──────────┬─────────────┬─────────┬─────────────────┐

│ │ 5 │Деревянные│Керамическая │ 50 │ 10 кг │

│ │ │ящики │плитка │ │ │

├──────┼──────┼──────────┼─────────────┼─────────┼─────────────────┤

│ │ │ │ │ │ │

└──────┴──────┴──────────┴─────────────┴─────────┴─────────────────┘

Описание груза с указанием повреждения, порчи и количества недостающей

или излишней массы, мест

Керамическая плитка в пяти ящиках разбита.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

-

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

-

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Раздел Д. Описание состояния груза с указанием повреждения, порчи,

количества недостачи или излишка массы

В вагоне оказалось 900 ящиков плитки, обнаружена недостача в количестве

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

100 ящиков.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

-

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

-

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Подписи:

Перевозчика Сергеев С.С. Грузополучателя Антонов А.И.

─────────────────── ─────────────

Ф.И.О. Ф.И.О.

Раздел Е. Заключение экспертизы

Установлена недостача а количестве 100 ящиков плитки, плитка в пяти

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

ящиках разбита. Размер причиненного ущерба составил 15 000 рублей.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Хищение произошло во время следования поезда, ЗПУ повреждены.

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Раздел Ж. Отметка перевозчика на станции назначения о состоянии груза,

прибывшего с актом попутной станции

-

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

-

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Подписи: Перевозчика Сергеев

────────────────────────────────────────────────────

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

Настоящий акт препровождается

───────────────────────────────────────────

" " г. N

─────────────────────── ─────────────────────────────────────────────

Подписи: Перевозчика Сергеев

────────────────────────────────────────────────────

Коммерческий акт получил Антонов А.И. на основании доверенности N 45

────────────── ────────────────────

Ф.И.О. от 10.10.2011

───────────────────────

(доверенность/документ,

удостоверяющий личность)

Дата выдачи акта: "10" октября 2011 г. Подпись: Антонов

──── ──────── ── ───────────────────

Особое внимание в процессе ревизии коммерческих актов уделяется встречной проверке содержания акта с документами на поступление и выдачу груза на станции назначения, выяснению личного участия каждого из подписавших акт лиц в проверке поступления груза.

При приобретении товарно-материальных ценностей за наличный расчет проводится сопоставление фактического количества приобретенных видов ТМЦ с требуемым количеством для нужд предприятия.

Ревизия хранения материалов на складе, как правило, начинается с выборочной документальной проверки ведения учета материалов на складе. Источниками информации здесь является журнал учета поступивших грузов, специальная книга кладовщика, в которой отражаются материалы на ответственном хранении, карточки складского учета.

Необходимо выяснить, имеются ли у кладовщика образцы подписи МЦ, которые уполномочены распоряжаться ТМЦ, выводит ли кладовщик остатки после каждой записи о поступлении или расходовании материалов. Ревизор должен установить, есть ли в карточке еженедельные подписи работника материального отдела бухгалтерии о проверке карточки.