1.3 Роль «Microsoft SharePoint Foundation 2010» в повышении эффективности производства.

Отличия бумажного документооборота от электронного заключается в техническом осуществлении, соответствующих постоянных переменных издержках и прочих микроэкономических и логистических факторах. Один из ключевых моментов – затрачиваемое на заполнение и передачу время. Также стоит отметить, что значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий тратят на поиск необходимых им документов.

Допустим что секретарь тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия до 30% времени. Предположим ситуацию поиска документов в архиве. Бумажные архивы даже небольших компаний могут занимать отдельную комнату и обработка бумажных документов может занять длительное время и требует отвлечения сотрудника, а применение документов в электронной форме существенно упрощает процесс нахождения необходимого документа.

Напротив, применение документооборота в электронной форме (даже с допущением, что из-за технических характеристик канала связи время на поиск затрачивается такое же) существенно упрощает процесс нахождения необходимого документа по нескольким причинам:

1.машинный поиск требует лишь задание критериев;

2.грамотно настроенная система не допускает ошибок при поиске;

3.автомат не допускает “пропуска” документов и гарантировано переберет все имеющиеся.

Применение аппаратных методов документооборота существенно снижает также время на ввод-вывод документа и практически ликвидирует ошибки при наборе текста и ввода числовых данных (например, автоматизированное заполнение расчетного счета, адресов, фамилий и прочих реквизитов в бухгалтерских приложениях от 1С).

Особенностью документооборота является смещение большой доли затрат из сегмента переменных издержек в сторону постоянных. Т.е. не требуется постоянного расхода чернил, бумаги, бланков строгой отчетности, меньше расходы на закупку печатей (при использовании систем электронной подписи), которые имеют свойство теряться, портиться в процессе использования.

1.Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки (многие работники старшего возраста неспособны обучаться работе даже в наиболее интуитивной среде, такой как текстовый редактор MS-Office);

2.Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки :соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

3.Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в Белоруссии на данный момент ни одна инспекция не примет отчет только в электронном виде, несмотря на то, что статус электронной копии приравнен к бумажному документу);

4.Безбумажные технологии требуют тщательного лицензирования т.к. использование так называемого пиратского программного обеспечения преследуется уголовным кодексом.

Неоспоримым достоинствам электронного документооборота относится мизерное пространство, необходимое под хранение общедоступных или архивных документов. Как было отмечено выше, архивы документов даже на малых предприятиях со штатом до 25 человек занимают существенное пространство, а сервер EDMC занимает максимум объем эквивалентный объему небольшого шкафа, но чаще всего представляет собой отдельную ЭВМ со специальным ПО и с выходом в сеть. Кроме того, архив-комната может использоваться только для хранения документов, электронная система сохраняет универсальность и может выполнять помимо основной функции многие другие, связанные с информационной средой данного предприятия. В сумме с данными, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном — в базах данных, так и в неструктурированном), а вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, можно предположить, что введение документооборота на всех предприятиях и законодательное одобрение – дело ближайшего будущего.