27. Деловое письмо. Классификация деловых писем. Общие требования к деловым письмам.

Деловое письмо – документ применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которые могут быть юридическими и физическими лицами.

Классификация деловых писем

1. Сфера применения – административная, коммерческое, производственная, личная переписка, судебная

2. Тематика –материально-техническое обеспечение, финансовые, правовые и другие вопросы

3. Назначение – сообщение, информация, письмо-напоминание, извещение, уведомление, просьба.

4. Статус адресата – письма в органы власти, письма организации, письма физических лиц

5. Количество адресантов – письма в один и несколько адресов

6. Уровень типизации – типовые и нерегламентированные письма

7. Композиция – простые и сложные письма

8. Место в информационном обмене – инициативные и письма-ответы

9. Завершенность информационного обмена - письма, требующие ответа, содержащие требования или претензию, этикетные письма содержащие обязательства гарантии, не требующие ответа

10. Положение в системе документооборота – поступающие и исходящие

11. Вид связи – деловое письмо по каналам электросвязи, телеграмма и электронное письмо

12. Территория – внутренняя и международная переписка

Структура делового письма состоит из вступления, в котором обычно располагаются тема письма, персональное обращение к адресату, а также ссылка на ситуацию, в которой происходило Ваше общение с адресатом.

Основная часть письма, в которой Вы описываете те возможности и преимущества, которые сулит адресату сотрудничество с Вами (коммерческое письмо), выражаете признательность и благодарность, либо приносите извинения, или выражаете соболезнования (в зависимости от темы письма). В основной части важно

соблюдать четкую логическую структуру, развивая мысли от общего к частному, и располагая каждый логический блок в отдельном абзаце.

Завершается деловое письмо выражением признательности, заверением в искренности своих чувств, уверенности во взаимной выгоде сотрудничества.

В деловой переписке применяются нормы этикета. Не стоит побуждать адресата к немедленному принятию решения по теме письма словами "срочно" и"незамедлительно". Не рекомендуется навязывать решение словами "Прошу изучить вопрос и решить его положительно". Запрещается намекать адресату на его, якобы ,невнимательность или некомпетентность словами "Предлагаю внимательно изучить…".Если Вы намерены письмом отказать адресату в просьбе, лучше начать письмо с изложения мотивов отказа.

28.Реквизиты и оформление деловых писем. Устойчивые языковые конструкции деловых писем.

Реквизиты:

ВЕРХНИЙ ЛЕВЫЙ УГОЛ

-наименование организации

-адрес, индекс

-сайт

-телефон, e-mail

-ОГРН,ОКПО

-ИНН/КПП

-дата, номер

-ссылка на номер, от…

ВЕРХНИЙ ПРАВЫЙ УГОЛ

-адресат(должность, наименование организации, ФИО, адрес

С ЛЕВОЙ СТОРОНЫ

-заголовок к тексту

ПОСЕРЕДИНЕ

-Обращение

-Текст

ПОСЛЕ ТЕКСТА

-Обращение

-исполнитель

-подпись

-ФИО

Обращения:

В НАЧАЛЕ ТЕКСТА

-уважаемый господин+фамилия

-уважаемый господин+должность

-уважаемый+имя отчество

-уважаемые коллеги

-уважаемые руководители

В КОНЦЕ ТЕКСТА

-с уважением( для официального письма)

-с наилучшими пожеланиями, с надеждой на сотрудничество, надеемся на дальнейшее сотрудничество ( для полу-официального письма)

Этикетные языковые формулы:

ОТКАЗА

-Ваше предложение отклонено по следующим причинам…

- Присланный вами проект не может быть утверждён по следующим причинам…

ПРОСЬБЫ

-Просим Вас

ПРЕДЛОЖЕНИЯ:

-предлагаем Вам

- имеем честь предложить

СОГЛАСИЕ

-Сообщаем, что

ГАРАНТИНОЕ

-Просим Вас

-Оплату гарантируем

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ

-представляем Вам

-направляем Вам

-высылаем Вам