2.7.3. Рабочие процессы.

Рабочий процесс – это автоматизированный процесс маршрутизации документа для различных типов проверок.

3 вида рабочих процессов:

1. Сбор подписей – сбор подписей, необходимых для завершения работы над документом.

2. Сбор отзывов – документ передается на рецензирование. Рецензенты могут предоставить отзывы, которые объединяются и направляются владельцу документа по завершении рабочего процесса.

3. Утверждение – документ передается на утверждение. Утверждающие могут утвердить, либо отклонить документ, переназначить задачу утверждения или запросить изменение документа.

Для добавления рабочего процесса необходимо в сайте выбрать библиотеку с необходимыми документами, нажать «Работа с библиотекой: библиотека» - «Параметры рабочих процессов» - «Добавить рабочий процесс». Выбрать нужный шаблон рабочего процесса, ввести уникальное имя и нажать далее. По сути, этот рабочий процесс будет шаблонным, и в дальнейшем вы сможете изменять пользователей, кому назначен процесс и даты, так что указывайте пользователей, которые будут использоваться чаще всего. Далее выбрать необходимые параметры и нажать «Сохранить».

Для активации рабочего процесса нужно выбрать документ и нажать «Рабочие процессы» и выбрать необходимый, щелкнув по его названию. Здесь вы сможете задать конечные настройки и запустить процесс.

Это позволит узнать мнения рецензирующих, получить подписи или утвердить документ просто разослав задания.

2.8. Работа в Microsoft Office 2010.

Для удобства работы некоторые функции SharePoint встроены MS Office. Вы можете извлекать и возвращать документы в самом «Офисе», причем каждая версия будет сохранена и к ним можно приписывать замечания.

Можно просматривать старые версии документов

Можно выбрать куда сохранить документ на сервере.

А также рабочие процессы можно выполнять непосредственно в « MS Офисе».

Заключение

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия.

В связи с этим тема является актуальной, так как рационализация системы документационного обеспечения управления (ДОУ) позволит повысить эффективность деятельности не только отдельных струк­турных подразделений, но и всего предприятия в целом.

Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и пред­приятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на хранение.

Следующей, на мой взгляд, важной проблемой является отсутствие системы электронного документооборота. Общепринятой аббревиатурой является СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД)— автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций, при этом предполагается, что про­цесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содер­жащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению. Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроиз­водства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление работы с клиентами, организация проектного документооборота и др. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государст­венных учреждениях на базе технологий электронного документо­оборота решаются задачи внутреннего управления, межведомствен­ного взаимодействия и взаимодействия с населением. Бесспорным является тот факт, что внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т. к. приходится учитывать множество факторов. Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопи­рование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Однако, несмотря на очевидные преимущества внедрения сис­темы существуют и так называемые подводные камни. Российский рынок систем электронного документооборота достаточно молод, ему минуло только 10 лет.

Именно поэтому еще на этапе подготовки самое пристальное внимание необходимо уделить планированию и прогнозированию, а также вопросам рационального формирования рабочей группы, распределения обязанностей и сферы ответственности, взаимодействия всех служб, назначения руководителя проекта. Бесспорно, что проект по внедрению СЭД со стороны заказчика должен возглавить руководитель IT-службы, но равными с ним правами должен обладать руководитель службы документирования (общего отдела, канцелярии и т. п.). Залог успешного внедрения СЭД — создание работоспособной мобильной рабочей группы, включающей специалистов всех профилей, взаимодействующих на принципах коллегиальности. Коллегиальность, а не директивность методов принятия решений по прак­тическим вопросам поможет избежать ошибок при эксплуатации СЭД.

Серьезным камнем преткновения является и человеческий фактор. Эффективность СЭД, которая напрямую зависит от степени охвата всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников. Это касается, прежде всего, людей старшего поколения, которые часто не хотят осваивать новые компьютерные программы. Однако анализируя штат сотрудников в Колледже предпринимательства № 11 можно с уверенностью говорить, что компания не столкнется с такой проблемой, так как персонал организации достаточно молодого возраста, который активно встречает все нововведения, касаемые информационных технологий.

Хотелось бы отметить, что, внедряя СЭД сегодня, организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях — в условиях электронного документооборота. Сейчас СЭД рассматривается как внутреннее конкурентное преимущество. Оно заключается в скорости прохождения документов, в их достоверности, в увеличении объема обработки за то же время и теми же сотрудниками, в возможности анализа и составления прогнозов. Скорость и качество обработки информации стали товаром. В будущем подобные системы будут существовать повсеместно.

Таким образом, решение проблем управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать их эффективное функционирование, а также использование с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Ещё раз проведем расчет экономической целесообразности проекта.

Заработная плата сотрудника колледжа в среднем 20 тысяч рублей, таким образом один день стоит около 1 тысячи рублей

На работу с документами в среднем уходит 2 часа, то есть .

В 2012 году 250 рабочих дней, значит

на одного сотрудника.

В колледже около 300 сотрудников:

Таким образом почти 19 миллионов рублей уходит только на обработку документов в год.

Если сократить время работы хотя бы на 15 минут:

то экономия составит 2 миллиона 343 тысяч рублей за каждые 15 минут сэкономленного времени.

Затраты на создание и поддержку портала включают в себя годовые лицензии на продукты

• MS SharePoint Server 2010: 16042 рублей;

• MS SQL Server 2012: 2*44771=89542 рубля (минимум 2 лицензии на 4 ядра);

• MS Windows Server Enterprise 2008 R2: 1416 рублей;

• Клиентские лицензии SharePoint на 600 компьютеров: 255*600=153000 рублей

Итого: 260000 рублей/год.

16.406.250р. – 260.000р. = 16.142.250р экономии.

В итоге за год можно экономить 16.142.250 рублей сократив всего лишь на 15 минут.

Веб-портал на основе MS SharePoint 2010 дает возможность увеличить производительность труда, обеспечивают поддержку совместной работы и помогает коллегам, партнерам и клиентам организовывать совместную работу эффективным способом; повысить, обеспечить оперативное информирование персонала и консолидировать информацию в едином источнике.

Список литературы:

1. Дубровин С. Обычный и технический документооборот на промышленных предприятиях // Управление персоналом. — 2010. — № 2. [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.top-personal.ru/issue.html?2318

2. Обзор систем электронного документооборота. [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml

3. Проблемы формирования национальной системы делопроизводства в конце XVII — начале XVIII вв [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.historyabout.ru/study-9-1.html

4. Системы электронного документооборота / Свободная энциклопедия «Википедия» [электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Система_автоматизации_документооборота

5. Тарасова М. Е. СЭД: тогда мы идем к вам! // Секретарь-референт. — 2010. — № 4.[электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://profiz.ru/sr/4_2010/SED_togda_my_idem/

6.Mark E.Gerow «Creating Client Extranets with Sharepoint 2003». – Apress, 2006 – 248 с.

7.Microsoft Press «7 development projects for Microsoft Office Sharepoint Server 2007». – Microsoft Corporation, 2006 – 214 c.

8.О. Пондер, Д. Иделен «Службы SharePoint: шаг за шагом». – М:Эком, 2006 – 376 с.

9.Троелсен Э. С# и платформа .Net. Библиотека программиста. – СПб.: Питер, 2004. – 796с.

10. Л. Констайн, Л. Локвуд «Разработка программного обеспечения». – Спб: Питер, 2004 – 592 с.

11.http://www.sharepoint2010.ru/file.axd?file=2010%2F10%2F%D3%F1%F2%E0%ED%EE%E2%EA%E0+%E8+%ED%E0%F1%F2%F0%EE%E9%EA%E0+Microsoft+SharePoint+Server+2010+-+demo.pdf

47