29. Обращение и этикетные формулы в деловом письме

Обращения:

В НАЧАЛЕ ТЕКСТА

-уважаемый господин+фамилия

-уважаемый господин+должность

-уважаемый+имя отчество

-уважаемые коллеги

-уважаемые руководители

В КОНЦЕ ТЕКСТА

-с уважением( для официального письма)

-с наилучшими пожеланиями, с надеждой на сотрудничество, надеемся на дальнейшее сотрудничество ( для полу-официального письма)

Этикетные языковые формулы:

ОТКАЗА

-Ваше предложение отклонено по следующим причинам…

- Присланный вами проект не может быть утверждён по следующим причинам…

ПРОСЬБЫ

-Просим Вас

ПРЕДЛОЖЕНИЯ:

-предлагаем Вам

- имеем честь предложить

СОГЛАСИЕ

-Сообщаем, что

ГАРАНТИНОЕ

-Просим Вас

-Оплату гарантируем

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ

-представляем Вам

-направляем Вам

-высылаем Вам

30. Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо- дополняющее служебное письмо к предлагающимся документам (протокол, акт, резюме, личные документы)

Основное содержание сопроводительного письма	Содержится информация о том, что выслан документ.
Объем сопроводительного письма	1 стр + приложение
Реквизиты сопроводительного письма	-наименование организации -адрес, индекс -сайт -телефон, e-mail -ОГРН,ОКПО -ИНН/КПП -дата, номер -ссылка на номер, от… -адресат(должность,наименование организации, ФИО, адрес -заголовок к тексту -Обращение -Текст -Обращение -исполнитель -подпись -ФИО
Есть ли реквизит наименование документа (СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО)?	нет
Обязателен ли в сопроводительном письме заголовок?	да
Текст сопроводительного письма может содержать дополнительную информацию	Просьбы, пояснения, .связанные с с теми материалами, которые прилагаются к письму.
Текст сопроводительного письма может начинаться словами	Представляем Вам, Направляем Вам, Высылаем Вам, в соответствии с предварительной договорённостью высылаем Вам.
Приложение оформляется	На 2-х листах в 1 экз

31. Гарантийное письмо.

? Гарантийное письмо – это деловое письмо, содержащее в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-либо действий или соблюдение определенных условий (например, сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги).

Основное содержание гарантийного письма	Просьба, срок исполнения, оплата каких-либо услуг
Адресат гарантийного письма	Физическое и юридическое лицо
Предмет гарантии	Оплата работы, услуг
Реквизиты гарантийного письма	Наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, оттиск печати, отметка об исполниеле
Обязателен ли реквизит наименование документа (ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО)?	Обязателен в большинстве случаев, но может и не быть
Обязателен ли в гарантийном письме заголовок?	обязателен
Текст гарантийного письма может начинаться словами	Текст письма начинается с устойчивой языковой формулы: просим вас… далее по смыслу…оказать услугу(однократное оплачиваемое действие, не оформленное договором).
Юридически значимая фраза в гарантийном письме	Фраза о гарантии: «Оплату гарантируем», «Возврат предмета гарантируем до…(срок)» +обязателен в тексте письма указать счет в банке
Кто подписывает гарантийное письмо7	Подписывает гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (директор, главный бухгалтер) Особенность гарантийного письма – подписи должностных лиц заверяются оттиском печати

33) Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных. Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

1. Вводная часть, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

• причина обращения

• В связи с неполучением... ;

• Учитывая социальную значимость ... ;

• Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)... ;

• Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)... ;

• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... ;

• Ввиду задержки получения груза... ;

• Исходя из результатов переговоров по вопросу о... и т. п.

• цель обращения

• В целях выполнения распоряжения... ;

• В целях скорейшего решения вопроса... ;

• Для согласования вопросов... ;

• В целях обеспечения безопасности прохождения груза... ;

• Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.

• ссылки на основание для обращения

• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…;

• В связи с обращением в наш адрес... ;

• На основании устной договоренности... ;

• На основании нашего телефонного разговора... ;

• Согласно постановлению правительства... ;

• Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.

2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.

В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит...", "Администрация просит...", "Совет трудового коллектива просит..." и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят...).

Если письмо-просьба является многоаспектным, то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):

• Прошу... (Просим...)

• Одновременно прошу... (Также просим...)

• А также прошу... (А также просим...)

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. 1

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. 2

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. 3

• Письмо-запрос требует письма-ответа.

• Письмо-запрос оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-запроса являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

34) Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение. 1

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом. 2

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров. 3

• Письмо-предложение оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-предложения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

35) Письмо-ответ – это деловое письмо, которое составляется с целью ответа на какое-то из инициативных писем: письмо-запрос, письмо-приглашение, письмо-просьбу, письмо-предложение, письмо-претензию. Разновидностью письма-ответа является письмо-согласие (в случае положительного ответа) и письмо-отказ (в случае отрицательного решения).

Структура письма-ответа

• Письмо-ответ оформляют на фирменном бланке организации.

• Шапка - здесь указывается конкретное лицо либо организация, которой направляется приглашение.

• Номер и дата писем. В письме-ответе под номером и датой его регистрации следует указать номер и дату инициативного письма, на которое пишется ответ.

• Обращение – общее (например: «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!») либо конкретное, с указанием фамилии или имени и отчества лица (например: «Уважаемый Дмитрий Федорович!»).

• Текст письма-ответа – здесь выражается согласие (например: «Сообщаем Вам…», «Извещаем …») либо обоснованный отказ (например: «Спасибо за приглашение, однако …», «В связи с …»).

• Подпись должностного лица с указанием его должности и ФИО

. В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.

Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить