Новые возможности для работы с таблицами в Word 2000

В версии Word 2000 для удобства работы с таблицами появились новые средства и возможности, которых не было в предыдущих версиях Word:

• перемещение таблицы целиком с помощью мыши – перетаскивают мышью маркер перемещения таблицы - непечатаемый символ, который появляется слева над верхней строкой таблицы;

• изменение размера таблицы с сохранением пропорций размеров строк и столбцов (с помощью маркера изменения размера таблицы в нижнем правом углу таблицы);

• обтекание таблицы текстом (варианты обтекания устанавливаются также, как и для рисунков – команда ^ Свойства таблицыТАБЛИЦА );

• создание вложенных таблиц – ячейка таблицы может содержать другую таблицу (например, с помощью команды Таблица Добавить ТАБЛИЦА );

• создание диагональных границ и линий внутри ячейки, рисуя границы «карандашом» или с помощью кнопок на панели инструментов ^ Внешние границы;

• установка полей ячеек и интервалов между ячейками и др. (поля ячейки определяют промежуток между границей ячейки и находящимся в ней текстом; для установки полей ячеек и определения величины интервала между ячейками – команда кнопка Параметры вкладка Таблица  Свойства таблицы ТАБЛИЦА ).

Ввод данных, редактирование и форматирование таблиц

Word обеспечивает широкие возможности для редактирования и форматирования таблиц. Создав в документе таблицу Word, можно совершать следующие операции:

• вводить, копировать или вставлять текст и данные в ячейки;

• перемещать текст и данные между ячейками и таблицами;

• вставлять или удалять ячейки, строки и столбцы;

• объединять ячейки как по горизонтали, так и по вертикали;

• оформлять таблицу и отдельные ячейки границами;

• вводить в ячейки таблицы цвет и стандартные заливки;

• изменять поля ячеек и интервалы между ячейками;

• помещать в ячейки таблицы рисунки и автофигуры;

• выполнять вычисления с помощью формул и функций, как в электронных таблицах;

• сортировать данные в ячейках и т.п.

Для выполнения этих операций используются команды меню ТАБЛИЦА, контекстные меню и панель инструментов Таблицы и границы, кнопки которой не только дублируют команды меню ТАБЛИЦА, но и позволяют реализовать другие дополнительные возможности, упрощающие работу с таблицами.Если таблица занимает несколько страниц документа, целесообразно первую строку таблицы объявить Заголовком (с помощью команды меню ТАБЛИЦА Заголовки). После этого первая строка таблицы будет воспроизводиться на всех страницах в качестве заголовка. При изменении ячеек первой строки изменятся и заголовки таблицы на всех последующих страницах.

Работа с таблицей Word как с базой данных

Обычные таблицы Word, содержащие в верхней строке названия столбцов, а в левом столбце названия строк, могут рассматриваться как простейшие реляционные базы данных (табличная организация данных называется также реляционной, каждая запись в таблице содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту). Названия столбцов в верхней строке являются полями базы данных, а все последующие строки – записями базы данных. В таблицах Word, содержащих однотипные записи, можно выполнять некоторые операции, характерные для работы с базами данных, например сортировку записей.Строки таблицы (записи) можно отсортировать по возрастанию или убыванию, от старшего к младшему ключу сортировки и т.д. Для этого используют кнопки на панели инструментов ^ Таблицы и границы или команды меню СортировкаТАБЛИЦА . В диалоговом окне Сортировка указывают требуемые параметры – тип и порядок сортировки. Таблицы Word могут также использоваться для выполнения операции слияния документов. Слияние документов – операция, предусматривающая включение в документ информации из базы данных (таблицы). Операция слияния документов используется для быстрого создания типовых писем, контрактов, приглашений, поздравлений, надпечаток конвертов и т.д. С таблицами Word можно работать в режиме формы данных, при котором каждая строка таблицы отображается как отдельная запись данных, а текст каждого заголовка столбца становится соответствующим полем этой записи. Такой режим используется для упрощения ввода и изменения данных, особенно в больших таблицах.Для представления таблицы в виде формы данных нужно установить курсор внутри таблицы и щелкнуть по кнопке Форма данных на панели инструментов Базы данных.