36. Сообщения, извещения, уведомления деловые письма письмо-сообщение (извещение, уведомление)

Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант.

Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:

• В ответ на Ваше письмо...

• В дополнение к нашему письму...

• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью...

• В соответствии с нашей договоренностью...

• На основании нашего телефонного разговора...

• На основании устной договоренности...

• Согласно постановлению правительства...

• Согласно Вашей просьбе...

• Согласно протоколу о взаимных поставках...

или

• В целях выполнения распоряжения...

• Для согласования спорных вопросов...

• Для согласования вопросов участия...

• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ...

• Для решения спорных вопросов...

• В целях безопасности прохождения груза...

• Во избежание конфликтных ситуаций...

• С целью ознакомления с... высылаем Вам...

В случае, когда мотивация письма не является необходимой, письмо начинают с глагола действия. Глаголы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что в письмах форма 1-го лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).

Ключевая фраза письма имеет вид:

• Сообщаем, что...

• Извещаем...

• Уведомляем...

• Информируем...

• Ставим Вас в известность, что...

• Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...

• Доводим до Вашего сведения, что...

• Нам приятно сообщить (Вам), что...

• Имеем честь сообщить (Вам), что...

• С радостью сообщаем (Вам) о...

Если глаголы употребляются в форме 3-го лица, то речевые действия передаются описательно:

• ООО "Престиж" уведомляет Вас о том, что...

• ОАО "Максимум" информирует партнеров (клиентов) о...

 

ПАРАМЕТРЫ ХАРАКТЕРИСТИКИ	ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ	ПИСЬМО-ИЗВЕЩЕНИЕ	ПИСЬМО-УВЕДОМЛЕНИЕ
Содержание информации	о каких-л. событиях, фактах, представляющих взаимный интерес	О публичных мероприятиях	Сообщает официальную информацию о каком-либо мероприятии или действиях, имеющих отношение к адресату
Цель	Информирование адресата о каких-л. событиях, фактах, представляющих взаимный интерес	Привлечение к участию в проводимых мероприятиях	Оповещение большого круга заинтересованных лиц
Место в информационном обмене	Инициативное или ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос	Инициативное	Инициативное
Адресат	Широкий круг адресатов или конкретное лицо(если это письмо-ответ)	Широкий круг адресатов	рассылается широкому кругу адресатов или публикуется в печатных изданиях
Объем	Небольшой объем, 1-2 предложения	1-2 стр.	От 1 до 2 стр.+приложения
Заголовок	+-	+	+
Структура	1.вводная часть (обоснование)+основная часть(сообщение) 2.только основная часть(сообщение)	СООБЩЕНИЕ о мероприятии (указание даты, времени и места проведения мероприятия)+дополнительная информация	Уведомление+обоснование
Ключевые фразы	Сообщаем, что... Извещаем... Уведомляем... Информируем... Ставим Вас в известность, что... Считаем необходимым поставить Вас в известность о ... Доводим до Вашего сведения, что... Нам приятно сообщить (Вам), что... Имеем честь сообщить (Вам), что... С радостью сообщаем (Вам) о...	Сообщаем, что... Извещаем... Уведомляем... Информируем... Ставим Вас в известность, что... Считаем необходимым поставить Вас в известность о ... Доводим до Вашего сведения, что... Нам приятно сообщить (Вам), что... Имеем честь сообщить (Вам), что... С радостью сообщаем (Вам) о...	Уведомляем Вас о… Уведомляем, что…
Наличие и содержание приложений	+	Может иметь (карта участника, программа мероприятия, анкета участника и др.)	+(официальные документы, программа мероприятия)