12.4. Ділове листування

Документи поділяють на прості і складні. Прості висвітлюють одне питання, складні – декілька. Текст будь-якого документа повинен складатися з двох або більше частин. В перший викладають обґрунтування документа, в другий – пропозиції, рішення, розпорядження, висновки та прохання. В більшості випадків документ повинен складатися із вступу, доказів та підсумків.

В залежності від документа використовують прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. В першому випадку після вступу ідуть докази та висновки. Кожному виду документа притаманні свої мовні конструкції. Для розпорядних актів – важлива вказівна форма, при складанні службових листів використовується форма логічного доведення тощо. При складанні тексту документа повинні забезпечуватись достовірність та об’єктивність змісту при нейтральності тону, повнота інформації та максимальна стислість за рахунок викидання слів, які не несуть змістовної інформації.

12.5. Організація ділових нарад

На ділових нарадах співробітники вчаться разом думати масштабно, комплексно підходити до обговорюваної проблеми, враховувати не лише близькі, але і далекі наслідки, рішень які приймаються. Ділові наради дозволяють керівнику ширше проявити власні якості: організованості, відповідальності, сили переконання, уміння працювати з кадрами.

Малоефективні наради приводять до від’ємних соціально-психологічних наслідків. Умовно всі ділові наради можна систематизувати за специфікою розглянутих питань (технічні, кадрові, фінансові, технологічні тощо); за частотою чи періодичністю; за складом та кількістю учасників; за колом чи кількістю питань, які виносяться для обговорення; за структурою чи організацією; за методами проведення тощо. Однак найбільш зручно класифікувати ділові наради за завданнями.

На проблемних нарадах здійснюється пошук оптимального управлінського рішення поставленої проблеми. Такі наради проводять за схемою: доповідь – питання до доповідача – обговорення – прийняття рішення. Інструктивна нарада переслідує метод передавання розпоряджень по лінії керування. Доцільно конкретизувати роботу кожного виконавця. На оперативних нарадах керівництво отримує інформацію про наявний стан справ знизу догори за схемою керування. Підготовка нарад являє собою комплекс організаційних та економічних засад. Час проведення нарад краще встановлювати в кінці робочого дня, оскільки в іншому разі виникають великі втрати часу. При проблемних нарадах повинно приймати участь вузьке коло компетентних осіб, відсутність кожного з яких зменшує якість наради. Підбір учасників наради здійснює керівник. Він відповідає за виконання прийнятих рішень. Ефективність ділової наради залежить від порядку дня, тобто переліку питань, які необхідно обговорити на нараді. Доцільно на нараду виносити не більше двох-трьох запитань. Підготовку доповіді необхідно доручити спеціалісту, який добре знайомий з проблемою. Підготовка обговорення зводиться до ознайомлення учасників наради з порядком денним. Керування дискусією вимагає ряду правил. Не можна допускати різких випадів виступаючих проти опонентів, потрібно проявляти такт, коли висвітлюється протилежна думка. Кінцева мета ділової наради – прийняття рішення, або часто є спеціальна комісія, або безпосередньо керівник, який підводить підсумки та формує рішення.