3. Підведення проміжних підсумків

Один із способів обробки і аналізу бази даних полягає в підбитті різних підсумків. Підсумки, що розраховані для груп даних, називаються проміжними підсумками. Проміжні підсумки розраховуються для попередньо сформованих груп записів, в яких значення певного поля повторюються. Такими підсумками можуть бути сума, певна кількість значень, середнє, максимальне, мінімальне значення, тощо. Для отримання проміжних підсумків потрібно:

1) Відсортувати список (при цьому сортування потрібно прово­дити по тому полю списку, при зміні значень якого повинні розрахо­вуватися проміжні підсумки).

2) Виконати команду меню Данные Итоги.

3) Визначити необхідні параметри діалогового вікна «Промежу­точные итоги» (рис. 6):

- у полі При каждом изменении в: вказати назву поля за яким буде відбуватися групування;

- у полі Операция встановити необхідну функцію для підбиття підсумків;

- у списку Добавить итоги по: вибрати поля, за даними яких потрібно підбити підсумки.

4) Клацнути мишею на кнопці ОК.

Для того, щоб знищити всі розрахункові проміжні підсумки, по­трібно у діалоговому вікні «Промежуточные итоги» натиснути кнопку Убрать все.

Рис. 6.

Виконання поставленої задачі:

1) Відсортувати таблицю по стовпцю «___________________________________».

2) Виконати команду меню _________________________________________.

3) У діалоговому вікні «Промежу­точные итоги» встановити параметри:

- у полі При каждом изменении в: _______________________________________________;

- у полі Операция: _____________________________________;

- у списку Добавить итоги по: ________________________________________________.

4) Клацнути мишею на кнопці ОК.

4. Консолідація даних

Проміжні підсумки дозволяють виконувати автоматичну обробку даних у межах одного списку. Якщо ж необхідно обробити дані, розташовані в різних ділянках аркушу, аркушів або у різних робочих книгах, зручно використовувати процедуру консолідації.

При консолідації можна виконувати ті самі операції над даними, що і при підбитті підсумків (Сумма, Произведение, Среднее і т.п.).

У консолідації можуть приймати участь до 255 аркушів.

Команду Консолидация з меню Данные можна використовувати декількома способами. Можна зв’язати консолідовані дані з вхідними даними, щоб наступні зміни у вхідних листах відображалися в підсумковому аркуші або можна просто консолідувати вхідні дані без створення зв’язків.

Консолідувати дані можна по розташуванню або по критерію.

Якщо консолідують дані по розташуванню, Excel збирає інформацію з однаково розташованих комірок кожного вхідного аркуша.

При консолідації даних по критерію, Excel використовує як основу для об’єднання аркушів заголовки стовпців або рядків.

Консолідація по критерію надає велику свободу для організації даних у вхідних аркушах. Наприклад, якщо графа Січень знаходиться в стовпці В на одному аркуші і у стовпці D на іншому аркуші, то при консолідації по критерію дані за січень усе рівно можна об’єднати.

Консолідацію розглянемо на прикладі виконання поставленої задачі: виконати консолідацію звітів постачання цукру у країни Європи за три місяці кварталу по стовпцю «Сума до сплати», використовуючи підсумкову функцію «Сума».

Для виконання поставленої задачі потрібно виконати наступні дії:

1) На підсумковому аркуші необхідно очистити діапазон комірок з даними, по стовпцю яких буде виконуватися консолідація. У нашому випадку на аркуші «Консолідація» очистити діапазон комірок J7:J16.

2) Виділити діапазон очищених комірок (J7:J16).

3) Виконати команду меню ДанныеКонсолидация.

4) У діалоговому вікні «Консолидация» встановити параметри, які указані на рис. 7:

- у полі «Функция» вибрати операцію Сумма;

- поставити прапорець напроти команди «Создавать святи с исходными данными»;

Рис. 7.

- у полі «Список диапазонов», вказати діапазон комірок аркуша, який консолідуюється.

5) Клацнути мишею на кнопці ОК.

Для створення діапазону комірок потрібно виконати такі дії:

- клацнути мишею на кнопці , яка знаходиться праворуч від поля «Ссылка»;

- перейти на аркуш «Січень» і виділити діапазон комірок з даними J7:J16;

- клацнути мишею на кнопці ;

- клацнути мишею на кнопці «Добавить».

Примітка. Аналогічно потрібно виконати ту ж саму процедуру для аркушів «Лютий» та «Березень».