1.5 Организация рабочего места руководителя

Значительную часть рабочего времени руководитель проводит в своём кабинете, где он принимает посетителей, ведёт телефонные переговоры, просматривает деловые бумаги и принимает самые важные решения по тем или иным управленческим вопросам. Поэтому правильная организация рабочего места руководителя экономит его физическую и умственную энергию, способствует повышению эффективности его труда.

Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Большое значение имеет декоративное оформление кабинета, рабочего места: шторы, цветы, красивые светильники. Разумеется, художественно-выполненная расстановка мебели, поддержание чистоты улучшают настроение, снижают усталость.

Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м² и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планёрок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2.

Организация рабочего места руководителя включает выбор его правильной планировки, применение таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые обеспечивают: удобство, быстроту и высокое качество выполнения функций управления; непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации; рациональное использование рабочего времени; комфортность условий труда и, как следствие, – высокую работоспособность и производительность труда руководителя.

Под рабочее место руководителя отводится отдельное помещение, которое должно содержать три зоны:

1) личной работы;

2) коллегиальной деятельности;

3) дружеского общения.

Зона личной работы располагается в наиболее освещенной части кабинета. Она оснащается рабочим столом и столом-приставкой, рабочим креслом, столом и креслами для посетителей, современным организационно-техническим оборудованием.

Зона коллегиальной деятельности оборудуется с учетом требований организации совещательной работы с людьми. Она комплектуется специальным столом, стульями и креслами. Необходимо иметь карандаши, ручки, листы чистой бумаги, воду, стаканы. Если при проведении совещаний используется техника, она должна быть соответствующим образом расставлена.

Зона дружеского общения комплектуется журнальным столиком, двумя-тремя креслами и обеспечивается прохладительными напитками. Эта зона должна находиться в стороне от первых двух зон. Своим оформлением она призвана предрасполагать к дружеской, неофициальной атмосфере общения.

Рабочий стол – это основное рабочее место руководителя. Ему приходится работать с большим количеством документов, поэтому стол должен быть удобным и вместительным. Важно эффективно использовать рабочую поверхность стола. На нем не должно быть документов, папок и других предметов, ненужных для выполнения данной работы. Рекомендуется на левой стороне стола располагать неисполненные документы, а на правой – исполненные. На столе руководителя находятся только предметы, необходимые для оперативной работы: лампа, календарь-еженедельник, органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи. Текущие документы, с которыми он работает в течение дня, раскладываются на многоярусных лотках.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы эти предметы можно было взять не вставая, причем каждый из них должен лежать на установленном месте. Беспорядочное расположение материалов вызывает потерю рабочего времени, снижение эффективности и производительности труда.

В комплект мебели для кабинета руководителя входят также подъемно-поворотное кресло на колесиках с подлокотниками, кабинетная стенка, стол (тумба) для средств связи и оргтехники, стол и стулья для приема посетителей. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета.

Рабочее место руководителя должно быть оснащено средствами связи и автоматизированной системой информации, которые включают в себя: коммутатор директорский; телефонный комплекс связи; устройство "Автонабор"; переговорное устройство; компьютер; принтер-сканер-копир; модем и другое по необходимости.

Размещение документов, канцелярских принадлежностей и оргтехники на рабочем столе и внутри него должно быть удобным для работы.

Соблюдение санитарно-гигиенических норм в рабочем кабинете, его озеленение, цветовая композиция, освещённость и другие мероприятия также позволят улучшить условия и режим работы руководителя.